Quy trình tổ chức lễ thành lập công ty đơn giản và thành công

Lễ thành lập công ty là dịp để lãnh đạo, toàn thể nhân viên công ty cùng tổng kết, nhìn lại chặng đường hoạt động vừa qua, những khó khăn, thành tựu đã đạt được. Đây cũng là dịp để tri ân các đối tác lớn, khách hàng lâu năm, tri ân sự cống hiến và gắn bó của các cá nhân, tập thể trong công ty.

Vậy làm thế nào để tổ chức được buổi lễ thành lập công ty thành công và ý nghĩa, để lại nhiều ấn tượng, cảm xúc? Đừng bỏ qua chia sẻ trong bài viết dưới đây!

Hướng dẫn tổ chức lễ thành lập công ty theo quy trình đơn giản

Dưới đây là quy trình 7 bước cơ bản để tổ chức lễ thành lập công ty chuyên nghiệp và thành công. Cùng tham khảo nhé!

1. Lên ý tưởng chủ đề tổ chức 

Xác định ý tưởng, chủ đề buổi lễ là bước cần thiết đầu tiên để định hướng cho các bước tiếp theo. Thông thường, các công ty sẽ lựa chọn chủ đề theo màu sắc, logo, sản phẩm hoặc số năm, ngày tháng thành lập. 

Một chủ đề rõ ràng giúp công tác chuẩn bị được chu toàn nhất. Một chủ đề ấn tượng sẽ mang đến cảm xúc trọn vẹn, nhiều kỷ niệm đáng nhớ cho khách mời tham dự lễ thành lập công ty.

2. Lên kịch bản chương trình lễ thành lập công ty

Sau khi xác định được ý tưởng và chủ đề chính cho buổi lễ, bước tiếp theo chính là xây dựng kịch bản chương trình bám sát ý tưởng, chủ đề đó. Kịch bản nên xây dựng từ sơ bộ đến chi tiết để đảm bảo được tính đầy đủ, chính xác nhất.

Trước khi lên kịch bản lễ thành lập công ty, cần họp toàn thể ban tổ chức có liên quan. Điều này giúp thống nhất được mọi chi tiết, nội dung diễn ra trong chương trình. hạn chế những sai sót.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức lễ thành lập công ty

Địa điểm tổ chức lễ thành lập công ty cần được lựa chọn kỹ lưỡng và phù hợp với những tiêu chí, đặc điểm chương trình. Dưới đây là những tiêu chí cần xem xét khi lựa chọn địa điểm:

• Vị trí thuận tiện di chuyển để khách mời dễ dàng đến tham dự.
• Địa điểm cần phù hợp với ngân sách mà công ty đặt ra và quy mô chương trình buổi lễ.
• Thực đơn tiệc phù hợp mọi khẩu vị để đảm bảo khách mời có thể thưởng thức.
• Không gian không quá rộng cũng không quá hẹp so với số lượng khách mời.
• Thống nhất về cách sắp xếp bàn ghế, khu vực, sân khấu và trang trí ngay từ đầu với bên cho thuê địa điểm.

4. Xác định thời gian tổ chức

Thời gian diễn ra lễ thành lập công ty cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng, đảm bảo khách mời có thể sắp xếp tham dự. Ngoài ra, để công tác tổ chức được suôn sẻ, ban tổ chức cũng cần có sự phân bổ thời gian cho từng khâu, từng nội dung, hạng mục cụ thể. Bao gồm:

• Thời gian và thời lượng check-in, đón khách;
• Thời gian và thời lượng diễn ra khai mạc;
• Thời gian và thời lượng phát biểu từ lãnh đạo công ty;
• Thời gian và thời lượng tri ân, vinh danh;
• Thời gian và thời lượng cho các tiết mục văn nghệ, trình diễn, trò chơi,…;
• Thời gian và thời lượng dùng tiệc; 
• Thời gian kết thúc buổi lễ.

5. Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời

Khách mời là thành phần chắc chắn không thể thiếu trong lễ thành lập công ty. Để đảm bảo sự chu đáo, tránh thiếu sót cần lên danh sách kỹ lưỡng. Đặc biệt, nội dung thiệp mời cũng cần trau chuốt, đầu tư để thể hiện lời mời chân thành và sự trân quý đối với khách mời.

Thông thường, nên gửi thiệp mời/ giấy mời/ email/… mời tham dự lễ thành lập công ty trước ít nhất 1 – 2 tuần để khách mời có thể sắp xếp thời gian. Với những công ty lớn, đầu tư lễ thành lập chuyên nghiệp thường sẽ có điện thoại hoặc tin nhắn nhắc nhở khách mời tham dự trước 1 ngày diễn ra.

6. Chuẩn bị thực đơn, quà tặng trong buổi lễ

Thông thường, nhiều công ty sẽ chuẩn bị quà tặng lưu niệm trong lễ thành lập, những quà tặng này nên được chuẩn bị sẵn sàng từ trước. Tùy thuộc vào ngân sách của công ty mà chuẩn bị quà lớn hay nhỏ, số lượng nhiều hay ít. Tuy nhiên, những quà tặng này thông thường là các ấn phẩm, vật phẩm liên quan đến cột mốc thành lập công ty.

Bên cạnh quà tặng thì thực đơn cũng là một phần vô cùng quan trọng trong lễ thành lập công ty. Việc lựa chọn thực đơn cần cân nhắc chi phí, khẩu vị phù hợp với khách mời và ngân sách. Đặc biệt, phải đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và thực đơn đa dạng cho khách mời.

7. Tổng duyệt chương trình

Trước khi diễn ra chương trình không riêng gì lễ thành lập công ty, đều cần có thời gian tổng duyệt hay còn gọi là rehearsal. Điều này giúp hạn chế tối thiểu các rủi ro có thể xảy ra hoặc có phương án xử lý kịp thời khi gặp vấn đề trước chương trình. Đảm bảo buổi lễ thành lập công ty diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch, kịch bản đã xây dựng.

Những lưu ý để lễ thành lập công ty càng thành công

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng cần nhớ giúp chương trình lễ thành lập công ty càng thành công như ý. Bỏ túi ngay nhé!

• Cần lên kế hoạch từ sớm ít nhất 1 tháng để có nhiều thời gian chuẩn bị, điều chỉnh. Đồng thời phải phổ biến nội dung, kịch bản chương trình với toàn bộ nhân sự liên quan để đảm bảo tính thống nhất.
• Không quên bố trí an ninh trong và ngoài khu vực diễn ra lễ thành lập công ty. Bởi buổi lễ sẽ có sự góp mặt của rất nhiều khách mời đặc biệt, quan trọng cần được đảm bảo an toàn. Cũng có nhiều thành phần tham dự phức tạp, cần có an ninh giám sát.
• Dự trù ngân sách luôn là điều không thể thiếu dù sự kiện lớn hay nhỏ. Công ty cần chủ động dự trù ngân sách phù hợp, dự trù chi phí phát sinh.
• Luôn có phương án dự phòng đối với những trường hợp xấu bất khả kháng có thể xảy ra như cúp điện, cháy nổ, thời tiết xấu, kẻ xấu đột nhập, sự cố âm thanh, ánh sáng,…

Như vậy, bài viết trên đã điểm qua quy trình cơ bản để tổ chức lễ thành lập công ty chuyên nghiệp, thành công. Đồng thời, có một vài lưu ý nhất định không thể quên, giúp chương trình được diễn ra suôn sẻ nhất. Nếu cần tư vấn thêm thông tin liên quan đến lễ thành lập công ty, hoặc có nhu cầu thuê dịch vụ tổ chức sự kiện. Đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event bạn nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]