Ý nghĩa và quy trình tổ chức event khai trương từ A đến Z

Event khai trương là một trong những sự kiện đặc biệt, có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Không chỉ là sự kiện đánh dấu bước khởi đầu cho hoạt động kinh doanh mà còn mang nhiều giá trị về tinh thần và phong thủy. 

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mãi loay hoay vì chưa thực sự hiểu giá trị và quy trình để tổ chức được event khai trương như ý. Nếu bạn cũng là một trong số đó, đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây!

Tầm quan trọng và ý nghĩa của event khai trương

Một khởi đầu suôn sẻ, tốt đẹp sẽ mang đến nhiều thịnh vượng, may mắn và phát đạt, giúp việc làm ăn kinh doanh được thuận buồm xuôi gió. Ngược lại, nếu sự kiện khai trương mắc nhiều “lỗ hổng” và chỉ mang tính “lấy lệ” sẽ không được thần linh phù hộ, chứng giám. 

Event khai trương mang nhiều ý nghĩa đối với doanh nghiệp

Chính vì vậy, cần thực sự hiểu được ý nghĩa để đầu tư tổ chức một event khai trương chuyên nghiệp, kỹ lưỡng, mang đến nhiều lợi ích. Có thể điểm qua một số lợi ích, ý nghĩa tiêu biểu của sự kiện khai trương như sau:

• Là cột mốc đánh dấu sự khởi đầu công việc.
• Giúp hoạt động kinh doanh thuận lợi, suôn sẻ.
• Là dịp để quảng bá thương hiệu, doanh nghiệp, tạo tiếng vang.
• Thu hút sự quan tâm của khách hàng tiềm năng, đối tác trong tương lai.
• Giúp gắn kết tập thể, nội bộ, nâng cao tinh thần và trách nhiệm công việc.

Quy trình cơ bản để tổ chức event khai trương thành công

Làm thế nào để sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp nhất? Câu trả lời là luôn cần đến một quy trình đúng chuẩn, một đội ngũ tâm huyết, trách nhiệm, có kế hoạch tổ chức rõ ràng. Tham khảo ngay quy trình cơ bản để tổ chức event khai trương dưới đây!

Bước 1: Xác định lý do, mục đích tổ chức event khai trương

Điều đầu tiên cần làm trước khi tổ chức sự kiện nói chung và sự kiện khai trương nói riêng chính là cần xác định được mục đích, lý do tổ chức là gì. Điều này giúp các bước triển khai tổ chức tiếp theo sẽ không bị lệch lạc, sai ý nghĩa, định hướng ban đầu.

Thông thường, event khai trương không đơn thuần chỉ để “ra mắt” mà có thể còn mang nhiều ý nghĩa thương mại khác. Tùy theo mục đích tổ chức ban đầu mà ban tổ chức sẽ xây dựng chương trình phù hợp và ấn tượng nhất.

Sự kiện khai trương có thể mang một hoặc nhiều mục đích khác nhau

Bước 2: Xác định ý tưởng và chủ đề của event khai trương

Một ý tưởng và chủ đề ấn tượng là chìa khóa để thu hút được nhiều sự quan tâm và ghé thăm của khách mời đến sự kiện khai trương. Thông thường, doanh nghiệp cần nghiên cứu nhu cầu của thị trường để mang đến những chủ đề, hoạt động thú vị, dễ dàng tiếp cận khách hàng mục tiêu. 

Ngoài ra, chủ đề độc đáo còn giúp tạo được điểm nhấn cho thương hiệu, doanh nghiệp, để lại những cảm xúc khó quên trong lòng khách mời. Chính vì vậy, việc đầu tư xác định ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương là vô cùng cần thiết.

Bước 3: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Vì event khai trương cũng mang một phần ý nghĩa tâm linh nên việc xác định thời gian phù hợp là vô cùng quan trọng. Không thể tùy tiện tổ chức mà cần đúng ngày lành tháng tốt, hợp tuổi, hợp mệnh với chủ doanh nghiệp và cần chọn thời điểm thu hút được nhiều khách mời đến tham dự, trải nghiệm. Điều này giúp mang lại may mắn, phát đạt cho hoạt động kinh doanh, mang đến một khởi đầu thuận lợi.

Bên cạnh thời gian thì địa điểm tổ chức cũng là yếu tố cần được quan tâm. Địa điểm thường là tại cửa hàng, doanh nghiệp mới. Tuy nhiên nếu event khai trương lớn sẽ gồm có hai phần, phần lễ và phần tiệc. Sau khi tổ chức lễ khai trương tại cửa hàng, tham quan và trải nghiệm xong, khách mời sẽ di chuyển đến địa điểm dùng tiệc. Tùy vào nhu cầu, quy mô của sự kiện mà tiến hành khảo sát, chọn địa điểm với sức chứa, vị trí phù hợp.

Dựa vào quy mô sự kiện để xác định thời gian và địa điểm phù hợp

Bước 4: Lên danh sách khách mời tham dự khai trương

Khách mời tham dự khai trương gồm những ai cũng là điều cần chuẩn bị kỹ lưỡng, lập danh sách từ trước để tránh thiếu sót, kém chuyên nghiệp. Ngoài ra, việc lên danh sách khách mời cũng giúp doanh nghiệp dễ hình dung được quy mô tổ chức, từ đó lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp.

Bước 5: Xây dựng chương trình và phân công thực hiện

“Cần làm gì trong event khai trương?” có lẽ là nỗi băn khoăn chung của không ít người. Để hình dung được những hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện khai trương, doanh nghiệp cần xây dựng kịch bản nội dung chương trình chi tiết. Đồng thời, để chương trình diễn ra suôn sẻ luôn cần có sự phân công nhiệm vụ cho nhân sự tổ chức theo các hạng mục nhất định. 

Nội dung chương trình không thể thiếu khi thức lễ cúng và cắt băng khai trương

Dưới đây là những nội dung cơ bản nhất của một event khai trương bạn có thể tham khảo:

• Đón khách và hướng dẫn khách mời vào vị trí
• Lân sư rồng múa mở màn
• Văn nghệ chào mừng (có thể có hoặc không)
• MC tuyên bố lý do và thông báo ý nghĩa, mục đích của event khai trương
• Giới thiệu đại biểu và lãnh đạo
• Thực hiện nghi thức khai trương (lễ cúng, cắt băng hoặc những nghi thức đặc biệt khác)
• Tặng quà và chụp hình lưu niệm.

Như vậy, bài viết trên đã điểm qua tất tần tật về ý nghĩa, tầm quan trọng cũng như quy trình cơ bản để tổ chức event khai trương. Có thể thấy để bắt đầu tổ chức được sự kiện khai trương như ý, bên cạnh cần chuẩn bị nhiều thứ bạn còn phải đương đầu với nhiều rủi ro, sự cố bất chợt. Chính vì vậy, dù có kịch bản từ trước vẫn nên có phương án dự phòng. 

Hy vọng những chia sẻ trên có thể giúp bạn tổ chức được event khai trương như ý. Nếu cần tư vấn thêm thông tin hoặc cần tìm đơn vị tổ chức khai trương trọn gói chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Bạch Phong Event bạn nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]