Các rủi ro khi tổ chức sự kiện cần lưu ý khi lên kế hoạch

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện lúc nào cũng có thể xảy ra và không lường trước được. Đây là một trong những điều quan trọng phải quan tâm trong giai đoạn lập kế hoạch sự kiện. Bài viết này sẽ liệt kê ra các rủi ro sự kiện để bạn hiểu rõ hơn và đưa ra các kế hoạch ứng phó sao cho hợp lý nhé!

 

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện

Rủi ro về tài chính

Rủi ro về tài chính rất quan trọng trong các rủi ro khi tổ chức sự kiện. Nó sẽ khiến doanh nghiệp/tổ chức mất đi nhiều nguồn tài chính đầu tư. Khiến bạn không có lợi nhuận được kỳ vọng và phải chấp nhận thua lỗ.

Bên tổ chức sự kiện cần phải lập ra chi tiết kế hoạch tài trợ và dự trù kinh phí ở tất cả hạng mục. Và đảm bảo phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp/tổ chức. Tài chính là khía cạnh cần lưu ý đầu tiên trong các rủi ro khi tổ chức sự kiện.

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện cần lưu ý khi lên kế hoạch

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện cần lưu ý khi lên kế hoạch

 

Rủi ro bất định

Trong các rủi ro khi tổ chức sự kiện, rủi ro bất định phát sinh từ những thay đổi khó dự đoán hoặc không thể dự đoán chính xác được. Sau đây là các rủi ro bất định bạn cần đặc biệt lưu ý:

 

Thời tiết

Thời tiết không thể đoán trước được và bạn cũng không thể kiểm soát được nó. Thời tiết xấu nhanh chóng thành một vấn đề lớn nếu không được xử lý đúng cách. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể đánh giá rủi ro đối với sự kiện trong mọi tình huống thời tiết khác nhau. Bạn cần chuẩn bị các phương án dự phòng ứng phó, để không bị hoang mang và rối rắm khi rủi ro xảy ra.

 

Hỏa hoạn

Hỏa hoạn bùng phát là điều không ai có thể tưởng tượng được sẽ xảy ra tại sự kiện của mình. Và nó là một trong các rủi ro khi tổ chức sự kiện mang lại kết quả tàn khốc nhất. Chúng không chỉ phá hoại tài sản mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe, tính mạng nhân viên và tất cả mọi người ở đó.

Hãy thực hiện đánh giá rủi ro đầy đủ về bất kỳ mối nguy hiểm có thể xảy ra dẫn đến hỏa hoạn. Bạn phải đảm bảo có bình chữa cháy và biết cách sử dụng chúng để ngăn chặn các đám cháy nhỏ ban đầu.

 

>>> Tham khảo: Báo giá trọn gói tổ chức sự kiện chi tiết nhất tại Bạch Phong Event

 

Hành vi hung hăng

Loại hành vi này xuất hiện dưới nhiều hình thức, từ một vài đối thủ bất mãn tại một sự kiện hay các mâu thuẫn xảy ra từ người tham dự cũng ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện.

Để đảm bảo bạn có thể giải quyết những tình huống này, bạn có thể áp dụng một số điều sau:

  • Sử dụng sự trợ giúp của chuyên gia để xác định các khu vực rủi ro và hướng dẫn bạn các biện pháp an toàn thích hợp;
  • Đảm bảo rằng bạn có nhiều nhân viên an ninh có mặt tại sự kiện của mình. Họ phải được đào tạo và hiểu biết về các quy trình và kế hoạch an toàn cho sự kiện;
  • Đào tạo một số kỹ năng ứng phó cho nhân viên về những việc cần làm trong một số tình huống nhất định.

 

Thiết bị tổ chức sản xuất

Cho dù bạn đang tổ chức một sự kiện âm nhạc lớn với các sân khấu lớn không tránh được các rủi ro khi tổ chức sự kiện. Bạn cần phải đánh giá thiết bị mang đến địa điểm tổ chức sự kiện và phân tích các mối nguy hiểm liên quan đến nó.

