Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Tổ chức lễ khai trương cửa hàng là cơ hội để tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. Tạo thiện cảm và ánh nhìn tích cực đối với thương hiệu mới ra mắt trên thị trường của mình. Chính vì lẽ đó, điều bạn cần làm là có cho mình được mẫu kế hoạch tổ chức lễ khai trương chỉn chu để tạo cảm giác khác biệt với khách hàng. Công ty tổ chức sự kiện Bạch Phong Event gửi đến quý khách vài ý tưởng để tham khảo cho kế hoạch tổ chức lễ khai trương chi tiết. Công ty chỉ cần coi theo đó và thực hiện.

Đặt ra mục tiêu cần đạt

Thông điệp truyền tải

Có thể hiểu thông điệp truyền tải là nội dung, ý nghĩa của chương trình muốn gửi gắm đến người tham dự. Cần lưu ý thông điệp truyền tải của buổi lễ phải đơn giản và dễ hiểu, để các khách hàng mục tiêu có thể hiểu được. Hãy cố gắng truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và xuyên suốt trong sự kiện lễ khai trương.

Đối tượng hướng đến

Khi đã có mục tiêu đồng nghĩa là bạn đã xác định được đối tượng. Trong buổi lễ khai trương các doanh nghiệp muốn hướng đến là ai thông qua việc xây dựng concept cho chương trình. Thông thường, từng nhóm khách hàng có sẽ chung thông tin về độ tuổi, giới tính, hành vi, thói quen và sở thích của họ. Từ đó, bạn sẽ đưa ra một số phương pháp để tiếp cận với các đối tượng khác nhau. Chỉ cần chương trình được nhiều người biết đến, thu hút được nhiều đối tượng khách hàng.

Các việc cần chuẩn bị trước ngày khai trương

Tổ chức buổi lễ khai trương thành công cần lưu ý một số vấn đề sau:

Xây dựng chiến lược marketing, quảng bá thương hiệu

Sử dụng cả hai phương án truyền thông online và offline cho chương trình bằng nhiều hình thức như: Phát tờ rơi, treo banner, biển quảng cáo, hoặc sử dụng các trang mạng để truyền thông (Facebook, zalo, youtube, …). Đây là các phương pháp có thể giúp bạn lan tỏa thông điệp, hình ảnh thương hiệu đến với cộng đồng nhiều hơn.

Chọn ngày tổ chức lễ khai trương

Công ty tổ chức sự kiện Bạch Phong đã chia sẻ với các bạn về các lưu ý khi chọn ngày khai trương ở bài viết trước. Ngày khai trương theo quan niệm được xem là việc rất quan trọng. Cần phải chuẩn bị thật kỹ trước khi tiến hành cúng khai trương. Hãy đảm bảo bạn lựa chọn được ngày đẹp, tốt đảm bảo đáp ứng yếu tố tâm linh vừa mang thuận lợi cho công việc kinh doanh.

Danh sách khách mời

Danh sách khách mời là bước đặc biệt quan trọng không thể thiếu trong mẫu kế hoạch tổ chức khai trương. Một số đối tượng khách mời tham dự như đối tác, người thân, nếu có thể hãy mời nhà báo, hoặc các KOL, mượn tên tuổi của họ để quảng bá thương hiệu của mình rộng khắp. Đây là lý do vì sao bạn cần có danh sách khách mời để có kế hoạch tiếp đón một cách chu đáo nhất.

Ngoài ra doanh nghiệp bạn cũng nên có phương án dự phòng để các khách hàng tiềm năng đến tham dự, chỉ bởi họ bị thu hút bởi chương trình tổ chức lễ khai trương của bạn.

Dự trù chi phí

Việc dự trù chi phí cần được liệt kê chi tiết, đầy đủ nhất để đảm bảo kinh phí luôn nằm ở mức cho phép. Nếu chi phí vượt ngưỡng đề ra, hãy cân nhắc xem cần thay đổi hay giảm thiểu hạng mục không cần thiết nào không.

Checklist các hạng mục

Để có thể tổ chức sự kiện khai trương thành công tốt đẹp. Doanh nghiệp cần có thêm công việc checklist các hạng mục. Để có thể tiến hành kiểm tra và giám sát mọi thứ một cách kịp thời. Đây là một số hạng mục cơ bản cần có cho ngày khai trương như bộ băng khai trương, hệ thống âm thanh, ánh sáng, backdrop, đồ cúng khai trương, … Tất cả đều phải chuẩn bị đầy đủ và quy tụ về địa điểm diễn ra chương trình ít nhất 1 ngày để đảm bảo mọi thứ đều đang đúng tiến độ.

Doanh nghiệp thường sẽ có rất nhiều vấn đề cần chuẩn bị cho chương trình lễ khai trương diễn ra. Vì vậy, nếu bạn đang muốn tìm một đơn vị tổ chức sự kiện, đừng ngần ngại liên hệ với Bạch Phong Event để được hỗ trợ tư vấn và tổ chức sự kiện trọn gói.

Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khai trương – Trước ngày diễn ra sự kiện

Trước ngày tổ chức lễ khai trương

• Thiết kế, in ấn các hạng mục như backdrop, banner, thiệp mời, thư mời, …
• Khảo sát địa điểm và vẽ layout
• Lê danh sách khách mời tham dự
• Gửi thiệp mời điện tử và thiệp mời giấy cho khách mời
• Xin giấy phép tổ chức sự kiện

Quá trình thi công, dàn dựng chương trình

• Khu vực phía ngoài lễ khai trương: Treo cờ phướn, bandroll giới thiệu, thông báo về chương trình
• Khu vực đón khách lễ khai trương: Cổng chào sự kiện, backdrop chụp hình, thảm đỏ, trụ barrier, nhà bạt, bàn lễ tân, …
• Khu vực tổ chức lễ khai trương: Sân khấu, màn hình led, hệ thống âm thanh, ánh sáng, …
• Khu vực tiệc lễ khai trương: Tiệc teabreak hoặc set menu, bàn ghế

Ngày diễn ra sự kiện lễ khai trương

Mâm cúng khai trương

Sau khi chọn được ngày tốt để khai trương, doanh nghiệp cần chuẩn bị những vật phẩm để cúng dâng lên hương án theo tục lệ để mong cầu công việc kinh doanh ngày càng phát triển. Thường thì lễ cúng khai trương sẽ được diễn ra vào buổi sáng.

Các buổi lễ thường sẽ có format chương trình, để đảm bảo tính nhất quán vừa tránh được những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị. Cùng sự kiện Bạch Phong điểm qua một số phần chính thường có trong chương trình tổ chức lễ khai trương:

• Đón khách
• Giới thiệu đại biểu
• Trình diễn lân sư rồng
• Đại diện phát biểu
• Cắt băng khánh thành
• Tiệc
• Tiễn khách

Nhìn chung, các nội dung này đơn giản và dễ thực hiện. Điều quan trọng là cần phải làm cho mọi thứ thật suôn sẻ, chuyên nghiệp và làm nổi bật được nét riêng biệt của doanh nghiệp. Hãy cố làm điều gì đó thật đặc biệt để người tham dự được thoải mái và ghi lại dấu ấn tốt đẹp với khách mời.

Lên kịch bản cho ngày tổ chức lễ khai trương

Đón khách

Đây là khâu khá quan trọng, vì ấn tượng đầu tiên luôn mang đến những ấn tượng tốt đẹp nhất.

• PG đón khách, check-in, cài hoa và hướng dẫn khách mời vào vị trí ngồi.
• Đội lân sư rồng múa đón khách
• Bố trí biển chỉ dẫn bãi đỗ xe, đội ngũ nhận hoa và quà từ khách.
• Cập nhật danh sách khách mời thường xuyên để xem khách mời có đến đủ hay chưa.

Nội dung chương trình tổ chức lễ khai trương

• MC voice off và giới thiệu chương trình
• Ca sĩ, nhóm nhảy biểu diễn văn nghệ
• MC tuyên bố lý do tổ chức sự kiện
• Giới thiệu đại biểu, khách quý, khách mời tham dự
• Trình chiếu video về doanh nghiệp
• Ban lãnh đạo lên phát biểu khai mạc chương trình
• MC mời lãnh đạo và khách mời danh dự tiến lên tiến hành nghi thức cắt băng khánh thành
• Đại biểu khui sâm panh khai tiệc
• Khách mời tham quan khu vực khai trương, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp
• MC mời khách mời đại biểu và khách mời trở về bàn dùng tiệc (nếu có)
• Bế mạc chương trình

Tháo dỡ và thu gọn thiết bị, dọn dẹp vệ sinh khu vực tổ chức

Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khai trương hoàn chỉnh chỉ là bước khởi đầu cho quá trình chuẩn bị tổ chức. Khâu tổ chức quyết định sự kiện có diễn ra thành công tốt đẹp hay không. Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra nếu như bạn không chuyên về lĩnh vực tổ chức sự kiện. Như thời gian không được phân chia hợp lý, ý tưởng thiếu sáng tạo; Chưa đánh đúng vào trọng tâm, bị nhà cung cấp đội giá cao hơn; Nhân sự không đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của sự kiện.

Đó là một số những rủi ro có thể xảy ra trong ngày khai trương. Để đảm bảo cho một chương trình diễn ra thành công tốt đẹp, bạn có thể lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP. HCM.

Bạch Phong Event – Đơn vị tổ chức lễ khai trương hoành tráng, chuyên nghiệp

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bạch Phong Event luôn mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời. Với mong muốn mang đến cho quý khách một buổi lễ khai trương hoành tráng, chuyên nghiệp ứng với quan niệm “đầu xuôi đuôi lọt”.

• Bạch Phong Event sẽ hỗ trợ bạn xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương chi tiết. Đảm bảo nội dung mới lạ, hấp dẫn. Đồng thời yếu tố lồng ghép thông điệp doanh nghiệp một cách tinh tế, khéo léo
• Bạch Phong Event hỗ trợ tổ chức sự kiện trọn gói. Theo sát từ khâu in ấn, trang trí đến setup hệ thống âm thanh, ánh sáng và điều phối chương trình
• Bạch Phong Event cũng cung cấp đội ngũ nhân sự: PG trẻ trung, xinh đẹp với gương mặt sáng, nhiều kinh nghiệm trong việc tiếp đón khách. MC dẫn dắt chương trình hấp dẫn, tạo được ấn tượng tốt đẹp với người tham dự.
• Bạch Phong Event cam kết chất lượng lên hàng đầu. Mức chi phí phù hợp với ngân sách của từng doanh nghiệp.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong
Event | Communication | Media

Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
Hotline: 0909.260.562
Website: www.bachphongevent.vn
Email: [email protected]