Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Của Một Agency Chỉ Với 3 Giai Đoạn

Quy trình tổ chức sự kiện của một agency bao gồm những gì? Tại sao cần phải có quy trình? Tất cả những thắc mắc này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

Tại sao tổ chức sự kiện cần có quy trình?

Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Của Một Agency Chỉ Với 3 Giai Đoạn

Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Của Một Agency Chỉ Với 3 Giai Đoạn

Tổ chức sự kiện là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo. Quy trình tổ chức sự kiện của một agency là một chuỗi các hoạt động được thực hiện theo trình tự nhất định, nhằm đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thành công.

Và khi nắm được quy trình tổ chức sự kiện của một agency sẽ mang đến cho bạn một số lợi ích sau:

Giảm thiểu rủi ro

Giảm thiểu rủi ro là lợi ích quan trọng nhất của quy trình tổ chức sự kiện. Quy trình giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng mục tiêu, yêu cầu của sự kiện, từ đó phân công rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận. Điều này giúp hạn chế sai sót, rủi ro trong quá trình tổ chức.

Trong quá trình tổ chức sự kiện của một agency, có thể xảy ra những tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Nếu có quy trình rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng rà soát và phát hiện các vấn đề có thể xảy ra, từ đó có các giải pháp khắc phục kịp thời.

Quản lý và điều phối sự kiện hiệu quả

Quy trình tổ chức sự kiện của một agency được xem là một công cụ quan trọng giúp người quản lý giám sát, đánh giá và đưa ra các giải pháp kịp thời trong quá trình tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, quy trình tổ chức sự kiện bao gồm các tiêu chí đánh giá chất lượng của chương trình. Người quản lý có thể sử dụng quy trình này để đánh giá mức độ đạt được của từng tiêu chí, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện, nâng cao chất lượng của chương trình.

Tại sao tổ chức sự kiện cần có quy trình?

Tại sao tổ chức sự kiện cần có quy trình?

Thể hiện sự chuyên nghiệp của một agency

Đối với các tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ về sự kiện, việc có quy trình tổ chức sự kiện cụ thể là vô cùng quan trọng. Quy trình này giúp khách hàng theo dõi được tiến độ thực hiện của sự kiện và đưa ra các đóng góp, thay đổi phù hợp kịp thời.

Để tạo nên một chương trình đạt chất lượng cao, cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và agency. Khách hàng cần sẵn sàng lắng nghe ý kiến của agency và đưa ra thêm những mong muốn hợp lý. Agency cũng cần cởi mở đón nhận những ý kiến đóng góp của khách hàng để phối hợp với nhau tạo ra một sự kiện tuyệt vời nhất.

>>> Xem thêm: Cách Tính Toán Chi Phí Thuê Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Tiết Kiệm Nhất

03 Giai đoạn cần có trong quy trình tổ chức sự kiện của một agency

Trong quy trình tổ chức sự kiện của một agency dù lớn hay nhỏ thì đều cần trải qua 3 giai đoạn. Và trong mỗi một giai đoạn thì sẽ có các khâu nhỏ. Điều này giúp cho các agency dễ dàng quản lý và vận hành hơn.

Giai đoạn trước sự kiện

Dưới đây là các khâu cần phải thực hiện trong giai đoạn trước sự kiện. Các khâu này giúp đảm bảo sự kiện được diễn ra theo một chủ đề thống nhất.  

03 Giai đoạn cần có trong quy trình tổ chức sự kiện của một agency

03 Giai đoạn cần có trong quy trình tổ chức sự kiện của một agency

Xác định chủ đề sự kiện

Xác định chủ đề sự kiện là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện của một agency, bởi nó giúp định hướng nội dung, mục tiêu và cảm hứng cho sự kiện. Để xác định chủ đề cho sự kiện, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

  • Mục đích của sự kiện là gì?
  • Bạn muốn thu hút đối tượng tham dự nào?
  • Bạn muốn truyền tải thông điệp gì đến đối tượng tham dự?

Bạn cần lưu ý chủ đề sự kiện cần phải rõ ràng, gây ấn tượng và phải phù hợp với mục đích, đối tượng, thông điệp của sự kiện.

