Chi tiết các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện gala dinner hoàn hảo

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện gala dinner thế nào cho hoành tráng, chuyên nghiệp là điều băn khoăn không của riêng doanh nghiệp nào. Bởi ý nghĩa trọng đại và cũng là dịp để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng, đối tác. Vậy làm thế nào để có được bản kế hoạch tổ chức gala dinner chi tiết, hoàn hảo nhất? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

Có những loại gala dinner nào?

Gala dinner là sự kiện được tổ chức nhằm mục đích họp mặt, ăn mừng, khen thưởng nhân viên và tri ân đối tác, khách hàng của doanh nghiệp. Dù là mục đích gì, nhân dịp gì cũng đều có thể tổ chức một sự kiện gala dinner hoành tráng.

Có 4 loại sự kiện gala dinner chính bao gồm:

• Gala dinner chào đón năm mới: Thường được tổ chức dịp đầu năm nhằm chào đón một năm mới may mắn, tốt lành và an khang, thịnh vượng. Qua đó cũng khích lệ tinh thần của nhân viên, đặt ra những mục tiêu phát triển cho năm tiếp theo.
• Gala dinner cuối năm: Là sự kiện được tổ chức vào dịp cuối năm để mang đến những giây phút thư giãn cho nhân viên sau một năm làm việc vất vả. Qua đó cũng tổ kết những thành tựu đã đạt được, khen thưởng những cá nhân, tập thể xuất sắc.
• Gala dinner họp mặt và tri ân khách hàng: Với các doanh nghiệp lớn thường sẽ có những sự kiện tri ân khách hàng thường niên được tổ chức dưới hình thức gala dinner. Nhằm mục đích quảng bá, củng cố hình ảnh thương hiệu, xây dựng và vun đắp mối quan hệ khăng khít với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.
• Gala dinner trong chương trình du lịch: Trong những chuyến du lịch ngắn ngày, doanh nghiệp cũng thường tổ chức gala dinner để mang đến sân chơi giải trí, gắn kết nội bộ công ty.

Có nhiều loại gala dinner với mục đích tổ chức khác nhau

Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức sự kiện gala dinner chi tiết

Với ý nghĩa quan trọng và cũng là sự kiện rất được mong chờ nên không thể tổ chức sơ sài, kém chuyên nghiệp. Cần có kế hoạch tổ chức kỹ lưỡng để mang đến chương trình ấn tượng, thành công nhất. Dưới đây là các bước chi tiết để lập kế hoạch tổ chức sự kiện gala dinner, cùng tham khảo nhé!

Bước 1: Xây dựng ý tưởng và chủ đề cho gala dinner

Xây dựng chủ đề và ý tưởng tổ chức chương trình chính là bước đầu tiên cần làm trong kế hoạch tổ chức gala dinner. Một ý tưởng mới mẻ, độc lạ và ấn tượng là rất quan trọng và cần thiết, quyết định sự thành công của bữa tiệc. Từ ý tưởng ban đầu, các bước lập kế hoạch sau mới trở nên đơn giản và thống nhất.

Gợi ý chủ đề cho sự kiện gala dinner có thể được lựa chọn theo mùa, theo hình ảnh doanh nghiệp hoặc theo một dự án, sản phẩm mới mà doanh nghiệp đang hướng đến trong tương lai,…

Bước 2: Xác định thời gian tổ chức sự kiện gala dinner

Bước tiếp theo sau khi xây dựng được ý tưởng phù hợp là doanh nghiệp cần lựa chọn thời gian tổ chức gala dinner phù hợp dựa vào tính chất của sự kiện. Gala dinner thông thường sẽ được tổ chức vào buổi tối để mọi người cùng quây quần, họp mặt và ăn tối cùng nhau. 

Gala dinner hầu hết đều được tổ chức vào buổi tối

Bước 3: Quyết định quy mô sự kiện và số lượng khách mời

Thông thường một sự kiện gala dinner sẽ có số lượng khách mời từ 40 người trở lên. Tùy vào quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khách hàng, đối tác nhiều hay ít mà quyết định danh sách và số lượng khách mời. Số lượng khách mời cũng sẽ quyết định quy mô của chương trình lớn hay nhỏ để có sự chuẩn bị chu toàn nhất.

Bước 4: Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện gala dinner

Sau khi xác định được ý tưởng tổ chức cũng như số lượng khách mời và quy mô sự kiện thì doanh nghiệp đã có tiền đề để lựa chọn địa điểm phù hợp. Thông thường, doanh nghiệp sẽ có 2 lựa chọn cho không gian tiệc gala dinner gồm:

• Không gian trong phòng kín: Tổ chức tại các trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng,…
• Không gian ngoài trời: Tổ chức tại bãi biển, resort, hồ bơi,…

Sự kiện gala dinner có thể được tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời tùy doanh nghiệp

Bước 5: Xây dựng nội dung và kịch bản cho chương trình gala dinner

Nội dung chương trình là phần không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện gala dinner. Thông thường, một chương trình gala dinner sẽ có 8 phần cơ bản sau:

• Phần 1: Check-in và đón khách
• Phần 2: MC giới thiệu khách mời và tuyên bố lý do của bữa tiệc
• Phần 3: MC mời đại diện phát biểu
• Phần 4: Khai tiệc
• Phần 5: Trình diễn các tiết mục văn nghệ
• Phần 6: Vinh danh, khen thưởng các cá nhân, tập thể xuất sắc
• Phần 7: Tổ chức các trò chơi gameshow, hoạt động giải trí, gắn kết
• Phần 8: Bế mạc chương trình gala dinner.

Bước 6: Xây dựng phương án dự phòng cho những rủi ro đột xuất

Trong bất cứ sự kiện nào cũng đều có những trường hợp rủi ro bất ngờ không lường trước được. Do vậy, khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện gala dinner tuyệt đối không được quên xây dựng phương án dự phòng rủi ro. Điều này giúp kịp thời ứng biến và đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, thành công trọn vẹn nhất.

Các tiết mục trình diễn là phần không thể thiếu trong nội dung gala dinner

Như vậy, bài viết trên đã điểm qua các loại gala dinner với mục đích khác nhau. Đồng thời cũng chia sẻ chi tiết các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện gala dinner. Hy vọng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về gala dinner và xây dựng được một kế hoạch hoàn hảo, ấn tượng cho doanh nghiệp mình.

Nếu cần tư vấn thêm thông tin liên quan đến gala dinner hay cần thuê đơn vị tổ chức sự kiện gala dinner. Hãy liên hệ ngay với Bạch Phong Event nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]