Quy trình tổ chức sự kiện khai trương chuẩn từ A đến Z

Lễ khai trương có ý nghĩa vô cùng quan trọng, đánh dấu bước khởi đầu của một doanh nghiệp, tổ chức. Bởi vậy, quy trình tổ chức sự kiện khai trương thế nào cho chuyên nghiệp, mang lại nhiều may mắn, thành công là điều luôn được quan tâm hàng đầu. Dưới đây là những chia sẻ về kinh nghiệm cũng như quy trình cơ bản để tổ chức sự kiện khai trương, bỏ túi ngay nhé!

Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của sự kiện khai trương

Trước khi tìm hiểu về quy trình tổ chức sự kiện khai trương, cần nắm được những yếu tố ảnh hưởng, quyết định đến sự thành công của sự kiện. Điều này giúp bạn có sự chuẩn bị chu toàn nhất cho công tác tổ chức. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần lưu ý:

• Thời điểm tổ chức sự kiện khai trương: Theo phong thủy, thời gian tổ chức sự kiện khai trương ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh về sau. Cần lựa chọn ngày lành, tháng tốt, giờ đẹp, hợp mệnh hợp tuổi với gia chủ để mang lại nhiều may mắn, thuận lợi và sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

• Địa điểm tổ chức sự kiện khai trương: Thông thường, địa điểm tổ chức khai trương là ngay tại cửa hàng, công ty. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mục đích hướng đến mà có thể lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp với quy mô, ngân sách, đối tượng khách mời của doanh nghiệp.
• Quy mô tổ chức sự kiện khai trương: Quy mô tùy thuộc vào số lượng khách mời, ngân sách, mục đích của sự kiện, cũng là yếu tố ảnh hưởng và quyết định các khâu trong quy trình tổ chức. Do đó việc xác định quy mô từ ban đầu là vô cùng quan trọng.

• Đối tượng khách mời tham dự sự kiện khai trương: Việc xác định và hiểu rõ đối tượng khách mời cũng ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện khai trương. Mỗi nhóm đối tượng sẽ có đặc điểm riêng về khung giờ rảnh, về nhu cầu, mối quan tâm. Ban tổ chức cần căn cứ vào đặc điểm của đối tượng khách mời để đưa ra những quyết định hợp lý nhất.

• Mục đích và hình thức tổ chức sự kiện khai trương: Bất cứ một sự kiện nào muốn thực hiện tốt đều phải xác định được mục đích. Từ đó, công tác chuẩn bị sẽ dễ dàng hơn, đưa ra những phương án tốt nhất để đạt được mục đích ban đầu. Bên cạnh mục đích thì việc tổ chức theo hình thức nào để sự kiện khai trương thu hút được nhiều sự quan tâm của khách mời cũng là điều mà bạn cần cân nhắc, nghiêm túc suy nghĩ.

Thành công của sự kiện khai trương được quyết định bởi nhiều yếu tố

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương cơ bản và chuẩn nhất

Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện khai trương với các bước cơ bản không thể thiếu. Cùng tham khảo nhé!

Bước 1: Lên ý tưởng và xác định chủ đề cho sự kiện khai trương

Một sự kiện hấp dẫn, thu hút được nhiều khách mời tham dự là sự kiện có ý tưởng tốt, chủ đề mới lạ, độc đáo. Sự kiện khai trương cũng cần được lên ý tưởng ngay từ đầu dựa vào mục đích, lĩnh vực hoạt động. Một ý tưởng sáng tạo, một chủ đề khác biệt sẽ để lại ấn tượng khó quên cho khách mời, để họ thực sự nhớ đến thương hiệu, doanh nghiệp của bạn ngay từ ngày đầu khai trương.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức chi tiết cho sự kiện khai trương

Có kế hoạch tổ chức chi tiết từ đầu giúp bạn hình dung được cần chuẩn bị những gì và sự kiện khai trương sẽ diễn ra như thế nào. Điều này mang đến sự kiện khai trương thành công, hạn chế rủi ro không mong muốn.  Ngoài ra, có kế hoạch, timeline rõ ràng giúp bạn kiểm soát tốt thời gian, chuẩn bị đúng tiền độ và kịp ngày diễn ra sự kiện.

Ý tưởng tổ chức khai trương  độc đáo sẽ thu hút sự quan tâm của khách mời

Bước 3: Lên nội dung chương trình chi tiết cho sự kiện

Sau khi đã có kế hoạch tổ chức rõ ràng, bước tiếp theo là cần lên nội dung chi tiết cho chương trình. Nội dung chương trình tức là bạn sẽ làm gì vào sự kiện, sẽ gồm những phần nào trong sự kiện khai trương của doanh nghiệp bạn. Nội dung chương trình cần bám sát mục tiêu, ý tưởng và chủ đề của sự kiện khai trương, bám sát lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 4: Chuẩn bị các hạng mục, vật dụng cần thiết cho sự kiện khai trương

Thực hiện checklist, kiểm tra và chuẩn bị tất cả những hạng mục, vật dụng, đạo cụ cần thiết là khâu cực quan trọng và đòi hỏi có sự đầu tư. Sẽ có rất nhiều đầu việc cần thực hiện ở bước này như lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức phù hợp, lên danh sách khách mời, khảo sát địa điểm, gửi thư mời, chuẩn bị ấn phẩm, trang trí không gian tổ chức,…. Tất cả đều cần có sự đầu tư chuẩn bị tỉ mỉ.

Cần lên checklist cụ thể các hạng mục cần thiết để có sự chuẩn bị chu đáo nhất

Bước 5: Tiến hành tổ chức sự kiện khai trương

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các hạng mục, khâu quan trọng nhất chính là khâu tổ chức. Không phải lúc nào khâu tổ chức cũng diễn ra suôn sẻ theo dự tính ban đầu. Để sự kiện khai trương diễn ra như ý cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân sự, vị trí như MC, điều phối, kỹ thuật, an ninh,.. Thông thường, kịch bản tổ chức sự kiện khai trương gồm những phần cơ bản sau:

• Lân rồng múa mở màn
• Các tiết mục biểu diễn hoặc trò chơi khuấy động không khí
• MC giới thiệu đại biểu, tuyên bố lý do và ý nghĩa của sự kiện
• Thực hiện nghi thức khai trương
• Trải nghiệm sản phẩm/ dịch vụ

Bước 6: Kết thúc sự kiện khai trương

Sau khi diễn ra tất cả các hoạt động trong sự kiện khai trương, bước cuối cùng chính là chụp ảnh lưu niệm và dọn dẹp vệ sinh khu vực. Cần kiểm tra một lần nữa các dụng cụ, trang thiết bị để tiến hành hoàn trả đầy đủ.

Để chương trình thành công cần có sự phối hợp chặt chẽ trong khâu tổ chức

Trên đây là các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của sự kiện khai trương và các bước cơ bản không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương. Hy vọng có thể giúp bạn hình dung và phần nào giảm bớt băn khoăn về công tác chuẩn bị, tổ chức khai trương cho doanh nghiệp mình.

Nếu đang tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp, uy tín hãy liên hệ ngay với Bạch Phong Event bạn nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]