Tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng cần chuẩn những bị gì?

Không phải ai cũng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng, vì vậy sẽ không tránh khỏi những rủi ro, thiếu sót khiến chương trình không được như ý muốn. Nếu bạn cũng là một trong số đó, cũng đang chưa biết bắt đầu từ đâu, cần chuẩn bị những gì và quy trình tổ chức ra sao. Đừng bỏ qua những chia sẻ trong bài viết này!

Tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng cần chuẩn bị những gì?

Sự kiện khai trương có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh về sau, do đó cần có sự chuẩn bị, tổ chức chu đáo, đầy đủ nhất. Dưới đây là những hạng mục cơ bản nhất và cần thiết đối với một sự kiện khai trương nhà hàng:

• Nhân sự tổ chức: Gồm lễ tân, PG đón khách, MC và đội ngũ setup, điều phối sự kiện.
• Bộ cắt băng khai trương.
• Các thiết kế, ấn phẩm truyền thông (backdrop, banner, màn hình LED,…).
• Các thiết bị âm thanh, ánh sáng, loa đài,…
• Sân khấu, bậc thềm, thảm trải,…
• Quà tặng cho khách mời tham dự sự kiện
• Các phụ kiện, đạo cụ trang trí cho không gian khai trương thêm ấn tượng, thu hút sự chú ý. 
• Phần tiệc tùng cho khách mời.

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng chuẩn nhất

Để thành công tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng như ý, nhất định không thể thiếu bất cứ khâu chuẩn bị nào trong quy trình. Vậy quy trình tổ chức khai trương nhà hàng gồm những bước nào, có yêu cầu như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé!

Bước 1: Xác định mục đích và chủ đề của sự kiện khai trương

Việc đầu tiên cần làm trước khi bắt tay vào thực hiện các hạng mục khác chính là phải xác định rõ mục đích của sự kiện là để làm gì, sẽ xoay quanh chủ đề gì, hình ảnh như thế nào. Tất cả các hoạt động sau đó đều sẽ xoay quanh mục đích, chủ đề mà bạn đã chọn và sẽ trở nên dễ dàng, thống nhất hơn.

Tùy thuộc vào sản phẩm, dịch vụ mà nhà hàng cung cấp và tùy thuộc vào nhu cầu, ngân sách hay quy mô sự kiện mà chủ đề và mục đích tổ chức khai trương có thể sẽ khác nhau. Hãy nghiêm túc trả lời những câu hỏi:

• Bạn muốn gì khi tổ chức sự kiện khai trương này?
• Thông qua sự kiện khai trương, bạn muốn thể hiện điều gì, truyền tải thông điệp hay hình ảnh gì?

Bước 2: Xác định ý tưởng và xây dựng kịch bản cho sự kiện

Từ mục đích và chủ đề đã được xác định ở bước 1, tiếp theo là dựa vào đó để phác thảo ý tưởng tổ chức độc đáo và xây dựng một kịch bản triển khai chi tiết. Ý tưởng cần sáng tạo, kịch bản phải thể hiện được ý tưởng và bám sát chủ đề sự kiện. 

Trong kịch bản sẽ gồm tất cả nội dung mà nhìn vào đó, người ta có thể hình dung được sự kiện khai trương nhà hàng sẽ diễn ra như thế nào, mỗi khâu sẽ phải chuẩn bị hay thực hiện những công việc gì.

Bước 3: Xác định số lượng khách mời và quy mô sự kiện

Quy mô sự kiện và số lượng khách mời cũng là yếu tố quan trọng mà bạn cần xem xét kỹ lưỡng và quyết định. Quy mô lớn hay nhỏ tùy thuộc vào lượng khách mời nhiều hay ít. Hãy lên danh sách chi tiết khách mời, rà soát để tránh bỏ sót và có sự chuẩn bị đón tiếp chu toàn nhất.

Thông thường sự kiện khai trương nhà hàng sẽ không thể thiếu các đối tác thân thiết, khách hàng thân thiết, các cổ đông và kể cả những khách hàng tiềm năng đến trải nghiệm dịch vụ, sản phẩm. Ngoài ra, nếu “chịu chơi” hơn cũng có thể mời thêm người nổi tiếng tham dự khai trương để lan tỏa, quảng bá cho thương hiệu.

Bước 4: Xác định địa điểm và thời gian tổ chức khai trương nhà hàng

Thời gian và địa điểm tổ chức là hai yếu tố quan trọng cần được cân nhắc sao cho phù hợp. Cụ thể: 

• Thời gian tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng cần đáp ứng được một số yêu cầu cơ bản như: Ngày lành tháng tốt, hợp tuổi, hợp mệnh với gia chủ để đảm bảo công việc làm ăn được thuận buồm xuôi gió.
• Địa điểm tổ chức khai trương thường là diễn ra ngay tại nhà hàng khai trương tuy nhiên việc setup sân khấu cũng cần đúng phương, đúng hướng để không đắc tội với thần linh.

Bước 5: Truyền thông về sự kiện khai trương nhà hàng

Truyền thông trước sự kiện là bước quan trọng không thể thiếu, để lan tỏa thương hiệu, cũng như thông báo và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng quan tâm tham sự. Đây cũng là cơ hội để thương hiệu được lan tỏa, quảng bá rộng rãi.

Hoạt động truyền thông cần có kế hoạch kỹ lưỡng và cụ thể, có đối tượng và mục tiêu rõ ràng để không lan man, lãng phí ngân sách. Cũng tùy vào quy mô tổ chức mà triển khai các hình thức truyền thông phù hợp nhất.

Bước 6: Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng

Dự trù kinh phí là bước không thể thiếu, đảm bảo chi phí phù hợp với ngân sách, không gây lãng phí. Điều này giúp cho việc chi tiêu được minh bạch, rõ ràng và quá trình giải ngân cũng nhanh chóng, kịp thời.

Bên cạnh chi phí tổ chức cần thiết, bạn cũng phải có một khoản chi phí dự trù cho trường hợp phát sinh. Bởi những vấn đề bất chợt hay rủi ro không mong muốn đều có thể xảy đến trong sự kiện và cần có ngân sách giải quyết, xử lý kịp thời.

Bước 7: Tiến hành các khâu tổ chức

Sau khi đã thực hiện đầy đủ tất cả các bước trên, ban tổ chức cần có sự họp mặt và phân công từng vị trí công việc rõ ràng. Điều này giúp đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng như kế hoạch, kịch bản vạch ra.

Trên đây là tất tần tật những hạng mục cần chuẩn bị và quy trình tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng chuẩn. Hy vọng có thể giúp bạn phần nào giải tỏa được những băn khoăn của mình. Để tổ chức được sự kiện khai trương thành công, bên cạnh thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình cũng cần có sự tỉ mỉ, tâm huyết và một đội ngũ chuyên nghiệp.

Nếu đang tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]