Cách tổ chức gala dinner đơn giản và thành công ít ai biết

Gala dinner là hình thức tổ chức sự kiện kỷ niệm, giải trí được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Bên cạnh đó nó còn mang nhiều ý nghĩa đối với mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Do vậy, khẩu tổ chức rất được chú trọng. Vậy cách tổ chức gala dinner thế nào vừa đơn giản, vừa thành công bạn đã biết chưa? Cần lưu ý những gì và đâu là yếu tố làm nên thành công của chương trình? Tất cả sẽ được chia sẻ ngay dưới đây, cùng tìm hiểu nhé!

3 yếu tố làm nên thành công của chương trình gala dinner

Khi kết thúc bất cứ chương trình gì, doanh nghiệp đều mong muốn sự kiện đó thành công và đã ghi dấu được nhiều ấn tượng trong lòng khách mời. Muốn vậy cần có sự tìm hiểu kỹ lưỡng và chuẩn bị chu toàn ở khâu tổ chức. Đặc biệt, bạn phải thực sự hiểu được những yếu tố quan trọng nào sẽ ảnh hưởng và quyết định thành công của chương trình gala dinner. Những yếu tố ấy gồm:

• Ý tưởng gala dinner độc đáo: Ý tưởng tổ chức là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình, quyết định chương trình có thành công hay không. Bởi ý tưởng quá nhàm chán, đơn giản sẽ khiến chương trình tẻ nhạt và không thu hút, không có điểm nhấn. Ý tưởng cần được xác định rõ ràng và xoay quanh mục đích gala dinner trước khi bắt đầu các khâu chuẩn bị tổ chức. Điều này giúp công tác triển khai thực hiện được suôn sẻ, đúng trọng tâm hơn.
• Chủ đề tổ chức ý nghĩa: Khách mời sẽ thực sự ấn tượng nếu chương trình gala dinner mang đến những phút giây ý nghĩa, những cảm xúc khó quên, đó cũng chính là thành công là sự kiện hướng đến. Chính vì vậy, bên cạnh ý tưởng thì việc lựa chọn chủ đề thế nào để thể hiện được trọn vẹn ý tưởng đó và để bữa tiệc trở nên ý nghĩa cũng cần được chú trọng.
• Nội dung chương trình và các tiết mục hấp dẫn: Nội dung và các tiết mục trong chương trình gala dinner được thể hiện ở kịch bản chi tiết, được xem là xương sống làm nên thành công của sự kiện. Nội dung cần sáng tạo, tiết mục phải hấp dẫn mới thu hút được sự quan tâm chú ý và để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời.

Ý tưởng càng sáng tạo, mới lạ, chương trình càng thành công

Hướng dẫn cách tổ chức gala dinner với các bước đơn giản

Nếu bạn đang băn khoăn chưa biết nên bắt đầu chuẩn bị tổ chức gala dinner từ đâu, vậy hãy bỏ túi ngay quy trình các bước đơn giản được chia sẻ dưới đây!

Bước 1: Lựa chọn địa điểm tổ chức gala dinner

Nếu chưa biết cách tổ chức gala dinner vậy điều đầu tiên bạn cần làm là bắt tay vào tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức. Địa điểm sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố sao cho phù hợp như hình thức và quy mô, mục đích tổ chức buổi tiệc,… 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời tùy thuộc vào nhu cầu và ý tưởng chương trình. Địa điểm tổ chức trong nhà thường là các nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị. Địa điểm ngoài trời có thể kể đến như bãi biển, khu du lịch, nhà hàng sân vườn, khu vực ngoài trời của các khách sạn, nhà hàng đẳng cấp.

Địa điểm tổ chức gala dinner có thể trong nhà hoặc ngoài trời

Bước 2: Lựa chọn thời gian tổ chức gala dinner

Bên cạnh địa điểm thì thời gian tổ chức cũng rất quan trọng. Cần lựa chọn thời gian phù hợp với mục đích của gala dinner. Ví dụ gala dinner tất niên thì tổ chức vào dịp cuối năm, gala dinner tân niên sẽ tổ chức vào đầu năm.

Bước 3: Lên danh sách khách mời tham dự gala dinner

Khách mời là yếu tố quan trọng và sẽ quyết định đến nhiều yếu tố khách như thời gian, địa điểm, quy mô tổ chức và quà tặng, thiệp mời,… Một trong những việc cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tổ chức gala dinner chính là lên danh sách khách mời đầy đủ.

Sau khi chốt được danh sách khách mời, doanh nghiệp sẽ lựa chọn những hình thức gửi thư mời phù hợp (gửi email, tin nhắn hay gửi thư trực tiếp,…). Thông thường phải gửi thiệp càng sớm càng tốt để khách mời có thời gian chuẩn bị và xác nhận tham dự.

Khách mời tham dự gala dinner thường có cả khách hàng, đối tác thân thiết

Bước 4: Xây dựng ý tưởng và chủ đề cho chương trình gala dinner

Để xây dựng được một kịch bản độc đáo cho gala dinner, bạn cần xác định ý tưởng và chủ đề tổ chức. Ý tưởng càng sáng tạo, chủ để càng ý nghĩa sẽ càng thu hút được nhiều sự quan tâm và để lại nhiều ấn tượng trong lòng khách mời. Lưu ý khi lựa chọn ý tưởng và chủ đề cũng cần phù hợp với mục đích, ý nghĩa sự kiện mà doanh nghiệp mong muốn hướng đến.

Bước 5: Xây dựng nội dung chương trình độc đáo và hấp dẫn

Sau khi xác định được ý tưởng và chủ để, cần bắt tay vào xây dựng một kịch bản chương trình ấn tượng, hấp dẫn, xoay quanh và thể hiện được ý tưởng, chủ đề đã chọn. Nội dung chương trình gala dinner thông thường sẽ gồm các phần khai mạc, phát biểu, khai tiệc, tri ân kết hợp cùng các trò chơi, tiết mục biểu diễn hấp dẫn để mang đến không khí sôi nổi, thú vị cho bữa tiệc.

Lựa chọn các tiết mục trình diễn đặc sắc để thu hút được sự chú ý của khách mời

Bước 6: Xây dựng kịch bản chương trình tổng quan và chi tiết

Sau khi đã xây dựng được ý tưởng nội dung cho chương trình, tiếp theo bạn cần một kịch bản chi tiết, thể hiện và làm rõ các nội dung ấy. Cần sắp xếp các tiết mục với khung thời gian, thời lượng phù hợp, phân công rõ nhân sự từ ban đầu. Điều này giúp tránh được những nhầm lẫn và giúp ban tổ chức dễ dàng kiểm soát toàn bộ sự kiện.

Bước 7: Lựa chọn thực đơn tiệc cho gala dinner

Bản chất của gala dinner là một bữa tiệc tối, vì vậy chắc chắn không thể thiếu phần thực đơn tiệc. Đối với thực đơn tiệc, bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong hai hình thức là tiệc bàn tròn truyền thống hoặc tiệc buffet. 

Tuy nhiên với hình thức nào thì cũng cần lựa chọn thực đơn phù hợp với ngân sách, với số lượng khách mời để tránh lãng phí và nhất định phải đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Nên ưu tiên lựa chọn những món ăn đơn giản, phù hợp mọi khẩu vị hoặc có thể tham khảo sở thích của khách mời trước khi quyết định lựa chọn món ăn và thức uống trong tiệc.

Thực đơn gala dinner cần lựa chọn kỹ lưỡng và phù hợp với khách mời

Trên đây là tất tần tật thông tin chia sẻ về cách tổ chức gala dinner có thể bạn sẽ cần. Với những bước thực hiện đơn giản nhưng cũng cần có sự tìm hiểu kỹ lưỡng và chuẩn bị chu đáo. Bởi những rủi ro không ngờ đến có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nếu lựa chọn thuê đơn vị tổ chức gala dinner trọn gói, bạn sẽ không cần quá băn khoăn ở khâu chuẩn bị.

Nếu cần thuê đơn vị tổ chức gala dinner hay cần tư vấn thêm về cách tổ chức gala dinner, đừng ngại liên hệ với Bạch Phong Event nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]