Ekip tổ chức sự kiện gồm những ai và vai trò như thế nào?

Ekip tổ chức sự kiện gồm những ai, nắm giữ vị trí gì và có vai trò như thế nào? Trước khi chúng ta bắt tay vào việc sắp xếp công việc và điều phối nhân sự thực thi đúng nhiệm vụ theo kế hoạch thì cần giải đáp được những băn khoăn trên. Trong bài viết này, Bạch Phong Event sẽ giúp bạn nắm được tất tần tật thông tin liên quan đến ekip tổ chức sự kiện. Cùng theo dõi nhé!

Ekip tổ chức sự kiện là gì?

Ekip tổ chức sự kiện là nhóm người biết cách điều phối mọi hoạt động của sự kiện sao cho các tiết mục nằm trong chương trình diễn ra trôi chảy, đúng với kế hoạch đã thống nhất từ trước. Những thành viên góp mặt trong ekip tổ chức sự kiện thường có chuyên môn, kiến thức và kỹ năng ngoại giao giỏi để cùng nhau đem lại hiệu ứng tốt nhất cho chương trình sự kiện.

Những đối tượng này có thể là nhân viên trong công ty có khả năng thực thi một chương trình hiệu quả, nhân viên trong một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoặc cộng tác viên thuê ngoài.

Tầm quan trọng của việc bố trí ekip tổ chức sự kiện

Ở bất cứ vị trí phân công nào, mỗi nhân sự trong sự kiện đều nắm vai trò rất quan trọng để làm nên một sự kiện hoàn chỉnh. Việc bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện thật sự rất quan trọng để công ty có thể kiểm soát và điều phối mọi hoạt động diễn ra đúng với kế hoạch.

Mọi xuất hiện trong chương trình đều có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ sự kiện. Thế nên, trước khi bắt tay thực hiện một sự kiện thì ekip tổ chức sự kiện cần phải hội họp và lên kế hoạch, phân công chi tiết cho từng bộ phận để tránh những rủi ro có thể diễn ra.

Về phía ban tổ chức, việc bố trí nhân sự trong quy trình tổ chức sự kiện nên dựa trên nhiều tiêu chí và đánh giá khách quan về kinh nghiệm của mỗi nhân sự. Cụ thể:

• Với những nhân viên có nhiều kinh nghiệm và giỏi giải quyết vấn đề thì nên được sắp xếp tại những vị trí quan trọng như sân khấu, bàn điều chỉnh hiệu ứng sự kiện,..,
• Với những nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm thì nên giao những nhiệm vụ mang tính đơn giản, không nên quá cao siêu vì họ khó có thể kiểm soát hết được.

Những vị trí và vai trò trong ekip tổ chức sự kiện

Dưới đây là chia sẻ về vị trí, vai trò của ekip tổ chức sự kiện, đừng bỏ lỡ nhé!

Vị trí điều phối sự kiện – Event Coordinator

Event Coordinator có trách nhiệm điều phối các bộ phận bên dưới hoạt động đúng với nhiệm vụ, là vị trí rất quan trọng trong đội ngũ ekip tổ chức sự kiện. Ngoài ra, khi có sự cố hay tình huống bất ngờ, Event Coordinator cũng là người nắm rõ tình hình và ứng biến, điều phối sự kiện nhanh chóng, kịp thời.

Vị trí điều phối sự kiện thường dành cho những người chịu áp lực tốt, nhanh nhẹn và nhạy bén. Ngoài ra, nhân sự ở vị trí này cũng cần có sự kiên nhẫn, có tầm nhìn bao quát và kỹ năng truyền đạt thông tin tốt.

Vị trí lập kế hoạch tổ chức – Event Planner

Event Planner có thể nói là sự sống còn của một ekip tổ chức sự kiện. Bởi vì họ là nhân sự quan trọng khi quyết định thời gian, địa điểm, logistic, catering và cũng chịu trách nhiệm làm việc với các bộ phận khác trong ekip.

Họ là người thực hiện và đảm bảo những giấy phép cần thiết để nộp cho cơ quan chính quyền. Nhờ có họ, người quản lý có thể hình dung được ý tưởng thực thi sự kiện và điều phối nhân sự như thế nào để phù hợp nhất có thể.

Vị trí quản lý dịch vụ khách hàng – Client Service Event Manager

Client Service Event Manager là vị trí không kém sự quan trọng, có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề của khách hàng, đảm bảo sự hài lòng của họ đạt ở mức trung bình đến tốt nhất. Client Service Event Manager cần biết cách giải quyết những phản hồi tiêu cực sao cho không để lại hiệu ứng ảnh hưởng nghiêm trọng sau sự kiện. 

Vị trí quản lý sự kiện – Event Manager

Vị trí quản lý sự kiện hay Event Manager có vai trò linh hoạt, là người làm việc thường xuyên với các bộ phận để chương trình được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp nhất. Có thể phụ trách cả phần chỉnh sửa kịch bản khi cần thiết. Các vị trí khác trong ekip tổ chức sự kiện nếu cần được giải quyết vấn đề trong quá trình tổ chức cũng có thể liên hệ trực tiếp với Event Manager.

Vị trí hỗ trợ sự kiện – Event Executive

Event Executive không có nhiều yêu cầu về mặt chuyên môn nhưng bù lại cần phải giỏi lắng nghe và “nhảy số” nhanh. Tuy trọng trách không quá nặng nề nhưng nếu ekip tổ chức sự kiện thiếu đi vị trí này sẽ có thể khiến các khâu thực hiện gặp trục trặc do không đủ nhân lực. 

Để đảm bảo các khâu công việc đều đáp ứng tốt mục đích chung, người quản lý sự kiện nên có sự phân công nhiệm vụ, chức năng rõ ràng cho từng nhân sự giữ vị trí hỗ trợ sự kiện.

Vị trí đạo diễn sự kiện – Director

Director là người sẽ quản lý các hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, màn hình LED,… có trong sự kiện thật ấn tượng. Director còn đảm nhiệm việc thống kế ngân sách và quản lý sản xuất giữa các bộ phận thiết kế. Vai trò của Director hay đạo diện sự kiện chính là đảm bảo những ý tưởng ban đầu, kế hoạch chương trình được diễn ra xuyên suốt và theo đúng kịch bản final.

Vị trí quản lý Marketing/ Quảng bá sự kiện – Marketing/ Publicity Manager

Quản lý Marketing là vị trí đảm nhiệm vai trò như một nhân viên hỗ trợ sự kiện. Họ là những người sẽ có mặt trong sự kiện để ghi chép và bắt lại những khoảnh khắc đắt giá sau đó đưa ra những ý tưởng truyền thông để mang đến hiệu quả truyền thông tốt nhất, gây tiếng vang tốt nhất cho doanh nghiệp.

Như vậy, bài viết trên đã điểm qua tất tần tật những vị trí nhân sự không thể thiếu trong ekip tổ chức sự kiện. Đồng thời qua đó cũng giúp bạn hiểu rõ ekip tổ chức sự kiện là gì, tầm quan trọng của việc bố trí ekip tổ chức sự kiện. Hy vọng, bạn đã có cái nhìn tổng quan nhất và căn cứ vào quy mô của sự kiện mà bố trí, sắp xếp nhân sự với số lượng, vai trò, vị trí phù hợp nhất. 

Nếu cần tư vấn thêm các vấn đề liên quan đến ekip tổ chức sự kiện hay cần tìm đơn vị tổ chức sự kiện có ekip chuyên nghiệp, tận tâm. Đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event bạn nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]