Lý do và kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành lập công ty ít ai biết

Sự kiện thành lập công ty là một trong những sự kiện lớn được mọi doanh nghiệp lớn nhỏ quan tâm, đầu tư tổ chức. Vậy lý do tại sao cần tổ chức sự kiện thành lập công ty bạn đã biết chưa? Làm thế nào để tự tổ chức được sự kiện thành lập công ty như ý khi không có chuyên môn, nghiệp vụ? Đừng bỏ lỡ những chia sẻ hữu ích trong bài viết này!

Lý do cần tổ chức sự kiện thành lập công ty

Không đơn thuần là bữa tiệc cùng nâng ly chúc mừng kỷ niệm, chúc mừng sinh nhật công ty mà hơn thế, sự kiện thành lập công ty còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Cụ thể:

• Là cơ hội để thiết lập mối quan hệ với đối tác, khách hàng và nhà đầu tư: Thông qua việc giao lưu, trò chuyện giúp các mối quan hệ càng được thắt chặt, tạo thuận lợi cho việc kinh doanh trong tương lai.
• Là dịp để tri ân, gửi lời cảm ơn đến đội ngũ nhân viên công ty vì những cống hiến, đóng góp suốt chặng đường thành lập. Từ đó thêm gắn kết, động viên tinh thần, mang đến một tập thể gắn kết giúp công ty càng lớn mạnh hơn trong chặng đường tiếp theo.
• Là cơ hội để thực hiện chiến lược Truyền thông – Marketing, quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng tiềm năng. Những hình ảnh, video về sự kiện thành lập công ty sẽ lan tỏa trên mạng xã hội, điều này cũng mang lại hiệu quả truyền thông nhất định cho doanh nghiệp.
• Là sự kiện khẳng định sức mạnh bền vững của doanh nghiệp, khẳng định thương hiệu trước công chúng. Giúp nâng tầm uy tín, sự chuyên nghiệp của công ty với khách hàng, đối tác.

Tổ chức sự kiện thành lập mang nhiều ý đối với doanh nghiệp

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành lập công ty trọn vẹn

Dưới đây là những chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành lập công ty ít ai biết. Bỏ túi ngay nhé!

Thực hiện đầy đủ quy trình tổ chức sự kiện thành lập công ty

Dưới đây là quy trình đầy đủ để tổ chức sự kiện thành lập công ty. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, vậy hãy từng bước thực hiện theo quy trình này nhé!

Bước 1 – Lên ý tưởng và xây dựng chủ đề cho sự kiện thành lập công ty: Một chủ đề thống nhất xuyên suốt sẽ giúp bữa tiệc càng thêm ấn tượng, độc đáo và đáng nhớ. Thông thường, việc lựa chọn chủ đề sẽ được căn cứ vào đặc thù lĩnh vực kinh doanh hay sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Bước 2 – Lên danh sách khách mời tham dự: Hãy xác định sẽ có những ai tham dự sự kiện thành lập công ty của bạn, từ đó lên danh sách và gửi thư mời để tránh tình trạng thiếu sót. Đồng thời việc lên danh sách giúp bạn hình dung được quy mô sự kiện, giúp các bước chuẩn bị đón tiếp được chu toàn nhất. Thông thường, khách mời là các doanh nghiệp, đối tác, khách hàng thân thiết và toàn thể nhân viên công ty.

Khách mời tham dự sự kiện thành lập công ty gồm những thành phần quen thuộc

Bước 3 – Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện thành lập công ty: Chú ý lựa chọn thời gian tổ chức thích hợp, đảm bảo khách mời có thể đến tham dự. Đồng thời, địa điểm tổ chức cũng cần căn cứ vào số lượng khách mời, quy mô sự kiện và ý tưởng tổ chức để có lựa chọn phù hợp nhất.

Bước 4 – Dự trù kinh phí tổ chức: Kinh phí là hạng mục quan trọng không thể thiếu khi tổ chức sự kiện thành lập công ty. Cần tính toán chi tiết các chi tiêu và phân bổ chi phí hợp lý, tránh tình trạng lãng phí hay phát sinh nhiều chi phí khác.

Bước 5 – Lên các thiết kế, ấn phẩm và tiến hành in ấn: Dựa vào chủ đề của sự kiện để thiết kế các ấn phẩm hình ảnh giúp lan tỏa được thông điệp và chủ đề, thu hút sự quan tâm, chú ý của khách mời và mang lại hiệu quả truyền thông mạnh mẽ.

Bước 6 – Xây dựng chi tiết kịch bản chương trình: Để chương trình diễn ra suôn sẻ như ý muốn bạn cần xây dựng một kịch bản chi tiết, để hình dung được gồm có những tiết mục, nội dung nào? Thứ tự diễn ra như thế nào? Phương án back up cho những rủi ro bất ngờ xảy đến? 

Kịch bản chi tiết giúp hình dung những tiết mục sẽ diễn ra trong sự kiện

Bước 7 – Lựa chọn thiết bị và nhân sự tổ chức sự kiện thành lập công ty: Nhân sự và thiết bị là yếu tố không thể thiếu làm nên thành công của sự kiện. Cần liệt kê tất cả những thiết bị âm thanh, ánh sáng cần thiết, những vị trí nhân sự quan trọng (MC, điều phối, an ninh, kỹ thuật,…) Để tiến hành thuê mướn và phân công rõ ràng, hợp lý.

Bước 8 – Chuẩn bị phần thưởng, quà tặng: Dựa vào ngân sách và quy mô sự kiện để chuẩn bị những phần quà hấp dẫn, mang ý nghĩa và mang màu sắc kỷ niệm của công ty. Bao gồm quà tặng những cá nhân, tập thể xuất sắc, quà tặng khách hàng, đối tác,…

Bước 9 – Tổng duyệt chương trình: Để kiểm tra và kịp thời giải quyết những vấn đề trước khi sự kiện chính thức diễn ra, sẽ không thể thiếu buổi tổng duyệt, chạy thử chương trình.

Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện thành lập công ty chuyên nghiệp

Đối với những doanh nghiệp không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện sẽ rất khó khăn ở các khâu chuẩn bị tổ chức, không biết bắt đầu từ đâu. Thông thường, các doanh nghiệp như vậy sẽ lựa chọn thuê đơn vị tổ chức chuyên nghiệp bên ngoài.

Đội ngũ Bạch Phong Event chuyên nghiệp, sáng tạo, tận tâm, nhiệt huyết

Bạch Phong Event – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, trọn gói sẽ là gợi ý tuyệt vời dành cho doanh nghiệp bạn. Với đội ngũ nhân sự nhiều kinh nghiệm, tận tâm và nhiệt huyết, đặt sự hài lòng và lợi ích của khách hàng lên trên. Bạch Phong tự tin là đơn vị hàng đầu mang đến cho bạn sự kiện thành lập công ty hoành tráng, ý nghĩa theo yêu cầu.

Như vậy, trên đây là tất tần tật lý do và kinh nghiệm để tổ chức sự kiện thành lập công ty. Nói thì dễ nhưng khi thực thi sẽ có nhiều vấn đề phát sinh không lường trước được, vì vậy nếu không có chuyên môn, hãy tìm hiểu kỹ lưỡng để công tác tổ chức được suôn sẻ như mong muốn bạn nhé.

Nếu cần tư vấn về dịch vụ tổ chức sự kiện thành lập công ty hay có bất cứ băn khoăn gì liên quan đến công tác chuẩn bị tổ chức. Đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event bạn nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]