10 hạng mục chi phí tổ chức hội thảo cần thiết nhất trong sự kiện

Việc lựa chọn và quản lý chi phí tổ chức hội thảo là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về chi phí buổi hội thảo và những cách để tiết kiệm hiệu quả cùng Bạch Phong Event nhé!

 

Các chi phí tổ chức hội thảo cần phải có

Chi phí địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng là một trong chi phí tổ chức hội thảo quan trọng tạo nên thành công của sự kiện. Tùy vào quy mô, mục đích và ngân sách khác nhau, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp nhất cho mình:

  • Địa điểm tổ chức: Nên nằm ở vị trí trung tâm, thuận tiện cho khách mời di chuyển;
  • Không gian: Đủ rộng để đáp ứng quy mô cho sự kiện, bao gồm sân khấu, bàn ghế, âm thanh – ánh sáng,… Ngoài ra, không gian tổ chức cần được thiết kế đẹp mắt, phù hợp với chủ đề của sự kiện;
  • Chỗ gửi xe thuận tiện: Đối với sự kiện có quy mô lớn, cần có chỗ gửi xe rộng rãi, thuận tiện cho khách mời trong việc tìm nơi đỗ xe;

 

10 hạng mục chi phí tổ chức hội thảo cần thiết nhất trong sự kiện

10 hạng mục chi phí tổ chức hội thảo cần thiết nhất trong sự kiện

 

Tùy vào quy mô, ngân sách, khách mời, doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm phù hợp với chi phí tổ chức hội thảo đề ra. Dưới đây là một số gợi ý về địa điểm tổ chức hội nghị phổ biến:

  • Phòng hội nghị chuyên biệt: Đây là lựa chọn phù hợp cho những sự kiện có quy mô nhỏ, dưới 100 người. Phòng hội nghị chuyên biệt thường được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, tiện nghi, đáp ứng nhu cầu tổ chức các sự kiện đơn giản;
  • Khách sạn 3-5 sao: Là lựa chọn phù hợp cho những sự kiện có quy mô trung bình, từ 100-500 người;
  • Resort là lựa chọn phù hợp cho những sự kiện có quy mô lớn, từ 500 người trở lên. Các resort thường có không gian thoáng mát, phù hợp với các sự kiện ngoài trời hoặc sự kiện tổ chức nhiều hoạt động;
  • Trung tâm hội nghị quốc gia Trung tâm hội nghị quốc gia là lựa chọn phù hợp cho những sự kiện có quy mô rất lớn, trên 1.000 người. Địa điểm này có không gian rộng rãi, trang thiết bị hiện đại, đáp ứng nhu cầu tổ chức các sự kiện tầm cỡ quốc gia hoặc quốc tế.

 

Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội thảo dao động từ 15 -20 triệu đối với địa điểm thông thường. Với những địa điểm đẳng cấp, sang trọng hơn thì chi phí sẽ cao hơn.

 

Chi phí âm thanh – ánh sáng

Hệ thống âm thanh – ánh sáng đóng vai trò không thể thiếu trong chi phí tổ chức hội thảo. Chi phí ở hạng mục này chiếm khoảng 30% tổng chi phí tổ chức hội thảo. Đây là hệ thống quan trọng nhất trong việc truyền tải thông tin và tạo hiệu ứng cho sự kiện, bao gồm:

  • Loa, bộ chỉnh âm;
  • Đèn sân khấu;
  • Màn hình LED;
  • Máy chiếu;
  • Micro;
  • Các thiết bị khác (thiết bị phiên dịch, thiết bị ghi âm, quay phim,…) tùy theo nhu cầu của sự kiện.

 

Sự đầu tư vào thiết bị tổ chức hội nghị khách hàng gần như tỷ lệ thuận với quy mô và tầm cỡ của sự kiện trong mắt khách hàng. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng nhu cầu sử dụng thiết bị của sự kiện để lựa chọn loại thiết bị phù hợp, tránh lãng phí.

 

Tuyệt đối tránh dùng các sản phẩm chất lượng thấp gây ảnh hưởng đến cảm xúc người xem. Thiết bị chất lượng thấp sẽ khiến âm thanh bị rè, hú, hình ảnh mờ nhòe, gây khó chịu cho khách tham gia và ảnh hưởng xấu đến hiệu quả truyền tải thông tin của sự kiện.

