Hướng Dẫn Làm Event Chi Tiết Từ A Đến Z

Bạn chưa biết nên làm event như thế nào? Làm event có khó không? Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc này. 

Hướng Dẫn Làm Event Chi Tiết Từ A Đến Z

Hướng Dẫn Làm Event Chi Tiết Từ A Đến Z

Event là gì?

Event là một thuật ngữ tiếng Anh, được dịch ra tiếng Việt là sự kiện. Sự kiện là một hoạt động thuộc nhiều lĩnh vực: văn hóa, xã hội, chính trị. Đây là một hoạt động tập trung một lượng lớn người tham gia tại một thời điểm và địa điểm nhất định. Sự kiện có thể được tổ chức bởi các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân hoặc các nhóm cộng đồng.

Các loại sự kiện phổ biến bao gồm:

  • Hội nghị, hội thảo: Đây là các sự kiện tập trung để thảo luận về một chủ đề cụ thể.
  • Lễ khai trương, khánh thành: Đây là các sự kiện được tổ chức để đánh dấu sự ra mắt của một sản phẩm, dịch vụ hoặc địa điểm mới.
  • Chương trình ca nhạc, nghệ thuật: Đây là các sự kiện được tổ chức để biểu diễn âm nhạc, nghệ thuật.
  • Triển lãm, hội chợ: Đây là các sự kiện được tổ chức để trưng bày sản phẩm, dịch vụ hoặc ý tưởng.
  • Sự kiện thể thao: Đây là các sự kiện được tổ chức để thi đấu thể thao.

>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp

Mục đích làm event

Với mỗi một sự kiện sẽ có những mục đích khác nhau nhưng chung quy lại đều nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể. 

Mục đích làm event

Mục đích làm event

Đây là một số mục đích mà doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức muốn đạt được khi tổ chức một sự kiện:

  • Quảng bá sản phẩm, dịch vụ: Đây là mục đích phổ biến nhất của việc làm event. Các doanh nghiệp thường tổ chức event để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới, tăng độ nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng tiềm năng.
  • Gắn kết cộng đồng: Các tổ chức, cá nhân có thể làm event để gắn kết cộng đồng, tạo ra những hoạt động ý nghĩa, mang lại giá trị cho xã hội.
  • Tạo ra trải nghiệm thú vị cho khách hàng: Các thương hiệu có thể tổ chức event để tạo ra những trải nghiệm thú vị, độc đáo cho khách hàng, giúp họ cảm thấy hài lòng và gắn bó với thương hiệu.
  • Tăng cường mối quan hệ hợp tác: Các doanh nghiệp có thể tổ chức event để tăng cường mối quan hệ hợp tác với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng.
  • Tạo ra sự kiện truyền thông: Các doanh nghiệp có thể tổ chức event để tạo ra sự kiện truyền thông, thu hút sự chú ý của giới truyền thông và công chúng.

Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện cũng hướng đến các mục đích sau:

  • Tôn vinh một cá nhân hoặc một tổ chức: Các sự kiện kỷ niệm, lễ trao giải là những ví dụ điển hình của mục đích này.
  • Thúc đẩy một phong trào xã hội: Các sự kiện hòa bình, môi trường là những ví dụ điển hình của mục đích này.
  • Tạo ra sự kiện giải trí: Các chương trình ca nhạc, phim ảnh, thể thao là những ví dụ điển hình của mục đích này.

Tuỳ vào mục đích của sự kiện mà doanh nghiệp, cá nhân hoặc tổ chức sẽ quyết định về quy mô, hình thức cũng như concept của sự kiện sao cho phù hợp nhất vừa gây được ấn tượng, vừa tạo được tiếng vang.

Các bước làm event

Để có được một sự kiện thành công, yêu cầu về khâu chuẩn bị là rất cao. Bạn cần chuẩn bị thật chỉn chu và tuần tự theo các bước để tránh các sai sót dù là nhỏ nhất. 