Bất kỳ hệ thống bị lỗi nào cũng có thể bị hỏng và gây thiệt hại cho tài sản hoặc người tham dự. Bao gồm từ việc lắp đặt an toàn điện cho đến xem xét vấn đề ảnh hưởng nếu các rủi ro khi tổ chức sự kiện tác động đến thiết bị. Người tổ chức sự kiện cần phải có chuyên gia giám sát tất cả các thiết bị để tránh xảy ra tai nạn.

 

Quản lý đám đông

Khi tổ chức sự kiện, chắc chắn không tránh khỏi tụ tập đông người. Đây là một trong các rủi ro khi tổ chức sự kiện cần quan tâm. Việc chen chúc nhau sẽ ảnh hưởng đến tiến trình và sự chậm trễ của sự kiện.

Quản lý đám đông

Quản lý đám đông

Một số câu hỏi bạn cần quan tâm như:

  • Bạn đã có bảng chỉ dẫn rõ ràng để giúp quản lý dòng người chưa?
  • Hướng dẫn vào/ra của bạn là gì và chúng trông như thế nào trong các trường hợp khẩn cấp?
  • Liệu có những khu vực có khả năng gây chen lấn đám đông không và bạn có đủ người quản lý để ngăn chặn điều đó?

 

Quản lý giao thông

Quản lý các phương tiện đến hoặc rời sự kiện là một yếu tố quan trọng trong các rủi ro khi tổ chức sự kiện. Bạn cần phải có một đội để điều hướng luồng giao thông hiệu quả để tránh mọi rắc rối.

Bạn cần có hệ thống sắp xếp, biển báo, bãi đậu xe và lối đi dành riêng cho người đi bộ phù hợp để quản lý số lượng lớn phương tiện.

 

Hỗ trợ y tế

Sự kiện có rất nhiều người trong một không gian vì thế tai nạn và thương tích là điều không tránh khỏi. Do đó, bạn nên có kế hoạch rõ ràng để chăm sóc những người tham dự hoặc nhân viên bị thương. Nếu chuẩn bị đầy đủ về chuyên gia y tế được đào tạo và bộ dụng cụ sơ cứu. Bạn có thể giảm đáng kể các rủi ro khi tổ chức sự kiện.

 

An toàn thực phẩm

Hầu hết các công ty đều có trách nhiệm đảm bảo có một số nguồn thực phẩm và đồ uống tại chỗ. Bao gồm việc người tổ chức sự kiện cung cấp đồ ăn hoặc cho phép người bán hàng vào và bán cho người tham dự.

Dù thế nào đi nữa, bạn có trách nhiệm đảm bảo tất cả đồ ăn, thức uống đều đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm và sức khỏe.

An toàn thực phẩm

An toàn thực phẩm

 

An toàn cho nhân viên và tình nguyện viên

Sự an toàn của ekip là cực kỳ quan trọng để giảm thiểu các rủi ro khi tổ chức sự kiện. Bạn nên phân tích từng vai trò cũng như những rủi ro liên quan. Việc này có thể là nâng các thiết bị nặng, sắp xếp những con đường đông đúc hoặc giải quyết đám đông.

Hãy ngồi xuống với team và suy nghĩ về các kịch bản. Bằng cách đó, bạn có thể chuẩn bị cho nhân viên của mình bằng cách đưa ra những hướng dẫn và đào tạo phù hợp. Chính vì thế khi xảy ra tình huống, đội ngũ sẽ biết hướng giải quyết chính xác là như thế nào.

 

>>> Xem thêm: 50+ Slogan tổ chức sự kiện ngắn gọn, độc đáo nhất 2024

 

Tạm kết

Quản lý các rủi ro khi tổ chức sự kiện đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nhìn nhận mọi khía cạnh. Hãy thực hiện chúng ở giai đoạn lập kế hoạch và đảm bảo an toàn chính là ưu tiên hàng đầu. Bằng cách này, bạn có thể xây dựng một chiến lược quản lý rủi ro mạnh mẽ để bảo vệ và phát triển trong các sự kiện sắp tới.

 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

Tin Tức Khác

1
Bạn cần hỗ trợ?