Tất tần tật thông tin để tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thành công

Các doanh nghiệp thường tổ chức hội nghị tri ân khách hàng định kỳ hằng năm. Song, không phải doanh nghiệp nào cũng tổ chức được hội nghị thành công và đầy đủ đúng chuẩn. Chính vì vậy, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hội nghị tri ân khách hàng cũng như những kinh nghiệm để tổ chức thành công sự kiện quan trọng này. Cùng theo dõi nhé!

Thế nào là hội nghị tri ân khách hàng?

Hội nghị tri ân khách hàng là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức dành riêng cho khách hàng. Nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu hoặc để tặng quà, tri ân cho những khách hàng lớn, những đối tác thân thiết.

Là sự kiện được tổ chức hàng năm theo định kỳ nhằm gắn kết, tạo mối quan hệ khăng khít giữa doanh nghiệp với đối tác, khách hàng. Thông thường, có các hình thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng phổ biến như: 

• Tổ chức bữa tiệc tri ân khách hàng
• Tổ chức chương trình ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng, đối tác thân thiết
• Tổ chức trò chơi minigame, giveaway,…
• Tổ chức sự kiện trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ miễn phí
• Tặng quà tri ân nhân dịp sinh nhật hoặc các ngày Lễ, Tết cho khách hàng thân thiết.

Hội nghị tri ân khách hàng là sự kiện được tổ chức dành riêng cho khách hàng

Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Dù là công ty lớn hay nhỏ thì khách hàng luôn là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định quá trình kinh doanh và phát triển. Cũng bởi lẽ đó mà việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cũng mang nhiều ý nghĩa to lớn. Cụ thể: 

• Đối với doanh nghiệp: Hội nghị tri ân giúp thiết lập mối quan hệ gắn kết, bền chặt giữa doanh nghiệp với khách hàng, gia tăng sự tin tưởng, thân thiết; Đây cũng là dịp để quảng bá rộng rãi hình ảnh doanh nghiệp đến với những khách hàng tiềm năng; Đồng thời, từ những đánh giá, góp ý của khách hàng qua sự kiện cũng giúp doanh nghiệp đưa ra định hướng, cải thiện chiến lược kinh doanh tốt nhất.
• Đối với khách hàng: Hội nghị tri ân giúp khách hàng cảm nhận được vai trò quan trọng, tạo động lực tiếp tục ủng hộ, hỗ trợ doanh nghiệp; Cũng là dịp để khách hàng có cơ hội tìm hiểu kỹ hơn về doanh nghiệp, về sản phẩm và đưa ra những quyết định, lựa chọn chuẩn xác trong tương lai.

Hội nghị tri ân khách hàng là dịp để giao lưu và gắn kết mối quan hệ

Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thành công và suôn sẻ

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thành công sẽ mang lại nhiều lợi ích và ý nghĩa cho doanh nghiệp. Do đó khâu tổ chức cần được chú trọng và chuẩn bị kỹ lưỡng, chuyên nghiệp. Muốn vậy, nhất định không thể thiếu quy trình 6 bước đơn giản dưới đây!

Bước 1: Lên danh sách khách mời tham dự 

Danh sách khách mời tham dự là hạng mục cần được suy xét kỹ lưỡng dựa vào mục tiêu, quy mô của hội nghị. Thông thường khách mời sẽ là những khách hàng trung thành, thân thiết, những đối tác đã gắn bó với doanh nghiệp lâu năm. Danh sách khách mời cần được thực hiện đầu tiên vì sẽ ảnh hưởng đến khâu lựa chọn địa điểm và dự trù ngân sách, lập kế hoạch tổ chức.

Bước 2: Xác định địa điểm và thời gian tổ chức

Sau khi đã chốt được danh sách khách mời, doanh nghiệp đã có thể hình dung sơ lược về quy mô hội nghị. Tiếp đến cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Trong đó, cần lưu ý: 

• Thời gian tổ chức phải phù hợp với đối tượng khách mời để đảm bảo có sự góp mặt đầy đủ nhất. Nên ưu tiên vào cuối tuần và buổi tối.
• Địa điểm tổ chức cũng cần được lựa chọn dựa vào quy mô khách mời, đảm bảo không gian có đủ sức chứa, không quá rộng gây lãng phí và không quá chật gây khó chịu. Hội nghị tri ân khách hàng cũng có thể được tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời, tùy vào ý tưởng của từng doanh nghiệp.

Địa điểm tổ chức cần phù hợp với số lượng khách mời tham dự hội nghị

Bước 3: Xây dựng ý tưởng tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Một ý tưởng sáng tạo và độc đáo cùng một chủ đề hay, ý nghĩa chính là bí quyết thành công khi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Bởi chúng sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải được hết thông điệp và để lại ấn tượng sâu sắc với khách mời. Hãy lựa chọn ý tưởng mới lạ và xây dựng những chủ đề ngắn gọn, thực sự thu hút, đồng thời xoay quanh làm rõ được ý tưởng, mục đích sự kiện.

Bước 4: Xây dựng kịch bản hội nghị chi tiết

Sau khi có được ý tưởng và chủ đề như ý, tiếp theo cần xây dựng chi tiết kịch bản hội nghị. Một kịch bản hoàn thiện và chỉn chủ, đầy đủ nội dung cùng các thông tin chi tiết như thời gian, thời lượng, phân công nhân sự là điều không thể thiếu. 

Thông thường, kịch bản tổ chức hội nghị tri ân khách hàng sẽ gồm những phần cơ bản sau:

• Check in đón khách và hướng dẫn khách mời ổn định chỗ ngồi
• Thực hiện các thủ tục khai mạc hội nghị
• Lần lượt diễn ra các nội dung chính của chương trình như giới thiệu đại biểu, khách mời, phát biểu cảm nghĩ, hoạt động giao lưu (trò chơi, văn nghệ,…), dùng tiệc (nếu có),…
• Trao quà tri ân và chụp hình lưu niệm trước khi kết thúc hội nghị.

Trao quà là phần không thể thiếu trong kịch bản hội nghị tri ân khách hàng

Bước 5: Thực hiện triển khai theo kịch bản đã xây dựng

Bước cuối cùng trong quy trình chuẩn bị tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chính là triển khai thực hiện theo kịch bản và những gì đã thống nhất. Sau khi đã hoàn tất chuẩn bị mọi hạng mục cần thiết ở bước này, để lường trước những rủi ro có thể xảy ra, nhất định phải cho chạy thử chương trình. Ngoài ra, cũng cần có phương án, kế hoạch dự phòng để kịp thời xử lý các sự cố đột xuất có thể bất ngờ xảy đến.

Trên đây là tất tật tật thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn về hội nghị tri ân khách hàng cùng quy trình cơ bản để tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp, thành công. Bên cạnh hình thức hội nghị, vẫn còn nhiều hình thức để tổ chức sự kiện tri ân như có giới thiệu trong bài. Bạn có thể tham khảo và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

Nếu cần thuê đơn vị tổ chức hội nghị tri ân khách hàng, hay cần tư vấn thêm bất cứ thông tin liên quan gì. Hãy liên hệ ngay với Bạch Phong Event nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]