Các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng đầy đủ nhất

Lễ khai trương cửa hàng là sự kiện được quan tâm rất nhiều trong thời buổi hiện nay. Một lễ khai trương thành công sẽ mang lại ấn tượng đầu tiên đến mọi người trên con đường phát triển của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, Bạch Phong Event tìm hiểu chi tiết các bước tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng thành công tốt đẹp.

 

Sự kiện khai trương cửa hàng là gì?

Sự kiện khai trương cửa hàng là sự kiện quan trọng đánh dấu sự ra mắt của một cửa hàng mới. Đây là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình đến với khách hàng và đối tác, đồng thời tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, ấn tượng trong lòng khách hàng. Tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng thành công giúp tạo ấn tượng đặc biệt với những người dân ở khu vực gần đó. Từ đó việc bán buôn cũng thuận lợi và dễ dàng đông khách hơn.

Các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng đầy đủ nhất
Các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng đầy đủ nhất

 

Các bước chi tiết và đầy đủ để tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

Để có thể tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng hiệu quả, điểm mấu chốt là sự chuẩn bị. Sự kiện được chuẩn bị chu đáo thì buổi lễ càng thành công và thu hút nhiều khách hàng, đối tác tiềm năng. Dưới đây là danh sách các công việc mà cửa hàng nên chuẩn bị:

 

Bước 1: Lựa chọn ngày khai trương

Theo phong tục Việt Nam, việc chọn ngày đẹp khai trương được xem là thuận lợi và mang lại ý nghĩa tốt để bắt đầu một sự nghiệp. Người ta tin rằng, ngày đẹp sẽ giúp cửa hàng đó có nhiều may mắn, thành công và thịnh vượng trong tương lai.

 

Ngoài ý nghĩa tâm linh, việc xem ngày rất quan trọng khi lựa chọn thời điểm khai trương thích hợp. Thời điểm khai trương cần dựa vào nhu cầu mua sắm khách hàng hoặc các ngày cuối tuần để tạo ấn tượng cho khách hàng.

 

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý tránh lựa chọn ngày khai trương trùng với các ngày lễ, tết lớn của Việt Nam, như Tết Nguyên Đán, Tết Dương Lịch,… vì thời điểm này thường có nhiều người đi du lịch, nghỉ lễ nên lượng khách đến cửa hàng sẽ ít hơn. Chính vì vậy, việc phân tích và lựa chọn kỹ lưỡng thời điểm tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng rất quan trọng.

 

Bước 2: Lên danh sách khách mời

Chuẩn bị giấy mời và lên danh sách khách mời là việc không thể thiếu trước ngày tố chức sự kiện khai trương cửa hàng. Một lời mời với nội dung ngắn gọn nhưng đầy đủ về buổi lễ sẽ tạo thiện cảm tốt đến các khách mời.

 

Khách mời trong lễ khai trương cửa hàng có thể bao gồm các đối tượng sau:

  • Đối tác kinh doanh: Đây là những người đã hợp tác hoặc có ý định hợp tác. Việc mời đối tác kinh doanh tham dự lễ khai trương sẽ giúp bạn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và mở rộng cơ hội hợp tác;
  • Quan chức, nhân vật quan trọng: Việc mời quan chức, nhân vật quan trọng tham dự lễ khai trương sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế và sự uy tín;
  • Các cơ quan truyền thông: Các cơ quan truyền thông đóng góp rất lớn trong việc quảng bá hình ảnh và thương hiệu của cửa hàng;
  • Người nổi tiếng: Việc mời người nổi tiếng tham dự lễ khai trương sẽ giúp thu hút sự chú ý của đông đảo khách hàng.

 

Bước 3: Quà tặng khai trương

Quà tặng là một phần không thể thiếu khi tiến hành tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng. Quà tặng khai trương giúp doanh nghiệp thể hiện sự tri ân đối với khách hàng, đối tác, nhân viên,…Bạn có thể lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều loại quà tặng khác nhau để tạo nên một món quà tặng khai trương ý nghĩa và ấn tượng. Những quà tặng có tên và logo cửa hàng sẽ giúp quảng bá thương hiệu rộng rãi đến công chúng.

