Mục lục nội dung
Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên gồm những nội dung gì? Các hạng mục trong kế hoạch cần được triển khai như thế nào? Làm thế nào để xây dựng được kế hoạch tiệc tất niên hoàn hảo bạn đã biết chưa? Nếu bạn cũng đang băn khoăn về những vấn đề trên, vậy đừng bỏ qua những chia sẻ trong bài viết dưới đây!
Các hạng mục cơ bản trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên
Để xây dựng được kế hoạch tổ chức tiệc tất niên đầy đủ và như ý, chắc chắn bạn cần biết được một kế hoạch sẽ gồm những nội dung gì? Xây dựng kế hoạch là làm gì? Dưới đây là những nội dung quan trọng không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên.
Mục đích tổ chức tiệc tất niên
Mục đích tổ chức là điều đầu tiên cần xác định khi xây dựng kế hoạch tiệc tất niên. Việc xác định rõ mục đích từ đầu giúp định hướng xây dựng nội dung chương trình phù hợp, hướng đến hiệu quả như mong muốn. Một số mục đích tiêu biểu của tiệc tất niên có thể kể đến như:
- Nhằm tri ân toàn thể cán bộ, nhân viên công ty
- Nhằm tri ân đối tác, khách hàng thân thiết
- Tạo sân chơi thư giãn, gắn kết, tổng kết hoạt động kinh doanh cuối năm
- Truyền động lực và định hướng phát triển kinh doanh trong năm mới.
Cần xác định mục đích trước khi lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên
Danh sách khách mời tham dự tiệc tất niên
Bên cạnh mục đích tổ chức thì danh sách khách mời cũng là phần quan trọng không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên. Lên danh sách khách mời rõ ràng giúp doanh nghiệp dự trù được chính xác các hạng mục liên quan trọng kế hoạch, tránh tình trạng dư thừa hoặc lãng phí không mong muốn.
Để không bỏ sót khách mời, bạn có thể thực hiện theo trình tự sau:
- Bước 1: Xác định quy mô chương trình và thành phần khách mời gồm những ai? Thông thường thành phần khách mời tham dự tiệc tất niên gồm toàn thể nhân viên công ty, khách hàng, đối tác thân thiết, các cơ quan truyền thông,…
- Bước 2: Lập danh sách khách mời chi tiết bao gồm họ tên, chức vụ, đơn vị, bộ phận công tác, thông tin liên hệ,…
Danh sách khách mời thường được chia ra nhiều loại như khách mời VIP, khách mời chính thức, khách mời dự bị,… Điều này giúp việc đón tiếp được chu toàn nhất.
Cần xác định khách mời dự tiệc gồm những thành phần nào
Thời gian và địa điểm tổ chức tiệc tất niên
Thời gian và địa điểm là hai yếu tố quan trọng không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên. Thông thường, thời gian tổ chức tiệc tất niên sẽ rơi vào cuối tuần để khách mời dễ dàng sắp xếp tham dự. Tuy nhiên sẽ tùy vào thời điểm, đặc biệt càng gần tết các địa điểm tổ chức sẽ dễ bị full nên doanh nghiệp cần linh hoạt lựa chọn thời gian tổ chức hợp lý.
Về địa điểm tổ chức tiệc tất niên cũng cần căn cứ vào ý tưởng, mục đích để quyết định địa điểm phù hợp. Địa điểm hoàn hảo cần đáp ứng tối thiểu được các yêu cầu cơ bản như: Vị trí dễ tìm, giao thông thuận tiện, không gian đủ sức chứa, phù hợp với quy mô và số lượng khách mời, đáp ứng được các tiện ích như bãi giữ xe, hệ thống âm thanh ánh sáng,…
Lựa chọn địa điểm tổ chức có sức chứa phù hợp với quy mô bữa tiệc
Chủ đề và ý tưởng tổ chức tiệc tất niên
Chủ đề là cơ sở để hình thành ý tưởng và xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, xoay quanh truyền tải thông điệp, mục đích của chương trình. Một chủ đề ý nghĩ, một ý tưởng sáng tạo sẽ thu hút được nhiều sự quan tâm và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời tham dự.
Kịch bản chương trình tiệc tất niên
Sau khi đã xác định được chủ đề, ý tưởng, thời gian và địa điểm, bước tiếp theo trong lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên là xây dựng kịch bản chương trình chi tiết. Trong kịch bản phải thể hiện rõ những nội dung sẽ diễn ra trong chương trình, thứ tự các nội dung, phân công nhiệm vụ và phân bổ thời gian, thời lượng chi tiết.
Kịch bản chi tiết giúp chương trình được diễn ra suôn sẻ đúng dự định
Ngân sách tổ chức tiệc tất niên
Một bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hoàn chỉnh không thể thiếu phần ngân sách. Việc dự trù ngân sách tổ chức cần được thực hiện tỉ mỉ và thận trọng, bởi có rất nhiều hạng mục chi phí như thuê địa điểm, thuê nhân sự, thuê âm thanh ánh sáng, thiết kế, in ấn, quà tặng, chi phí di chuyển,… Và để kịp thời xử lý những rủi ro không mong muốn phát sinh, cũng cần có kế hoạch ngân sách dự phòng.
Bí quyết xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hoàn hảo
Để xây dựng được kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hoàn hảo, cần hiểu rõ các hạng mục và có kinh nghiệm tổ chức nhất định. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vì vậy, nếu muốn có một buổi tiệc tất niên chuyên nghiệp và ý nghĩa, lời khuyên dành cho bạn là nên thuê đơn vị tổ chức trọn gói bên ngoài.
Bạch Phong Event – Đơn vị tổ chức sự kiện được nhiều doanh nghiệp lựa chọn
Các đơn vị tổ chức tiệc tất niên như Bạch Phong Event sẽ hỗ trợ tư vấn tận tình từ khâu lựa chọn thời gian, địa điểm và xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên theo mong muốn của doanh nghiệp. Bạch Phong Event cũng là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ bởi chất lượng dịch vụ tốt, giá cả hợp lý, đặc biệt là đội ngũ nhân sự tận tâm, nhiệt huyết, sẵn sàng hỗ trợ mọi lúc mọi nơi.
Như vậy, bài viết trên đã chia sẻ tất tần tật những nội dung, hạng mục cần có trong để làm nên một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hoàn chỉnh. Nếu doanh nghiệp muốn tự tổ chức và chưa có nhiều kinh nghiệm, hãy nghiên cứu kỹ các hạng mục trước khi thực hiện công tác chuẩn bị tổ chức. Một kế hoạch hoàn hảo sẽ mang đến một bữa tiệc tất niên thành công và ý nghĩa và ngược lại.
Nếu cần tư vấn hỗ trợ lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hay cần thuê đơn vị tổ chức tiệc tất niên trọn gói. Đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event nhé!
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:
Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media
- Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
- Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
- Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
- Website: www.bachphongevent.vn
- Email: [email protected]