Chi phí âm thanh - ánh sáng

Chi phí âm thanh – ánh sáng

 

Chi phí thiết kế – in ấn

Giá cả của vật tư thiết kế cho sự kiện có thể chênh lệch tùy thuộc vào chất liệu, kích thước và yêu cầu cầu kỳ trong thiết kế. Vật tư thiết kế bao gồm bàn ghế, thảm đỏ, backdrop, banner, standee, thiệp mời,…

 

Doanh nghiệp cần lên checklist kỹ càng để tránh trường hợp mua dư hoặc không phù hợp với ngân sách. Các vật tư thiết kế cần được thực hiện bởi các đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng và tính thẩm mỹ.

 

>>> Xem thêm: “Bật mí” 5 ý tưởng thiết kế sân khấu tiệc tất niên ấn tượng nhất

 

Chi phí thuê MC

Để truyền tải nội dung sự kiện đến với khách hàng một cách hiệu quả, không thể thiếu được vai trò của người dẫn chương trình (MC). MC là người có nhiệm vụ dẫn dắt toàn bộ chương trình, giới thiệu các tiết mục, thông tin và điều phối các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

 

Nếu doanh nghiệp có nhân sự có thể đảm nhận được việc này, thì vẫn đề bạt nội bộ. Ưu điểm của việc này là họ sẽ nắm rõ tình hình công ty, hiểu được các sản phẩm/dịch vụ và văn hóa doanh nghiệp. Điều này sẽ truyền tải thông điệp của sự kiện một cách hiệu quả với khách mời.

 

MC cần có những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Chi phí thuê MC dao động từ 3 đến 10 triệu đồng, tùy theo kỹ năng và sự chuyên nghiệp của từng người.

 

>>> Xem thêm: Báo giá trọn gói tổ chức sự kiện chi tiết nhất tại Bạch Phong Event

 

Chi phí mời diễn giả

Diễn giả đóng vai trò không nhỏ trong chi phí tổ chức hội thảo. Diễn giả có chuyên môn sẽ giúp truyền tải thông tin một cách chính xác và đầy đủ, giúp người tham dự hiểu rõ về chủ đề của buổi hội thảo. Diễn giả có tầm ảnh hưởng sẽ thu hút được sự quan tâm của nhiều đối tượng công chúng, giúp lan tỏa thông điệp của buổi hội thảo đến nhiều người hơn.

 

Diễn giả càng nổi tiếng, càng có tầm ảnh hưởng càng thu hút được sự chú ý của nhiều người. Họ là những người có kiến thức, kinh nghiệm và thành tích nổi bật trong lĩnh vực của mình. Những chia sẻ của họ luôn được công chúng đón nhận và đánh giá cao.

 

Do đó, chi phí mời diễn giả phụ thuộc rất nhiều vào sức ảnh hưởng của họ. Diễn giả nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng lớn sẽ có mức cát-sê khá cao.

 

Chi phí thuê nghệ sĩ biểu diễn

Các nghệ sĩ chuyên nghiệp sẽ mang đến những tiết mục chất lượng cao, từ trang phục, âm nhạc đến kỹ năng biểu diễn. Điều này sẽ giúp tạo ấn tượng tốt đẹp với khách mời và góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

 

Nếu doanh nghiệp không có đủ ngân sách, họ vẫn có thể tổ chức các tiết mục cây nhà lá vườn với sự tham gia của nhân viên, khách mời hoặc các đơn vị đối tác. Chính vì thế mà chi phí tổ chức hội thảo được tối ưu đáng kể.

Chi phí thuê nghệ sĩ biểu diễn

Chi phí thuê nghệ sĩ biểu diễn

 

Chi phí teabreak

Teabreak là một xu hướng không thể thiếu trong các sự kiện hiện nay, đặc biệt là hội nghị khách hàng. Teabreak giúp tạo ra những trải nghiệm tốt hơn cho khách mời trong thời gian chờ đợi, góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Đây là một trong những chi phí tổ chức hội thảo đáng để đầu tư.

 

Chi phí cho teabreak phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

  • Loại menu tiệc: Menu cơ bản thường bao gồm hoa quả, trà bánh, nước uống. Menu cao cấp hơn có thể gồm thêm các món ăn nhẹ như sandwich, xúc xích,…;
  • Số lượng khách mời: Số lượng khách mời càng đông thì chi phí càng cao;
  • Thời gian tổ chức: Teabreak được tổ chức trong thời gian dài hơn sẽ có chi phí cao hơn.

 

Chi phí tổ chức teabreak trong hội nghị khách hàng không quá cao nếu doanh nghiệp chỉ lựa chọn menu cơ bản như hoa quả, trà bánh,… Thông thường, địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng sẽ cung cấp luôn dịch vụ đặt tiệc. Doanh nghiệp nên cân nhắc yếu tố này để tối ưu chi phí.

 

Chi phí quà tặng cho khách hàng

Quà tặng là một trong chi phí tổ chức hội thảo thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Quà tặng không chỉ giúp khách mời có thêm ý niệm về sự kiện mà còn góp phần quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp.

 

Các sản phẩm quà tặng thường được chọn hiện nay là sổ tay, bút, mũ, túi in logo,… Đây là những món đồ có tính ứng dụng cao và chi phí thấp nhưng mang lại ý nghĩa và ấn tượng với khách mời.

 

Ngoài các quà tặng trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn các sản phẩm khác phù hợp với chủ đề và mục tiêu của sự kiện. Ví dụ, nếu hội thảo về công nghệ, doanh nghiệp có thể tặng các sản phẩm công nghệ như pin sạc dự phòng, loa bluetooth,…

 

Chi phí nhân sự

Một hội nghị khách hàng trọn vẹn không thể thiếu sự góp mặt của đội ngũ nhân sự phục vụ và nhân sự chạy sự kiện. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và thuận lợi.

 

Các nhân sự phục vụ trong hội nghị khách hàng thường bao gồm:

  • Nhân sự đón tiếp khách mời (PG): Nhân viên này sẽ có nhiệm vụ chào đón khách mời, hướng dẫn khách mời đến địa điểm ngồi, tặng quà,…;
  • Nhân sự phục vụ ăn uống: Nhân viên này sẽ có nhiệm vụ chuẩn bị và phục vụ đồ ăn, thức uống cho khách mời trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.

 

Chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự

 

Bên cạnh nhân sự phục vụ, sự thành công của buổi hội thảo còn phụ thuộc vào ekip tổ chức sự kiện. Họ là người lên kịch bản xuyên suốt sự kiện, đảm nhiệm thiết kế, lắp đặt các thiết bị, sân khấu. Và chịu trách nhiệm đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch, đồng thời xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

 

Chi phí phát sinh

Cuối cùng trong chi phí tổ chức hội thảo là dự trù chi phí phát sinh trong các trường hợp bất khả kháng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể xử lý kịp thời các tình huống phát sinh, tránh phá vỡ ngân sách ban đầu.

 

Bảng tham khảo chi phí tổ chức hội thảo

Dưới đây là bảng chi phí tổ chức hội thảo bạn có thể tham khảo. Tùy vào quy mô và chất lượng hạng mục bạn lựa chọn, sẽ có chi phí dao động khác nhau.

 

Hạng mục Chi phí (VNĐ)
Thuê địa điểm 15.000.000 trở lên
Hệ thống âm thanh – ánh sáng 3.400.000 – 10.000.000
Màn hình LED 800.000 – 1.000.000/m2
Backdrop, standee, banner Khoảng 1.000.000/bộ
Thảm đỏ 30.000/m2
Bục phát biểu 350.000 – 800.000/cái
MC 3.000.000 – 25.000.000
PG Khoảng 600.000/người
Diễn giả 5.000.000 – 14.000.000/buổi/người
Nghệ sĩ biểu diễn 3.600.000 – 7.200.000
Teabreak 65.000 – 135.000/suất
Quà tặng khách mời 200.000/phần
Quay phim 1.500.000 – 3.000.000/show
Chụp hình 1.000.000 – 2.000.000/show
Hậu cần 500.000/người/show

 

Tạm kết

Trên đây là 10 hạng mục chi phí tổ chức hội thảo mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Bằng cách lập kế hoạch cẩn thận, sử dụng ngân sách thông minh, bạn có thể tổ chức một hội thảo thành công mà không cần phải bỏ ra quá nhiều tiền. Hãy áp dụng những bí quyết này vào thực tế và tận dụng mọi cơ hội để tiết kiệm chi phí tổ chức hội thảo.

 

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Bạch Phong Event tự hào là đơn vị uy tín với chi phí tổ chức hội thảo giá tốt trọn gói cho các tập đoàn lớn. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, Bạch Phong Event cam kết sẽ đem đến cho quý khách những trải nghiệm dịch vụ hài lòng nhất.

 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

Tin Tức Khác

1
Bạn cần hỗ trợ?