 

Bước 4: Trang trí cửa hàng

Một cửa hàng được trang trí lộng lẫy trong ngày khai trương là điểm nhấn lớn đối với khách mời và khách hàng. Trang trí bằng hoa tươi, bóng bay, băng rôn bắt mắt chắc chắn sẽ thu hút một lượng lớn mọi người bằng sự lung linh, bắt mắt.

Các bước chi tiết và đầy đủ để tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng
Các bước chi tiết và đầy đủ để tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

 

Bên cạnh đó, âm thanh và ánh sáng cũng đóng góp vai trò quan trọng khi tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng. Hai yếu tố đó nên đặt ở cửa ra vào, các khu vực trưng bày sản phẩm, hoặc các khu vực tổ chức sự kiện. Điều này giúp cửa hàng của bạn trở nên nổi bật và thu hút hơn.

 

Bước 5: Chuẩn bị sản phẩm trong ngày khai trương

Bạn nên chuẩn bị các sản phẩm để bày bán ở cửa hàng trong ngày khai trương. Ngoài ý nghĩa lần đầu ra mắt, việc bán sẽ tạo sự thu hút khách hàng mục tiêu ngày buổi đầu tiên.

 

Lưu ý, bạn hãy chuẩn bị số lượng sản phẩm đủ lớn để cửa hàng không rơi vào tình trạng thiếu hụt dẫn đến làm mất điểm ngay ngày đầu tiên.

 

Bước 6: Xác định ý tưởng, concept cho buổi khai trương

Bước đầu tiên khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng là xác định ý tưởng khai trương. Ý tưởng cần được lựa chọn phù hợp với đặc thù của ngành hàng, sản phẩm/dịch vụ mà cửa hàng cung cấp. Ngoài ra, bạn cần cân nhắc đến quy mô cửa hàng, ngân sách dự trù và đối tượng khách hàng mục tiêu.

 

Bước 7: Xây dựng kịch bản chi tiết

Sau khi đã xác định thời điểm tốt để tổ chức, bước tiếp theo trong kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng là xây dựng kịch bản. Một kịch bản được xây dựng kỹ lưỡng là một yếu tố quan trọng giúp lễ khai trương diễn ra suôn sẻ và thành công.

 

Để tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, bạn cần có các hoạt động sau tránh gây nhàm chán:

  • Lễ cắt băng khánh thành: Đây là hoạt động chính của sự kiện, đánh dấu sự bắt đầu hoạt động của cửa hàng mới;
  • Phát biểu của đại diện cửa hàng: Đại diện cửa hàng sẽ có bài phát biểu giới thiệu về cửa hàng, sản phẩm, dịch vụ của mình. Bài phát biểu cần ngắn gọn, súc tích và truyền cảm hứng cho khách hàng;
  • Tiết mục văn nghệ, giải trí: Tiết mục văn nghệ, giải trí sẽ giúp tạo không khí vui tươi, sôi động cho sự kiện. Các tiết mục có thể là ca hát, múa, ảo thuật,…;
  • Chương trình khuyến mãi, ưu đãi: Chương trình khuyến mãi, ưu đãi sẽ thu hút khách hàng đến với sự kiện và mua sắm tại cửa hàng.

 

>>> Xem thêm: “Bật mí” 5 ý tưởng thiết kế sân khấu tiệc tất niên ấn tượng nhất

 

Bước 8: Nhân sự phục vụ tổ chức sự kiện

Nhân sự phục vụ sự kiện là những người trực tiếp thực hiện các công việc liên quan đến tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, bao gồm:

  • Nhân viên tổ chức sự kiện: Đây là những người chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức và thực hiện các hoạt động của sự kiện;
  • Nhân viên phục vụ: Là những người trực tiếp phục vụ khách mời, bao gồm nhân viên đón tiếp, hỗ trợ các hoạt động giải trí,…;
  • Nhân viên kỹ thuật: Chịu trách nhiệm lắp đặt, vận hành các thiết bị kỹ thuật như thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu,…
Nhân sự phục vụ tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng
Nhân sự phục vụ tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

 

Bước 9: Tính toán chi phí

Chi phí khai trương cửa hàng phụ thuộc vào quy mô, địa điểm, thời gian và các hoạt động được tổ chức. Để tối ưu chi phí, bạn nên lựa chọn một cách khôn ngoan. Ví dụ như không nên lựa dàn âm thanh quá to quá đắt tiền nếu cửa hàng của bạn ở trong không gian vừa phải.

