Tất tần tật chi phí tổ chức sự kiện có thể bạn chưa biết

Việc cân đối chi phí tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp tổ chức được sự kiện thành công và giảm thiểu những vấn đề về ngân sách. Vậy để cân đối chi phí hợp lý, tiết kiệm tối đa ngân sách tổ chức cần hiểu rõ về những khoản phí cần chi trong sự kiện. Cùng Bạch Phong Event điểm qua 8 loại chi phí cơ bản và cách tối ưu chi phí tổ chức sự kiện ngay trong bài viết dưới đây!

8 loại chi phí tổ chức sự kiện cơ bản nhất

Dưới đây là 8 loại chi phí cơ bản mà mọi doanh nghiệp đều cần chi để có được chương trình như ý!

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Chi phí đầu tiên trong số các chi phí tổ chức sự kiện là chi phí cho địa điểm tổ chức. Tùy theo quy mô và số lượng người tham dự để lựa chọn địa điểm phù hợp. Ngoại trừ các sự kiện nội bộ, tận dụng được không gian cá nhân hoặc tập thể mà không bị phát sinh chi phí thì hầu hết các doanh nghiệp phải lựa chọn địa điểm để tổ chức các chương trình, event,… và sẽ tốn một khoản chi phí khá lớn. 

Thuê địa điểm tổ chức thường chiếm một khoảng phí lớn trong ngân sách tổng

Thuê địa điểm tổ chức thường chiếm một khoảng phí lớn trong ngân sách tổng

Việc lựa chọn địa điểm thuê ban đầu sẽ phát sinh chi phí đặt cọc. Ngoài ra sẽ có thể có phát sinh các chi phí tổ chức sự kiện liên quan đến địa điểm khác như: phí an ninh, phí cho bãi đỗ xe hoặc phí dịch vụ,… Đôi khi vị trí được lựa chọn là một nơi khá “hot” được nhiều người quan tâm hoặc thời điểm tổ chức sự kiện là thời điểm nóng như dịp cuối năm thì chi phí thuê địa điểm có thể cao hơn bình thường. 

2. Chi phí thuê trang thiết bị

Việc lên kế hoạch phân bổ chi phí tổ chức cho khoản mục này cần chi tiết và cụ thể nhất, vì sẽ có những thiết bị khi thuê sẽ tốn một khoản chi phí khá lớn. Thiết bị được chuẩn bị cho các chương trình  thường sẽ khá nhiều, chủ yếu là các thiết bị về âm thanh, ánh sáng, trang trí,… Người làm sự kiện cần dò soát lại xem thiết bị đó có thực sự cần thiết hay không, tránh gây lãng phí khi có thể sẽ không sử dụng tới. Bên cạnh chi phí thuê thì chi phí vận chuyển thiết bị đến địa điểm cũng là khoản phí mà bạn cần lưu ý.

Chi phí thuê thiết bị là khoản phí cơ bản khi tổ chức sự kiện

Chi phí thuê thiết bị là khoản phí cơ bản khi tổ chức sự kiện

3. Chi phí tiệc trong sự kiện

Chi phí cho phần tiệc trong sự kiện là khoản chi phí tổ chức sự kiện mà hầu hết chương trình nào cũng có. Tùy vào quy mô, hình thức và đối tượng khách mời mà tiệc được chuẩn bị theo các hình thức như buffet hay tea break hoặc có thể là đãi tiệc bàn tròn trong các nhà hàng sang trọng. 

Thường thì khoản chi phí này sẽ chiếm từ 25 – 40% tổng ngân sách của sự kiện. Việc dự trù chi phí sẽ được tính dựa trên số lượng người tham dự, mỗi người sẽ có một mức chỉ tiêu hay còn gọi là budget. 

Chi phí tiệc trong sự kiện là phần không thể thiếu cần dự trù và cân nhắc hợp lý

Chi phí tiệc trong sự kiện là phần không thể thiếu cần dự trù và cân nhắc hợp lý

4. Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện

Nhân sự là thành phần không thể thiếu để tạo nên một sự kiện thành công, ngoài sự hỗ trợ của kỹ thuật, truyền thông,…. Nhân sự chạy chương trình sẽ bao gồm nhân sự kỹ thuật, nội dung, MC, PB-PG, thi công lắp đặt thiết bị,.. 

Nếu doanh nghiệp bạn không phải là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải thuê nhân sự từ một bên thứ 3, khi đó khoản chi phí cho nhân sự sự kiện cũng là phần đáng cân nhắc trong chi phí tổ chức sự kiện.

