Hướng dẫn tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty đơn giản

Tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Liệu doanh nghiệp bạn đã thực sự hiểu hết những ý nghĩa tuyệt vời ấy chưa? Đã biết cách làm thế nào để tổ chức được sự kiện kỷ niệm thành công, ấn tượng chưa? Nếu vẫn còn băn khoăn với những câu hỏi trên, đừng bỏ qua chia sẻ trong bài viết dưới đây!

Tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty có ý nghĩa gì?

Dưới đây là những ý nghĩa quan trọng của sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty đối với doanh nghiệp, đối với khách hàng và đối tác. Cụ thể:

• Đây là dịp để cùng nhìn lại chặng đường hoạt động, phát triển đã qua, tổng kế những gì đã đạt được, những gì chưa làm được. Từ đó đề ra những phương án, định hướng cho chặng đường tiếp theo.
• Tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty là dịp để ban lãnh đạo gửi lời tri ân, những phần thưởng xứng đáng thay lời cảm ơn đến các cá nhân, tập thể xuất sắc. Từ đó góp phần gắn kết tập thể, xây dựng một nội bộ vững mạnh.
• Là cơ hội để thiết lập mối quan hệ khăng khít với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư thông qua những cuộc trò chuyện, giao lưu, chia sẻ.
• Là dịp để quảng bá và khẳng định sức mạnh của Thương hiệu thông qua những hình ảnh, bài viết về sự kiện được báo chí đưa tin.

Chương trình kỷ niệm thành lập mang ý nghĩa vô cùng đặc biệt đối với doanh nghiệp

Quy trình cơ bản để tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty

Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu để tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty chu toàn nhất. Hãy bỏ túi ngay quy trình 4 bước cơ bản dưới đây! 

1. Lên ý tưởng cho chương trình kỷ niệm

Ý tưởng là cốt lõi của sự kiện, quyết định toàn bộ quá trình chuẩn bị, lên kế hoạch các bước tiếp theo. Tùy thuộc vào văn hóa và linh vực hoạt động kinh doanh mà lựa chọn ý tưởng tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty phù hợp. Ý tưởng này cần được xây dựng sớm, thông thường là trước ngày diễn ra ít nhất 1 tháng và phải được được sự đồng ý, thông qua của ban lãnh đạo.

2. Xác định địa điểm và thời gian tổ chức

Địa điểm và thời gian tổ chức là vấn đề mà doanh nghiệp cần quan tâm hàng đầu khi tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty. Thông thường, các doanh nghiệp lớn sẽ tổ chức ngay tại hội trường công ty vào đúng ngày thành lập. Tuy nhiên với một số doanh nghiệp không đủ không gian tổ chức sẽ thuê địa điểm bên ngoài là các nhà hàng, khách sạn, trung tâm sự kiện với ngân sách phù hợp và thời gian có thể sớm hoặc muộn hơn.

Chương trình kỷ niệm thành lập có thể tổ chức tại công ty hoặc bên ngoài

3. Chuẩn bị các hạng mục trước sự kiện kỷ niệm

Có rất nhiều hạng mục cần lên danh sách và chuẩn bị trước sự kiện. Do đó, nếu không có kinh nghiệm tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty, hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bên ngoài.

Một số hạng mục cơ bản có thể kể đến như: Thiệp mời, thiết kế in ấn, hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, backdrop, máy chiếu, màn hình LED, trang trí không gian, thảm đỏ,… Tất cả đều cần có sự chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng và xoay quanh một chủ đề xuyên suốt đã lựa chọn từ đầu.

4. Tiến hành tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty

Sau khi hoàn tất chuẩn bị các hạng mục cần thiết, bước tiếp theo là tiến hành tổ chức sự kiện theo quy trình sau:

• Phần khai mạc: Lễ tân tiến hành đón khách, hướng dẫn check-in và đưa khách mời vào vị trí. Sau khi khách mời ổn định sẽ biểu diễn văn nghệ mở màn, tiếp đến MC xuất hiện giới thiệu đại biểu, khách mời và tuyên bố lý do tổ chức sự kiện kỷ niệm.
• Phần nội dung chính chương trình: Trong nội dung chính của chương trình kỷ niệm bao gồm trình chiếu video/ hình ảnh tổng kết quả trình hình thành, phát triển; Giới thiệu, quảng bá sản phẩm thương hiệu; Đại diện doanh nghiệp và khách mời phát biểu; Vinh danh, trao quà và các hoạt động tri ân, gắn kết khác; Khai tiệc và giao lưu văn nghệ;…
• Phần bế mạc:  Sau chương trình, lãnh đạo công ty gửi lời cảm ơn đến toàn thể khách mời và tuyên bố kết thúc sự kiện kỷ niệm. Tiến hành chụp hình lưu niệm và tiễn khách ra về.

Nghi thức cắt bánh kỷ niệm được nhiều doanh nghiệp thêm vào chương trình

Lưu ý quan trọng khi tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty

Nếu chưa có kinh nghiệm tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty, tuyệt đối đừng bỏ qua những lưu ý quan trọng sau: 

• Cần lên kế hoạch tổ chức từ sớm và phải phổ biến với tất cả thành viên ban tổ chức, để có sự phối hợp ăn ý nhất.
• Luôn tổng duyệt, chạy thử chương trình trước khi diễn ra chính thức. Điều này giúp dự trù và kịp thời xử lý các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện.
• Bố trí an ninh chặt chẽ trong và ngoài khu vực diễn ra sự kiện, đảm bảo an toàn cho khách mời tham dự và tránh bị kẻ gian trà trộn, trộm cắp tài sản.
• Luôn có khoản dự trù ngân sách cho các trường hợp phát sinh không dự đoán trước được.
• Đặc biệt, nếu tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty trong không gian ngoài trời thì nên có phương án dự phòng cho các trường hợp xấu do thời tiết. Ngoài ra, cũng cần có phương án dự phòng khi mất điện, cháy nổ, khách mời đến trễ hay thiết bị âm thanh, ánh sáng có vấn đề.

Đội ngũ Bạch Phong Event chuyên nghiệp và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Trên đây là tất tần tật những chia sẻ liên quan đến việc tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty. Hy vọng qua đây giúp bạn hiểu rõ hơn về ý nghĩa, tầm quan trọng cũng như nắm được quy trình cơ bản để tổ chức một chương trình kỷ niệm thành lập. Nếu chưa thực sự tự tin, bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ của các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để được tư vấn, tổ chức chuyên nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]