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Lập ý tưởng tổ chức sự kiện là bước quan trọng nhất, quyết định đến sự thành công của sự kiện. Để lên được một ý tưởng ấn tượng và phù hợp, doanh nghiệp cần dựa vào một số yếu tố sau:

    • Xác định mục tiêu, đối tượng tham dự: Mục tiêu của sự kiện là gì? Ai là đối tượng tham dự của sự kiện? Việc xác định rõ mục tiêu và đối tượng tham dự sẽ giúp doanh nghiệp định hướng nội dung và hình thức của sự kiện phù hợp.
    • Nội dung sự kiện: Nội dung sự kiện bao gồm các hoạt động, bài phát biểu, biểu diễn,… cần được xây dựng phù hợp với mục tiêu, đối tượng tham dự và ngân sách của sự kiện.
  • Tìm hiểu sở thích, nhu cầu của đối tượng tham dự: Việc tìm hiểu sở thích, nhu cầu của đối tượng tham dự sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một sự kiện thú vị và hấp dẫn, thu hút sự tham gia của đông đảo khách mời.

Kế hoạch phân chia nhân sự

Phân công nhân sự là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện, giúp đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ và hiệu quả. Trong bước này, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

  • Xác định danh sách nhân sự: Doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng và loại hình nhân sự cần thiết cho sự kiện, bao gồm: nhân sự nội bộ, nhân sự thuê ngoài,…
  • Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí: Doanh nghiệp cần xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí nhân sự, phù hợp với chuyên môn và kinh nghiệm của họ.
  • Lập kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng nhân sự: Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo và bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho nhân sự để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

>>> Xem thêm: Top 8 các công ty tổ chức sự kiện lớn và uy tín tại TP.HCM

Giai đoạn trong sự kiện 

Thực hiện kế hoạch

Sau khi đã lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bước tiếp theo là thực hiện kế hoạch đó. Trong bước này, các bộ phận cần thực hiện các công việc theo đúng kế hoạch, đúng thời hạn, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ và hiệu quả.

Dàn Dựng 

Giai đoạn trong sự kiện 

Giai đoạn trong sự kiện

Thời gian chuẩn bị và thực hiện một sự kiện thường mất khoảng 2 tuần. Trong thời gian này, các doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

  • Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee;
  • Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện;
  • Liên lạc với các bên liên quan;
  • Gửi thiệp mời.

Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp nên cho sự kiện chạy thử từ 1 đến 2 lần trước khi ngày sự kiện diễn ra. Việc chạy thử sẽ giúp phát hiện và khắc phục các thiếu sót còn tồn tại, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công.

Tiến hành 

Trong quá trình diễn ra sự kiện, các trưởng bộ phận cần phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru, không xảy ra sai sót.

Để việc quản lý nhân sự trong quá trình diễn ra sự kiện được hiệu quả, các trưởng bộ phận có thể sử dụng bảng checklist và timeline. Bảng checklist sẽ giúp các trưởng bộ phận theo dõi các công việc cần thực hiện, còn timeline sẽ giúp các trưởng bộ phận theo dõi tiến độ thực hiện của các công việc.

Giai đoạn sau sự kiện 

Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình cần thực hiện thu dọn vật dụng, bàn giao lại các dụng cụ đã thuê và dọn dẹp vệ sinh nơi tổ chức.

Họp rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện kết thúc, các bộ phận cần thực hiện báo cáo sau sự kiện. Báo cáo sau sự kiện cần được thực hiện một cách nghiêm túc, chi tiết và trung thực. Báo cáo cần cung cấp đầy đủ thông tin về sự kiện, bao gồm cả những điểm mạnh, điểm yếu của sự kiện. Việc báo cáo sau sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức các sự kiện thành công hơn trong tương lai.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Làm Event Chi Tiết Từ A Đến Z

Tạm kết

Quy trình tổ chức sự kiện của một agency rất quan trọng. Quy trình này sẽ giúp agency kiểm soát và hoàn thành sự kiện đúng tiến độ và thành công. Quy trình càng cụ thể, rõ ràng càng thể hiện được sự chuyên nghiệp của agency đó. 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website:www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

 

Tin Tức Khác

1
Bạn cần hỗ trợ?