Các bước làm event

Các bước làm event

Sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ đều sẽ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và chủ đề event

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định toàn bộ quá trình tổ chức event. Bạn cần xác định rõ mục tiêu của event là gì (quảng bá sản phẩm, dịch vụ, gắn kết cộng đồng,…) và chủ đề của event là gì (sản phẩm mới, sự kiện kỷ niệm,…). Chỉ khi xác định được mục tiêu của event thì bạn mới có thể lên ý tưởng và thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết

Sau khi xác định được mục tiêu và chủ đề event, bạn cần lên kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục. Bao gồm các hạng mục cơ bản sau: thời gian, địa điểm, ngân sách, danh sách khách mời, nội dung chương trình. Nếu có thể bạn hãy lên timeline rõ ràng cho từng hạng mục để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ. 

Bước 3: Triển khai theo kế hoạch

Đây là bước thực hiện công việc theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Đương nhiên trong bước này, điều bạn cần là đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu của event.

Bước 4: Theo dõi và đánh giá

Bước theo dõi và đánh giá cũng rất quan trọng nhưng lại thường bị bỏ qua. Bạn nên theo dõi và đánh giá về hiệu quả của sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn rút ra được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện sau được tốt hơn, thành công hơn.

>>> Xem thêm: 6 Bước Lập Bản Kế Hoạch Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng Chi Tiết Nhất 2024

Những yếu tố cần lưu ý khi làm event

Để đảm bảo được sự kiện của bạn được thành công và tránh các tình huống phát sinh thì tốt nhất là bạn nên để tâm đến những vấn đề sau:

  • Lựa chọn địa điểm phù hợp: Địa điểm tổ chức event cần phù hợp với quy mô và mục đích của event. Bạn cần đảm bảo rằng địa điểm có đủ không gian để chứa tất cả khách mời, có các tiện ích cần thiết và đáp ứng được yêu cầu của chương trình.
  • Lên kế hoạch chi tiết và dự trù ngân sách: Bạn cần lên kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục của event và dự trù ngân sách phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát được chi phí và tránh được những phát sinh không đáng có.
  • Chuẩn bị nội dung chương trình hấp dẫn: Nội dung chương trình là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của event. Bạn cần chuẩn bị nội dung chương trình hấp dẫn, phù hợp với mục tiêu và chủ đề của event.
  • Tiếp thị và quảng bá event: Bạn cần đẩy mạnh hoạt động tiếp thị và quảng bá event để thu hút khách mời. Bạn có thể sử dụng các kênh truyền thông khác nhau để quảng bá event, bao gồm: website, mạng xã hội, email marketing,…
  • Phối hợp với các bên liên quan: Bạn cần phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan, bao gồm: đối tác, nhà cung cấp, nhân viên,… Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng event diễn ra suôn sẻ và thành công.

Nếu bạn không có kinh nghiệm tổ chức event, bạn có thể lựa chọn đơn vị tổ chức event chuyên nghiệp để giúp bạn. Bạch Phong Event luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ khách hàng mọi lúc mọi nơi. Bạch Phong Event luôn cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng cao, đáp ứng mọi nhu cầu và mục tiêu của khách hàng. Công ty luôn nỗ lực sáng tạo và đổi mới để mang đến những trải nghiệm sự kiện độc đáo và ấn tượng cho khách tham dự.

>>> Xem thêm: Báo giá trọn gói tổ chức sự kiện chi tiết nhất tại Bạch Phong Event

Tạm kết

Làm event là một công việc thú vị và đầy thử thách. Công việc này đòi hỏi người làm phải có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Hy vọng qua bài viết này bạn có thể hiểu hơn về công việc làm event và các bước để tổ chức một event dù là lớn hay nhỏ. 

 

Khi cần hỗ trợ tư vấn, thiết kế hoặc tư vấn lắp đặt các thiết bị chuyên dùng cho sự kiện thì bạn có thể liên hệ ngay với Bạch Phong Event

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website:www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

Tin Tức Khác

1
Bạn cần hỗ trợ?