Nhân sự tổ chức là thành phần quan trọng quyết định thành công của sự kiện

Nhân sự tổ chức là thành phần quan trọng quyết định thành công của sự kiện

5. Chi phí nguyên vật liệu, nhân công

Thông thường việc trang trí, sắp xếp hay xây dựng concept sẽ được chú trọng đối với các sự kiện đề cao sự sáng tạo, đột phá, sự độc đáo,… Thậm chí đơn vị tổ chức sẽ phải chuẩn bị tất cả các nguyên vật liệu để làm đồ trang trí. Khi đó sẽ phát sinh thêm chi phí nhân công để thực hiện, chi phí mua nguyên vật liệu để thực hiện hóa ý tưởng.

Đây cũng là một khoản trong số các chi phí mà không phải ai cũng để ý. Việc dự trù được cả các khoản chi phí như vậy là điều vô cùng tuyệt vời giúp sự kiện thêm phần chỉnh chu và ấn tượng.

6. Chi phí cho các tiết mục biểu diễn

Để điều chỉnh nhịp độ sự kiện và tạo sự thoải mái cho người tham gia, hầu hết các sự kiện hiện nay đều có các tiết mục giải trí. Với các tiết mục giải trí, doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người biểu diễn, diễn giả.

Mức độ đầu tư các tiết mục biểu diễn và nhân sự biểu diễn cũng tùy thuộc vào ngân sách, quy mô chương trình. Tốt nhất nên xem xét kỹ lưỡng để tối ưu được chi phí tổ chức sự kiện.

Chi phí thuê nhân sự biểu diễn cần cân nhắc theo nhu cầu và ngân sách tổng

Chi phí thuê nhân sự biểu diễn cần cân nhắc theo nhu cầu và ngân sách tổng

7. Chi phí quản lý sự kiện

Chi phí quản lý là một hạng mục cần thiết và không thể bỏ qua trong tổ chức sự kiện. Để sự kiện đúng tiến độ, hạn chế tối đa rủi ro cần có 1 vị trí quản lý hoặc một đơn vị chuyên trách. Phí quản lý thường được tính theo đơn vị phần trăm, chiếm từ 3 – 10% trên một chương trình sự kiện. Đây là chi phí để kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. 

8. Chi phí phát sinh dự trù

Những sự cố bất ngờ sẽ luôn rình rập, chẳng có điều gì là hoàn hảo, kể cả với các sự kiện được đầu tư chau chuốt từ đầu tới cuối. Nên việc cần có một khoản chi phí dự trù là điều mà sự kiện nào cũng cần cân nhắc đưa vào danh mục chi phí tổ chức sự kiện. Đương nhiên, chẳng ai mong muốn sẽ có điều tồi tệ gì xảy ra, nhưng khi có sự chuẩn bị, mọi thứ sẽ trở nên chủ động hơn, ngay cả việc xử lý sự cố cũng sẽ dễ dàng hơn. 

Bất kỳ sự kiện nào cũng có thể xảy ra sự cố bất ngờ dẫn đến phát sinh chi phí

Bất kỳ sự kiện nào cũng có thể xảy ra sự cố bất ngờ dẫn đến phát sinh chi phí

Tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện cùng Bạch Phong Event

Trên thực tế, thị trường hiện nay không thiếu những đơn vị cung ứng dịch vụ từ in ấn phục vụ cho khâu trang trí; cho đến thi công sân khấu hay cho thuê hệ thống âm thanh ánh sáng và kể cả khâu tổ chức như Bạch Phong Event.

Tuy nhiên không phải cơ sở nào cũng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất đến với khách hàng. làm mất lòng tin và hơn hết là ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự kiện, đến uy tín doanh nghiệp tổ chức.

Do vậy, để tối ưu được ngân sách, bạn có thể tham khảo những đơn vị tổ chức sự kiện có uy tín, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn như Bạch Phong Event. 

Bạch Phong Event cũng hỗ trợ tư vấn phương án chi phí tổ chức sự kiện hợp lý, tiết kiệm nhất cho khách hàng. Từ đó doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về bức tranh sự kiện, tối ưu chi phí mà vẫn mang lại chương trình thành công như ý.

Trên đây là tất tần tật những khoản chi phí tổ chức sự kiện mà không phải ai cũng nắm hết. Nếu vẫn chưa biết dự trù chi phí như thế nào cho tiết kiệm, tối ưu mà vẫn tổ chức được sự kiện hoàn hảo. Đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event để được tư vấn chi tiết nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

Tin Tức Khác

1
Bạn cần hỗ trợ?