Bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng bao gồm những gì?

Hội nghị khách hàng mang ý nghĩa quan trọng nhằm tri ân khách hàng, gia tăng lòng tin, duy trì lòng trung thành đối với doanh nghiệp. Bởi lẽ đó, công tác chuẩn bị và kế hoạch tổ chức cần được thực hiện tỉ mỉ từ sớm. Chương trình muốn thành công nhất định không thể thiếu một bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng hoàn hảo. Vậy bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng được xây dựng như thế nào? Gồm những nội dung gì bạn đã biết chưa? Tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

Mục tiêu tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Phần đầu tiên phải có trong bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng chính là mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt được qua hội nghị. Thông thường, các hội nghị tri ân khách hàng sẽ kết hợp cùng sự kiện ra mắt sản phẩm để vừa tri ân, vừa quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới. Mục tiêu càng rõ ràng thì kế hoạch tổ chức càng dễ dàng và bám sát.

Đối tượng tham dự hội nghị tri ân khách hàng

Nội dung thứ hai phải thể hiện được trong bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng chính là đối tượng khách mời. Khách mời nhiều hay ít, họ là ai? Khách hàng thân thiết hay khách hàng mới tiềm năng? Ngoài khách hàng còn có những ai khác không?… Tất cả những điều này đều giúp doanh nghiệp xác định được quy mô sự kiện và có sự chuẩn bị chu toàn nhất.

Kinh phí tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Kinh phí cũng là điều cần cân nhắc kỹ lưỡng và thể hiện rõ ràng trong bản kế hoạch nội dung tri ân khách hàng. Qua đó giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách, chi tiêu hiệu quả và hợp lý nhất. Phần kinh phí trong bản kế hoạch nên được liệt kê theo từng hạng mục cụ thể như:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức
• Chi phí thuê nhân sự (MC, ca sĩ, vũ đoàn, ban tổ chức,…)
• Chi phí thiết kế, in ấn thư mời, banner, backdrop hay các ấn phẩm khác.
• Chi phí quà tặng
• Chi phí ăn uống
• …..

Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Nội dung tiếp theo cần được thể hiện trong bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng là thời gian và địa điểm nơi sẽ diễn ra hội nghị. Để xác định được thời gian và địa điểm phù hợp bạn cần căn cứ vào đặc điểm của khách mời như: Thời gian làm việc, giới tính, độ tuổi và số lượng khách mời là bao nhiêu, điều họ quan tâm, yêu thích là gì? Cần đặc biệt lưu ý lựa chọn thời gian thuận tiện, địa điểm dễ kiếm, đáp ứng được nhu cầu tổ chức, không gian phù hợp với mục đích và khách mời tham dự.

Ý tưởng tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Tiếp đến, bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng phải nêu lên được ý tưởng mà doanh nghiệp dự định tổ chức. Ý tưởng có thể mới lạ hay quen thuộc tùy vào mức độ sáng tạo của ban tổ chức, tuy nhiên cần thể hiện được các vấn đề:

• Ý nghĩa và thông điệp mà hội nghị mong muốn truyền tải đến khách hàng.
• Giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp được thể hiện rõ trong ý tưởng.
• Những ấn tượng mà doanh nghiệp mong muốn ghi dấu trong lòng khách hàng.

Kế hoạch truyền thông cho hội nghị tri ân khách hàng

Bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng là kế hoạch chung, trong đó cũng bao gồm cả kế hoạch truyền thông cho sự kiện. Làm thế nào để truyền tải được thông tin về sự kiện đến với khách hàng? Làm thế nào để thu hút sự quan tâm, chú ý và hứng thú tham dự? Sau sự kiện phải thực hiện truyền thông như thế nào? Truyền thông qua những kênh nào? Kế hoạch quay phim, chụp hình trong hội nghị như thế nào? Tất cả đều cần thể hiện một cách rõ ràng, đầy đủ nhất.

Quà tặng cho khách hàng trong hội nghị

Đã là hội nghị tri ân chắc chắn không thể thiếu phần tặng quà cho khách hàng. Vậy quà tặng ở đây là gì? Số lượng và quy mô quà tặng như thế nào? Tặng cho những đối tượng khách hàng nào? Đây cũng là nội dung doanh nghiệp phải đưa vào bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng.

Kịch bản chuẩn bị, tổ chức và tổng kết hội nghị tri ân khách hàng

Cuối cùng, phần quan trọng nhất không thể thiếu trong bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng chính là kịch bản chi tiết cho khâu chuẩn bị, tổ chức và tổng kết sự kiện. 

Kịch bản chuẩn bị cho hội nghị

Kịch bản chuẩn bị cho hội nghị sẽ bao gồm nhiều công tác, trong đó thể hiện chi tiết sẽ làm gì. Một số công tác cơ bản như:

• Phân công nhiệm vụ cho nhân sự tổ chức: Nhân sự tổ chức sẽ được chia thành nhiều nhóm như nhóm đối ngoại, nhóm hậu cần, nhóm lễ tân, nhóm nội dung, truyền thông, an ninh,… Mỗi nhóm sẽ có những nhiệm vụ và công việc riêng
• Chuẩn bị các hạng mục: Các hạng mục cần chuẩn bị trước hội nghị gồm thiết kế, trang trí, lắp đặt sân khấu, kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng và tất tần tật những thiết bị liên quan khác.
• Tổng duyệt chương trình: Trước khi diễn ra chính thức cần setup buổi tổng duyệt chương trình để dự trù được rủi ro có thể phát sinh, kịp thời xử lý và đảm bảo hội nghị suôn sẻ, thành công.

Kịch bản chi tiết tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Trong kịch bản tổ chức chi tiết cần nêu ra được những nội dung sẽ diễn ra trong chương trình hội nghị tri ân khách hàng. Một số nội dung cơ bản có thể kể đến như: 

• Đón khách và hướng dẫn check-in, ổn định vị trí
• Khai mạc hội nghị, tuyên bố lý do và đại diện doanh nghiệp phát biểu
• Chương trình giới thiệu sản phẩm, tặng quà tri ân
• Khai tiệc
• Chương trình văn nghệ, gameshow hoặc các hoạt động sôi nổi khác.
• Bế mạc chương trình.

Kịch bản tổng kết sau hội nghị

Sau hội nghị cũng cần có một kịch bản tổng kết bài bản để thể hiện sự chuyên nghiệp nhất. Đội lễ tân cần đứng vị trí nào, hướng dẫn ra về như thế nào cho lịch sự và tinh tế. Tất cả đều cần thể hiện chi tiết trong bản kế hoạch chung.

Như vậy, hy vọng qua bài viết trên có thể giúp bạn hình dung và nắm được một bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng sẽ bao gồm những gì? Xây dựng theo trình tự như thế nào? Từ đó có sự chuẩn bị chu toàn nhất, có được kịch bản tổ chức hoàn hảo nhất cho hội nghị của doanh nghiệp mình.

Nếu cần tư vấn thêm thông tin liên quan đến bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng hay cần tìm đơn vị tổ chức hội nghị tri ân khách hàng, đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]