Gala dinner là bữa tiệc tối ấm cúng kết hợp cùng các tiết mục trình diễn hấp dẫn, nhằm kỷ niệm, đánh dấu một cột mốc hay sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Với mục đích quan trọng ấy, các doanh nghiệp luôn quan tâm chú trọng đến kinh nghiệm tổ chức gala dinner để mang đến chương trình thành công, ý nghĩa.
Vậy làm thế nào để tổ chức được chương trình gala dinner thành công, chuyên nghiệp? Cần lưu ý và chú trọng những gì? Có những hạng mục nào cần chuẩn bị? Tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!
Kinh nghiệm tổ chức gala dinner với những lưu ý quan trọng
Dưới đây là những điều quan trọng cần lưu ý trong kinh nghiệm tổ chức gala dinner không nên bỏ qua:
- Nhất định phải tổng duyệt và chạy thử chương trình 2 – 3 lần trước khi chính thức diễn ra. Điều này giúp bạn ước chừng chính xác thời gian, đảm bảo thời lượng chương trình và đảm bảo tính logic, liên kết của toàn sự kiện.
- Lên danh sách khách mời đầy đủ, đảm bảo không thiếu sót.
- Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức kỹ lưỡng, đảm bảo không gian tiệc đủ sức chứa với số lượng khách mời dự kiến. Nếu là địa điểm ngoài trời cần có phương án dự phòng cho các rủi ro về thời tiết.
- Luôn luôn chuẩn bị phương án dự phòng cho những rủi ro có thể phát sinh trong tiệc bất cứ lúc nào. Điều này giúp kịp thời giải quyết sự cố và thể hiện được sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.
- Xây dựng kế hoạch và kịch bản tổ chức gala dinner chi tiết, đảm bảo không bỏ sót bất cứ hạng mục nào.
- Double check tất cả hạng mục trước khi chạy chương trình bao gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, backdrop, banner, các ấn phẩm khác.
- Triển khai sắp xếp nhân sự chạy chương trình rõ ràng, phân công nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu rõ và kiểm soát được nhiệm vụ của mình.
- Lựa chọn MC phù hợp với chương trình, MC phải hiểu rõ thông điệp, hiểu rõ mục đích và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải qua gala dinner. Ngoài ra, cần chuẩn bị kịch bản MC chi tiết, cẩn thận.
- Chuẩn bị các bài diễn văn, phát biểu ngắn gọn để tránh gây nhàm chán cho buổi tiệc.
- Dự trù kinh phí tổ chức rõ ràng, luôn có hạng mục chi phí phát sinh.
Cần chạy thử chương trình trước khi diễn ra để kịp thời xử lý những thiếu sót
Các loại chi phí cần quan tâm khi tổ chức gala dinner
Để có sự chuẩn bị chu toàn nhất, dưới đây là những hạng mục chi phí tổ chức gala dinner chính mà bạn cần nắm rõ.
- Chi phí thực đơn chiêu đãi trong tiệc: Là khoản phí cần chi trả cho đồ ăn, thức uống và nhân sự phục vụ trong tiệc. Chi phí này nhiều hay ít sẽ phụ thuộc vào quy mô, ý tưởng chương trình và số lượng khách mời tham dự gala dinner.
- Chi phí tổ chức: Chi phí tổ chức chương trình gala dinner sẽ bao gồm các khoản phí phải chi trả cho các phần cứng (âm thanh, ánh sáng, sân khấu, không gian, bàn, ghế, quà tặng, tiết mục trình diễn,…) và phần nhân sự (MC, PG, lễ tân, ca sĩ, nhân sự tổ chức, nhân sự kỹ thuật,…).
- Chi phí thuê địa điểm tổ chức gala dinner: Thông thường theo kinh nghiệm tổ chức gala dinner, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn nhà hàng, khách sạn, khu du lịch, trung tâm hội nghị trong nhà hoặc ngoài trời. Chi phí thuê không gian tổ chức cũng chiếm một phần khá lớn trong tổng ngân sách và cần được cân nhắc kỹ lưỡng.
Địa điểm là hạng mục quan trọng và chiến phần lớn chi phí tổ chức
Làm thế nào để tổ chức gala dinner thành công và chuyên nghiệp?
Thực tế, rất ít doanh nghiệp tự tổ chức thành công gala dinner. Bởi không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có kinh nghiệm tổ chức gala dinner. Do vậy, hầu hết doanh nghiệp lớn nhỏ đều lựa chọn thuê đơn vị tổ chức gala dinner trọn gói.
Nên tham khảo kỹ lưỡng để quyết định lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín và báo giá hợp lý. Bạch Phong Event sẽ là gợi ý tuyệt vời dành cho bạn!
- Với đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nói chung và có kinh nghiệm tổ chức gala dinner nói riêng.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị được lựa chọn hiện đại để cung cấp đến khách hàng.
- Đặc biệt Bạch Phong Event sẵn sàng tư vấn tận tâm mọi lúc mọi nơi, giải tỏa những băn khoăn và luôn đặt sự hài lòng của khách hàng làm cốt lõi.
Đội ngũ Bạch Phong Event chuyên nghiệp, tận lâm và tỉ mỉ
Bạch Phong Event tự tin là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:
Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media
- Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
- Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
- Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
- Website: www.bachphongevent.vn
- Email: [email protected]
Bạch Phong Event là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ
Hy vọng với những chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức gala dinner trên đây có thể giúp bạn chuẩn bị tốt cho chương trình của doanh nghiệp mình. Tưởng chừng đơn giản nhưng trong quá trình tổ chức sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề, đòi hỏi doanh nghiệp phải thật kỹ lưỡng ở từng khâu, từng hạng mục. Nếu vẫn còn băn khoăn hay cần thuê đơn vị tổ chức gala dinner, đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event nhé!
