Yếu tố quyết định thành công khi tổ chức sự kiện Gala Dinner

Gala dinner là sự kiện quan trọng của các doanh nghiệp lớn nhỏ, tuy nhiên không phải ai cũng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện gala dinner để mang đến chương trình thành công, chuyên nghiệp. Vậy, làm thế nào để tổ chức sự kiện gala dinner thành công và ý nghĩa bạn đã biết chưa? Bỏ túi ngay những yếu tố làm nên thành công của sự kiện gala dinner cùng những kinh nghiệm, lưu ý khi tổ chức tại bài viết này!

Những yếu tố giúp tổ chức sự kiện gala dinner thành công

Để tổ chức sự kiện gala dinner thành công hay dù là bất cứ một chương trình gì, bạn cũng cần biết và hiểu rõ các yếu tố cốt lõi quyết định thành công của sự kiện dưới đây!

Mục đích tổ chức sự kiện gala dinner rõ ràng

Mục đích tổ chức sự kiện gala dinner rất quan trọng, việc xác định mục đích chính xác, rõ ràng từ ban đầu sẽ giúp công tác chuẩn bị, tổ chức dễ dàng hơn. Gala dinner nhằm mục đích gì thì công ty sẽ bố trí, sắp xếp nội dung chương trình, ý tưởng trang trí phù hợp, hướng đến mục đích đó.

Gala dinner có thể nhằm mục đích tri ân khách hàng hoặc họp mặt công ty

Chủ đề tổ chức sự kiện gala dinner phải ấn tượng, mới mẻ

Để xây dựng được một kịch bản nội dung chương trình ấn tượng cho sự kiện gala dinner thì yêu cầu đầu tiên là phải xác định được chủ đề mà bữa tiệc hướng đến. Chủ đề là “xương sống” của cả chương trình, chủ đề càng độc lạ, hấp dẫn càng thu hút được sự quan tâm chú ý của khách mời. Chủ đề tổ chức sự kiện gala dinner thông thường sẽ được lựa chọn dựa vào mục đích tổ chức của doanh nghiệp.

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện gala dinner

Trước khi lên kế hoạch cụ thể và thực hiện công tác chuẩn bị cho sự kiện thì doanh nghiệp cần xác định được thời gian và địa điểm diễn ra chương trình gala dinner. Thời gian và địa điểm nếu lựa chọn không hợp lý cũng ảnh hưởng đến mức độ quan tâm tham dự của khách mời. Vậy mới nói đây cũng là yếu tố quan trọng không thể thiếu làm nên thành công của sự kiện gala dinner.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện gala dinner có sức chứa phù hợp

Gợi ý cho doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn thời gian tổ chức gala dinner vào buổi tối cuối tuần để khách mời tiện sắp xếp thời gian tham dự. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức sự kiện gala dinner cũng cần đáp ứng tối thiểu những yếu tố cơ bản như: Vị trí thuận tiện, dễ tìm kiếm, không gian thoáng mát với sức chứa phù hợp, có bãi giữ xe rộng rãi.

Kịch bản tổ chức sự kiện gala dinner

Một chương trình muốn diễn ra suôn sẻ và thành công như mong đợi sẽ không thể thiếu một kịch bản nội dung chi tiết. Kịch bản giúp bạn hình dung được trong chương trình sẽ có những hoạt động nào, phân công nhiệm vụ từng vị trí cụ thể để theo sát quá trình tổ chức. 

Thông thường kịch bản tổ chức sự kiện gala dinner sẽ có những nội dung cơ bản như: Đón khách, tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời, trình diễn văn nghệ, hoạt động gắn kết, trò chơi giải trí, bốc thăm trúng thưởng, khen thưởng tri ân, dùng tiệc,… Doanh nghiệp cần vẽ ra “bức tranh” chi tiết nhất về sự kiện và luôn phải có phương án dự phòng rủi ro đột xuất.

Một sự kiện gala dinner thành công không thể thiếu một kịch bản hoàn hảo

Lưu ý cần nhớ để tổ chức sự kiện gala dinner hoàn hảo

Dù đã hiểu rõ hết những yếu tố trên nhưng chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện gala dinner cũng là điều đáng lo ngại. Nếu doanh nghiệp tự tổ chức thay vì thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì nhất định phải ghi nhớ những lưu ý sau:

• Lên danh sách khách mời thật kỹ lưỡng để đảm bảo không bỏ sót bất cứ vị khách nào và có sự chuẩn bị đón tiếp chu toàn nhất.
• Phải có kế hoạch khảo sát và chốt địa điểm tổ chức cũng như thuê ca sĩ, diễn viên từ sớm (nếu có) để chương trình không bị cập rập, gấp rút dẫn đến nhiều rủi ro khó lường.
• Luôn kiểm tra các thiết bị âm thanh, ánh sáng kỹ lưỡng, chuẩn bị đủ đạo cụ cần thiết.
• Trước ngày diễn ra chương trình nên chạy thử chương trình, chạy thử sân khấu, âm thanh và ánh sáng để dự trù và kịp thời xử lý những rủi ro phát sinh.
• Các nội dung trình diễn hay phát biểu trong chương trình nên ngắn gọn, súc tích và ý nghĩa để không gây nhàm chán cho khách mời.

Dự trù chính xác số lượng khách mời để đảm bảo có sự đón tiếp chu toàn nhất

Trên đây là tất tần tật những yếu tố quyết định thành công và những lưu ý phải biết khi tổ chức sự kiện gala dinner. Hy vọng những chia sẻ này có thể giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị tổ chức được một chương trình gala dinner hoàn hảo như ý. Nếu cần tư vấn thêm thông tin liên quan đến gala dinner hay cần thuê đơn vị tổ chức sự kiện gala dinner, hãy liên hệ ngay với Bạch Phong Event nhé! 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]