Cách Tính Toán Chi Phí Thuê Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Tiết Kiệm Nhất

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những khoản chi phí quan trọng nhất trong quá trình tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào quy mô, địa điểm, thời gian và các dịch vụ kèm theo mà chi phí thuê địa điểm có thể dao động rất lớn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện, cũng như cách tính toán chi phí này một cách hợp lý.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Có 5 yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bao gồm:

  • Quy mô sự kiện: Quy mô sự kiện được tính bằng số lượng khách tham dự. Quy mô càng lớn thì chi phí thuê địa điểm càng cao.
  • Địa điểm tổ chức: Địa điểm tổ chức sự kiện có thể là khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng, quán bar,… Mỗi loại địa điểm sẽ có mức giá thuê khác nhau.
  • Thời gian tổ chức: Thời gian tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí thuê địa điểm. Các ngày cuối tuần, ngày lễ, giờ cao điểm thường có giá thuê cao hơn.
  • Các dịch vụ kèm theo: Các dịch vụ kèm theo như trang trí, âm thanh, ánh sáng,… cũng sẽ làm tăng chi phí thuê địa điểm.
  • Cách thương lượng và đàm phán: Việc thương lượng với chủ địa điểm cũng có thể giúp bạn giảm thiểu chi phí thuê.

>>>Có thể bạn muốn biết: 04 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới đang là xu hướng hiện nay

Cách tính toán chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Để tính toán chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn có thể sử dụng công thức sau:

Chi phí = Diện tích sử dụng * Giá thuê/m2 * Thời gian sử dụng

Ví dụ 1: Bạn muốn tổ chức một hội nghị với quy mô 100 người tại khách sạn Sheraton Sài Gòn. Giá thuê của sảnh hội nghị tại khách sạn này là 10.000.000 VNĐ/m2/ngày. Thời gian tổ chức hội nghị là 2 ngày. Diện tích sảnh hội nghị cần thiết là 100 m2.

Như vậy, chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện sẽ là:

Chi phí = 100 m2 * 10.000.000 VNĐ/m2 * 2 ngày = 200.000.000 VNĐ

Ví dụ 2: Bạn tổ chức hội nghị cho 500 khách tham dự tại trung tâm hội nghị 272. Giá thuê địa điểm là 10.000.000 VNĐ/giờ. Thời gian tổ chức hội nghị là 3 tiếng.

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện= 10.000.000 VNĐ/giờ * 3 tiếng = 30.000.000 VNĐ

Như vậy, chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện cho 500 khách tham dự tại trung tâm hội nghị 272 là 30.000.000 VNĐ.

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý thêm một số khoản chi phí phát sinh khác khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bao gồm:

  • Chi phí đặt cọc: Một số địa điểm tổ chức sự kiện yêu cầu đặt cọc một khoản tiền trước khi thuê địa điểm.
  • Chi phí dịch vụ: Một số địa điểm tổ chức sự kiện cung cấp các dịch vụ đi kèm như âm thanh, ánh sáng, trang trí,… Bạn cần cân nhắc các dịch vụ cần thiết và tính toán chi phí cho các dịch vụ này.

Tuy nhiên, công thức này chỉ áp dụng cho các địa điểm cho thuê theo diện tích sử dụng. Đối với các địa điểm cho thuê trọn gói, bạn cần tham khảo bảng giá của địa điểm đó để biết được chi phí cụ thể.

Cách tính toán chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Cách tính toán chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

>>>Có thể bạn muốn biết: Đơn vị cho thuê sân khấu tổ chức sự kiện giá rẻ ở TP. HCM

Bảng chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội và TP.HCM

Dưới đây là bảng giá chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại một số địa điểm nổi tiếng tại Hà Nội và TP.HCM, lưu ý giá thuê có thể thay đổi tuỳ theo thời điểm và khu vực trong địa điểm đó:

Địa điểm Quy mô (người) Giá thuê (VNĐ/giờ)
Trung tâm hội nghị Quốc gia (Hà Nội) 1.000 – 2.000 10.000.000 – 20.000.000
Trung tâm hội nghị 272 (Hà Nội) 140 – 700 10.000.000 – 19.000.000
Khách sạn Ramana (TP.HCM) 100 – 400 8.000.000
Trung tâm hội nghị White Palace (TP.HCM) 1.000 – 2.000 12.000.000 – 24.000.000
Khách sạn Rex (TP.HCM) 1.000 – 2.000 15.000.000 – 30.000.000

 

Lưu ý khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Đánh Giá Nhu Cầu Và Dự Án Sự Kiện

Trước khi bắt đầu tìm địa điểm, đánh giá nhu cầu và dự án sự kiện của bạn. Xác định số lượng khách mời, loại hình sự kiện và các yếu tố khác nhau như âm thanh, ánh sáng, và không gian triển lãm. Những thông tin này sẽ giúp bạn chọn địa điểm phù hợp với nhu cầu cụ thể của sự kiện.

So Sánh Chi Phí Giữa Các Địa Điểm

Không nên chấp nhận ngay chi phí đầu tiên bạn nhìn thấy. Thực hiện việc so sánh giữa các địa điểm khác nhau để tìm ra sự cân bằng giữa chất lượng và chi phí. Một số địa điểm có thể cung cấp các dịch vụ kèm theo như trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, hay dịch vụ ẩm thực, giúp tiết kiệm chi phí tổ chức.

Thương Lượng Chi Phí và Ưu Đãi

Đừng ngần ngại thương lượng chi phí với các nhà cung cấp dịch vụ. Nhiều địa điểm sẵn sàng đàm phán và cung cấp ưu đãi nếu bạn có khả năng thương lượng một cách linh hoạt. Đặt mục tiêu làm cho cả hai bên đều hài lòng với giao dịch.

Tận Dụng Các Đợt Khuyến Mãi

Theo dõi các chương trình khuyến mãi và ưu đãi từ các địa điểm tổ chức sự kiện. Nhiều địa điểm có thể có chính sách giảm giá cho những đợt đặt trước hoặc những sự kiện tổ chức vào các thời điểm nhất định trong năm.

Xem Xét Các Chi Phí Ẩn

Ngoài chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện, hãy kiểm tra các chi phí ẩn khác như chi phí dọn dẹp, phí sử dụng trang thiết bị hoặc chi phí phạt nếu quá giờ. Việc hiểu rõ về các chi phí này sẽ giúp bạn tính toán ngân sách chính xác hơn.

Lưu ý khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Lưu ý khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

>>>Có thể bạn muốn biết: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp

Tạm kết

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện là một khoản chi phí quan trọng cần được cân nhắc kỹ lưỡng.Tại Bạch Phong Event, chúng tôi hiểu rõ rằng chi phí thuê địa điểm là một phần quan trọng của ngân sách tổ chức sự kiện. Đó là lý do tại sao chúng tôi tự hào mang đến cho bạn ưu đãi đặc biệt – chi phí thuê địa điểm rẻ hơn thị trường 15%. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm mà còn đảm bảo bạn nhận được giá trị tốt nhất cho mỗi đồng bạn chi trả.

Tại Bạch Phong Event, Chúng Tôi Mang Đến:

  • Không gian sang trọng và tiện nghi hiện đại
  • Ưu đãi đặc biệt: chi phí rẻ hơn thị trường 15%
  • Hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tâm từ đội ngũ chuyên gia sự kiện

Liên Hệ Ngay Hôm Nay để Đặt Lịch Thăm và Nhận Báo Giá Đặc Biệt!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM

Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022

Website: www.bachphongevent.vn

Email: [email protected]

Tin Tức Khác

1
Bạn cần hỗ trợ?