Báo giá tổ chức Gala Dinner đầy đủ và uy tín nhất

Gala dinner là một sự kiện thường được tổ chức vào cuối năm để tổng kết hoạt động trong một năm. Để tổ chức một gala dinner thành công, cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về địa điểm, thời gian, nội dung chương trình và cả chi phí. Bài viết dưới đây cung cấp cho bạn thông tin về báo giá tổ chức Gala Dinner để lập kế hoạch kinh phí cho phù hợp nhé!

Báo giá tổ chức Gala Dinner đầy đủ và uy tín nhất

Báo giá tổ chức Gala Dinner đầy đủ và uy tín nhất

 

Các hạng mục trong báo giá tổ chức Gala Dinner

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức Gala Dinner là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của buổi tiệc. Một địa điểm tổ chức sang trọng, lịch sự sẽ tạo nên ấn tượng tốt cho khách mời và giúp buổi tiệc diễn ra thành công.

Báo giá tổ chức Gala Dinner thuê địa điểm tổ chức gala dinner sẽ được tính theo m2 hoặc theo bàn và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô sự kiện, vị trí và các tiện ích đi kèm,…Doanh nghiệp phải trả hoặc đặt cọc trước để giữ chỗ tại các phòng tiệc ở khách sạn hoặc trung tâm tổ chức sự kiện. Đối với các địa điểm tổ chức Gala Dinner ngoài trời, chi phí thuê thường cao hơn so với các địa điểm trong nhà. Chi phí thuê địa điểm thường chiếm khoảng 20-30% tổng chi phí tổ chức tiệc Gala Dinner.

Khi chọn địa điểm tổ chức gala dinner, bạn cần lưu ý một số yếu tố sau:

  • Vị trí địa lý: Địa điểm tổ chức cần thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời;
  • Quy mô: Cần có đủ diện tích để đáp ứng số lượng khách mời dự kiến;
  • Chất lượng dịch vụ: Một sự kiện Gala Dinner có chất lượng dịch vụ tốt sẽ đảm bảo cho buổi tiệc diễn ra thành công.

 

>>> Xem thêm: Điểm mặt 7 nhà hàng tổ chức tất niên sang trọng tại TP.HCM

 

Chi phí thuê thiết bị âm thanh – ánh sáng

Âm thanh, ánh sáng giúp tạo nên không gian và bầu không khí sang trọng, chuyên nghiệp cho buổi tiệc. Báo giá tổ chức Gala Dinner về hạng mục này chiếm khoảng 10-15% tổng chi phí và tùy thuộc vào quy mô, thiết kế, chất lượng trang thiết bị:

  • Quy mô sự kiện: Kích thước và không gian sẽ ảnh hưởng đến chi phí của các thiêt bị âm thanh – ánh sáng. Không gian càng lớn đòi hỏi thiết bị mạnh mẽ hơn;
  • Công nghệ: Các thiết bị âm thanh – ánh sáng cao cấp như đèn LED, máy chiếu, mixer,… sẽ có chi phí cao hơn;

Bạn cần lưu ý một số yếu tố khi thuê thiết bị âm thanh – ánh sáng:

  • Đơn vị cung cấp cần có kinh nghiệm và sự uy tín trong lĩnh vực tổ chức sự kiện;
  • Trang thiết bị và dịch vụ của đơn vị cung cấp cần đảm bảo chất lượng;
  • Chi phí của đơn vị cung cấp cần phù hợp với ngân sách của bạn.
Báo giá tổ chức Gala Dinner về thiết bị âm thanh - ánh sáng

Báo giá tổ chức Gala Dinner về thiết bị âm thanh – ánh sáng

 

>>> Tham khảo thêm: 04 thiết bị tổ chức sự kiện cần có để event thành công

 

Chi phí trang trí, in ấn

Để bữa tiệc thêm nổi bật thì không thể thiếu phần trang trí và các ấn phẩm thiết kế. Chi phí trang trí, in ấn chiếm khoảng 10% và phụ thuộc vào quy mô, concept của buổi Gala Dinner. Bao gồm:

  • Thiết kế và in backdrop ở khu vực check-in của khách mời;
  • Thiết kế và in standee ở lối ra vào;
  • Thiết kế và in photobooth, hashtag cầm tay để khách mời chụp hình và lan tỏa chủ đề của chương trình;
  • Thiết kế sân khấu.