 

Thay vào đó, bạn nên ưu tiên vào việc trang trí làm nổi bật cửa hàng và các hoạt động truyền thông một cách thông minh.

 

Bước 10: Truyền thông cho ngày khai trương cửa hàng

Truyền thông cho ngày khai trương cửa hàng là một hoạt động quan trọng trong tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng. Hoạt động này giúp thu hút khách hàng đến với sự kiện và quảng bá hình ảnh của cửa hàng đến với công chúng. Các hoạt động truyền thông đạt hiệu suất cao giúp tiếp xúc đến khách hàng tiềm năng và họ biết đến buổi lễ nhiều hơn.

 

Các hình thức truyền thông cho ngày khai trương cửa hàng như quảng cáo trên báo đài, tạp chí, mạng xã hội, phát tờ rơi, truyền miệng thông qua người thân, đồng nghiệp và bạn bè.

 

>>> Tham khảo thêm: Thế Nào Là Event Marketing? Ý Nghĩa Và Lợi Ích Của Event Marketing

 

Ngoài ra, một hình thức truyền thông phổ biến hiện nay được các cửa hàng áp dụng là tận dụng KOLs và Influencers. Họ sẽ là trực tiếp PR, chụp ảnh và check-in tại cửa hàng để lan truyền thông tin đến nhiều người. Tuy nhiên hình thức này tốn khá nhiều chi phí, cần cửa hàng có nhiều tiềm năng về nguồn vốn. Bạn phải tính toán thật kỹ lưỡng để truyền thông hiệu quả mà hạn chế được chi phí nhất có thể.

 

Bước 11: Cúng khai trương cửa hàng

Cúng khai trương là một nghi lễ truyền thống của người Việt Nam nhằm cầu mong sự may mắn, thuận lợi và phát đạt cho cửa hàng mới. Nghi lễ này thường được thực hiện trước khi tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng.

Lễ vật cúng khai trương cửa hàng thường bao gồm:

  • Trầu cau là biểu tượng của sự may mắn, thành công;
  • Nhang, đèn, hoa tươi là lễ vật không thể thiếu trong các nghi lễ cúng bái;
  • Giấy cúng, vàng mã;
  • Gạo, muối;
  • Mâm ngũ quả tượng trưng cho ngũ phúc (Phúc, lộc, thọ, an khang, thịnh vượng);
  • Chè, rượu, bánh kẹo là lễ vật dùng để đãi khách đến dự lễ cúng;
  • Gà luộc là lễ vật dùng để cúng thần linh;
  • Heo quay là lễ vật dùng để cúng tổ tiên;

 

>>> Xem thêm: Cúng khai trương xưởng và tất tần tật những điều cần biết

Ngoài ra, tùy theo điều kiện và phong tục ở từng địa phương, lễ vật cúng khai trương cửa hàng có thể được thêm bớt hoặc thay đổi. Sau khi hoàn thành lễ cúng, bạn nên chọn vị khách đầu tiên hợp tuổi, tốt vía bước vào cửa hàng. Điều này giúp việc khai trương cũng như việc kinh doanh được thuận lợi, mua may bán đắt.

 

Bước 12: Thực hiện tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng theo kế hoạch

Sau khi đã lên kế hoạch chi tiết và kỹ lưỡng, bạn tiến hành thực hiện các công việc theo kế hoạch đề ra để có thể tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng thành công.

 

Tạm kết

Trên đây là kế hoạch tổng thể tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng cho các cửa hàng. Hy vọng với các bước được liệt kê, bạn sẽ có được buổi lễ khai trương thật thành công và ý nghĩa.

Ngoài ra, dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng của Bạch Phong Event sẽ giúp bạn tổ chức buổi lễ chuyên nghiệp và thành công. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đội ngũ được đào tạo đầy đủ chuyên môn và thiết bị âm thanh – ánh sáng hiện đại. Chúng tôi tin rằng sẽ mang lại trải nghiệm tốt cho bạn từ khâu lên kế hoạch đến kết thúc chương trình. Đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event bạn nhé!

 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *