05 Yếu tố quyết định chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm 

Bạn đang lo lắng không biết chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm hết khoảng bao nhiêu? Bao gồm những chi phí nào? Bài viết của chúng tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này một cách chi tiết nhất. 

05 Yếu tố quyết định chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm 

05 Yếu tố quyết định chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Những yếu tố quyết định chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm có thể dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng, thậm chí hàng trăm triệu đồng tùy thuộc vào quy mô, tính chất, và địa điểm tổ chức sự kiện.

Quy mô sự kiện 

Đây là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Quy mô sự kiện được xác định dựa trên số lượng khách mời tham dự. Các sự kiện có quy mô lớn thường có số lượng khách mời đông, địa điểm tổ chức rộng rãi, và các hoạt động, dịch vụ đi kèm phức tạp hơn.

Các quy mô sự kiện ra mắt sản phẩm thường được chia thành:

  • Sự kiện quy mô nhỏ: Số lượng khách mời dưới 100 người.
  • Sự kiện quy mô vừa: Số lượng khách mời từ 100 đến 500 người.
  • Sự kiện quy mô lớn: Số lượng khách mời trên 500 người.

Địa điểm tổ chức

Tuỳ thuộc vào địa điểm tổ chức sự kiện mà chi phí thuê địa điểm cũng sẽ có sự chênh lệch lớn. 

  • Trung tâm hội nghị, hội thảo: Đây là loại địa điểm phổ biến nhất để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Trung tâm hội nghị, hội thảo thường có diện tích rộng, trang thiết bị hiện đại, và đáp ứng được các yêu cầu về an ninh, an toàn.
  • Nhà hàng, khách sạn: Nhà hàng, khách sạn cũng là một lựa chọn phổ biến để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Nhà hàng, khách sạn thường có không gian sang trọng, ấm cúng, và có thể cung cấp các dịch vụ ăn uống, lưu trú tiện lợi.
  • Khu vực ngoài trời: Khu vực ngoài trời cũng có thể là một lựa chọn thú vị để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Khu vực ngoài trời thường có không gian thoáng mát, gần gũi với thiên nhiên, và tạo cảm giác thoải mái cho khách mời.

Ngoài ra, chi phí thuê địa điểm cũng sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố sau:

  • Vị trí địa lý: Địa điểm tổ chức ở trung tâm thành phố thường có chi phí cao hơn địa điểm tổ chức ở ngoại thành.
  • Thời gian tổ chức: Thời gian tổ chức vào cuối tuần hoặc dịp lễ, tết thường có chi phí cao hơn thời gian tổ chức vào các ngày trong tuần.
  • Diện tích địa điểm: Địa điểm có diện tích lớn thường có chi phí cao hơn địa điểm có diện tích nhỏ.
  • Trang thiết bị, dịch vụ đi kèm: Địa điểm có trang thiết bị, dịch vụ đi kèm hiện đại thường có chi phí cao hơn địa điểm có trang thiết bị, dịch vụ đi kèm đơn giản.

Chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự là một khoản chi phí đáng kể trong tổng chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Chi phí nhân sự bao gồm chi phí thuê MC, ca sĩ, vũ công, diễn viên, nhân viên phục vụ, bảo vệ…vv.

Những yếu tố quyết định chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Những yếu tố quyết định chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Chi phí này có thể cao hoặc thấp phụ thuộc vào:

  • Trình độ, kinh nghiệm của các nhân sự,
  • Số lượng nhân sự;
  • Thời gian làm việc.

>>> Xem thêm: Báo giá cho thuê nhân sự sự kiện chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Chi phí dịch vụ đi kèm

Đây là khoản chi phí không thể thiếu. Khoản chi phí này được chi cho các dịch vụ sau:

  • Âm thanh, ánh sáng: Âm thanh, ánh sáng giúp tạo nên không khí sôi động và hấp dẫn cho sự kiện. 
  • Trang trí: Trang trí giúp tạo nên không gian ấn tượng và bắt mắt cho sự kiện.
  • Catering: Catering cung cấp đồ ăn, thức uống cho khách mời.
  • In ấn, thiết kế: In ấn, thiết kế bao gồm các ấn phẩm như thiệp mời, banner, backdrop,… 

Chi phí truyền thông, marketing

Chi phí truyền thông, marketing bao gồm chi phí cho các hoạt động quảng bá, truyền thông sản phẩm đến khách hàng mục tiêu.

Chi phí truyền thông, marketing sẽ phụ thuộc vào các yếu tố sau:

  • Mục tiêu truyền thông: Mục tiêu truyền thông càng cao thì chi phí truyền thông, marketing càng cao.
  • Đối tượng khách hàng mục tiêu: Đối tượng khách hàng mục tiêu càng rộng thì chi phí truyền thông, marketing càng cao.
  • Kênh truyền thông: Kênh truyền thông càng hiệu quả thì chi phí truyền thông, marketing càng cao.

Chi phí ước tính cho sự kiện ra mắt sản phẩm

Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng ước tính chi phí dưới đây để có cái nhìn tổng quan về chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm dựa trên quy mô sự kiện:

Bảng giá chi phí sự kiện ra mắt sản phẩm  Quy mô nhỏ

(<100 người)

Quy mô trung bình 

(100 – 500 người)

Quy mô lớn

(>500 người)

Chi phí thuê địa điểm 10 – 20 triệu đồng 30 – 50 triệu đồng > 50 triệu đồng
Chi phí các hoạt động đi kèm 30 – 70 triệu đồng 70 – 150 triệu đồng > 200 triệu đồng
Chi phí nhân sự  10 – 15 triệu đồng 20 – 40 triệu đồng > 50 triệu đồng
Chi phí truyền thông, marketing 5 -10 triệu đồng 20 – 50 triệu đồng > 50 triệu đồng
Chi phí khác 10 triệu đồng 20 triệu đồng 50 triệu đồng
Tổng 70 – 120 triệu đồng 200 triệu đồng > 300 triệu đồng

>>> Xem thêm: Cách Tính Toán Chi Phí Thuê Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Tiết Kiệm Nhất

Những lưu ý để tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Những lưu ý để tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Những lưu ý để tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

  • Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp: Doanh nghiệp nên lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện vào các ngày trong tuần hoặc ở ngoại thành để tiết kiệm chi phí.
  • Lựa chọn các dịch vụ, sản phẩm giá rẻ: Doanh nghiệp nên tham khảo giá cả của các dịch vụ, sản phẩm trước khi lựa chọn để tiết kiệm chi phí.
  • Tự tổ chức sự kiện: Doanh nghiệp có thể tự tổ chức sự kiện để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, việc tự tổ chức sự kiện sẽ mang lại rủi ro cao. Vì thế, cách tốt nhất doanh nghiệp nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Doanh nghiệp có thể tham khảo các gói dịch vụ của Bạch Phong Event. Bạch Phong Event có đa dạng các gói dịch vụ phù hợp với yêu cầu và hầu hết ngân sách của các doanh nghiệp.

Ngoài ra, để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cũng cần lập kế hoạch chi tiết và dự trù chi phí hợp lý là rất quan trọng để đảm bảo sự kiện ra mắt sản phẩm được tổ chức thành công và tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố nêu trên để lập kế hoạch chi phí phù hợp với quy mô, tính chất, và ngân sách của mình.

>>> Xem thêm: Top 8 các công ty tổ chức sự kiện lớn và uy tín tại TP.HCM

Tạm kết

Chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, 5 yếu tố được đề cập trong bài viết này là những yếu tố chính quyết định đến chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Hy vọng bài viết này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí tổ chức sự kiện. 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website:www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

 

Tin Tức Khác

1
Bạn cần hỗ trợ?