 

Chi phí ăn uống

Chi phí ăn uống là một trong những hạng mục chi phí quan trọng nhất trong báo giá tổ chức Gala Dinner. Thông thường, chi phí ăn uống được tính theo thực đơn. Một thực đơn phong phú, đa dạng sẽ giúp khách mời có được trải nghiệm ẩm thực thú vị. Thực đơn Gala Dinner bao gồm các món khai vị, món chính, món tráng miệng và đồ uống. 

Chi phí ăn uống chiếm khoảng 40-50% tổng chi phí tổ chức tiệc. Ngoài ra, nếu sự kiện có yêu cầu đặc biệt về thực đơn, dịch vụ phục vụ và trang trí bàn tiệc, thì tỷ lệ này có thể tăng cao, chẳng hạn như:

  • Thực đơn: Các món ăn cao cấp như hải sản, thực phẩm nhập khẩu hoặc món ăn chế biến theo yêu cầu sẽ có giá cao hơn;
  • Dịch vụ phục vụ: Các yêu cầu đặc biệt về chất lượng phục vụ chuyên nghiệp, tận tâm hay bếp trưởng riêng, dịch vụ tư vấn thực đơn sẽ yêu cầu mức giá cao hơn;
  • Trang trí bàn tiệc theo chủ đề: Chi phí sẽ bao gồm các vật phẩm liên quan đến chủ đề, bàn ghế, bộ chén và các tiện nghi khác liên quan đến chủ đề.

Khi chọn thực đơn gala dinner, bạn cần lưu ý một số yếu tố sau:

  • Thực đơn cần phù hợp với chủ đề của buổi tiệc;
  • Các món cần đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và phù hợp với khẩu vị của khách mời;
  • Chi phí cần phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

 

Chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển trong báo giá tổ chức Gala Dinner chiếm 2% tổng chi phí. Bao gồm các dịch vụ:

  • Vận chuyển trang thiết bị, dụng cụ trang trí, đạo cụ;
  • Vận chuyển nhân sự;
  • Vận chuyển khách mời.

Khi sử dụng dịch vụ vận chuyển trọn gói, bạn sẽ được cung cấp trọn gói các dịch vụ vận chuyển, bao gồm: vận chuyển, bốc xếp, đưa đón,…Dịch vụ vận chuyển trọn gói sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và thời gian.

 

Chi phí nhân sự vận hành

Đây là một hạng mục chi phí quan trọng trong báo giá tổ chức Gala Dinner. Chi phí nhân sự vận hành chiếm 2-3% tổng chi phí tổ chức. Khoản phí này sẽ chi trả cho các nhân sự đảm bảo sự kiện theo được tổ chức thành công. Hạng mục này bao gồm:

  • Nhân sự tổ chức sự kiện: Họ là nhân viên tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện như setup sân khấu, trang trí, điều khiển âm thanh – ánh sáng;
  • Nhân sự điều hành: Là người nắm bắt rõ kịch bản và triển khai kế hoạch, công việc cho mọi người. Ngoài ra, họ là người đưa ra các quyết định khi đối mặt với rủi ro phát sinh xuyên suốt bữa tiệc;
  • Người dẫn chương trình: Họ có nhiệm vụ dẫn dắt chương trình, giới thiệu các tiết mục, trò chơi,… nhằm tạo không khí vui tươi, sôi động và giúp buổi tiệc diễn ra thành công;
  • Ca sĩ, vũ đoàn: Những người mang lại không khí sôi động, vui vẻ bằng những bài hát, điệu nhảy phù hợp với bữa tiệc.

 

Chi phí quà tặng

Với buổi Gala Dinner thì không thể thiếu các phần quà dành tặng cho khách hàng, các đối tác quan trọng và cho những cá nhân, tập thể xuất sắc trong năm vừa qua. Khoản phí này sẽ tùy thuộc vào số lượng cá nhân, tổ chức được vinh danh, chất lượng quà tặng và tùy vào ngân sách hiện có, chế độ đãi ngộ của từng doanh nghiệp.

 

Chi phí quảng cáo và truyền thông

Ngoài ý nghĩa mang lại sự gắn kết với nhau, Gala Dinner còn có mục đích quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Có nhiều hoạt động để quảng bá như quay phim, chụp lại những khoảnh khắc đáng nhớ trong bữa tiệc hay quảng cáo trên báo chí, mạng xã hội,…

Thông thường, chi phí quảng cáo trong báo giá tổ chức Gala Dinner dao động từ vài chục triệu đến vài trăm triệu đồng. Tùy thuộc vào quy mô của buổi tiệc và mức độ “chịu chơi” cho các hoạt động của doanh nghiệp.

Báo giá tổ chức Gala Dinner về quảng cáo và truyền thông

Báo giá tổ chức Gala Dinner về quảng cáo và truyền thông

 

Chi phí dự trù

Việc tính toán các chi phí có thể không chính xác tuyệt đối do bạn không lường trước được rủi ro phát sinh đột xuất. Chính vì thế, khi tính toán chi phí tổ chức luôn phải có hạng mục chi phí dự trù để giải quyết các vấn đề xảy ra, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.

 

Cách tiết kiệm chi phí khi tổ chức Gala Dinner

Các báo giá tổ chức Gala Dinner có thể khá cao, vì vậy việc tiết kiệm chi phí là điều mà nhiều đơn vị tổ chức quan tâm. Dưới đây là một số cách tiết kiệm chi phí khi tổ chức Gala Dinner:

  • Lên kế hoạch cụ thể: Bạn cần xác định rõ mục đích, quy mô của sự kiện, thời gian và địa điểm tổ chức, các hạng mục cần thiết,… Sau khi đã có kế hoạch chi tiết, bạn sẽ dễ dàng ước tính được chi phí cần thiết và có những phương án tiết kiệm chi phí phù hợp;
  • Lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp: Đây là hai yếu tố ảnh hưởng lớn đến chi phí tổ chức. Bạn nên lựa chọn thời gian và nơi tổ chức phù hợp để tiết kiệm chi phí. Ví dụ, bạn nên tránh tổ chức Gala Dinner vào các dịp cao điểm như dịp lễ, Tết,… hoặc tại các địa điểm đắc địa;
  • Tìm kiếm các nguồn tài trợ: Việc tìm kiếm các nguồn tài trợ sẽ giúp bạn giảm thiểu chi phí từ ngân sách của công ty;
  • Tiết kiệm chi phí ở các hạng mục nhỏ: Ở hạng mục này, bạn có thể tiết kiệm ở các hạng mục nhỏ như quà tặng, thực đơn,…Ví dụ, bạn có thể lựa chọn quà tặng có giá thành thấp hơn, thực đơn có nhiều món ăn bình dân hơn;
  • Sử dụng các dịch vụ trọn gói: Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức Gala Dinner trọn gói. Việc sử dụng các dịch vụ trọn gói sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn so với việc thuê từng dịch vụ riêng lẻ;
  • Tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín: Tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín sẽ giúp bạn có được mức giá tốt nhất. Bạn nên tham khảo ý kiến của bạn bè, đồng nghiệp hoặc những người đã từng tổ chức Gala Dinner trước đó để tìm được các nhà cung cấp uy tín.

Việc tiết kiệm chi phí khi tổ chức Gala Dinner là điều cần thiết, nhưng bạn cũng cần lưu ý đến chất lượng của sự kiện. Bạn nên đảm bảo rằng sự kiện vẫn diễn ra thành công và mang lại hiệu quả như mong muốn.

 

>>> Xem thêm: Đơn vị cho thuê sân khấu tổ chức sự kiện giá rẻ ở TP. HCM

 

Tạm kết

Bài viết trên đã điểm qua 9 hạng mục chi phí cần có khi tổ chức sự kiện. Các báo giá tổ chức Gala Dinner chỉ mang tính tham khảo, tùy theo tính chất và quy mô của buổi Gala Dinner mà sẽ có nhiều mức chi phí khác nhau.

Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm nhà tổ chức sự kiện uy tín và giá rẻ, vui lòng liên hệ Bạch Phong Event để biết chính xác chi phí qua thông tin liên hệ dưới đây:

 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

Tin Tức Khác

1
Bạn cần hỗ trợ?