Cách tổ chức sự kiện khai trương đầy đủ và chi tiết nhất

Sự kiện khai trương được các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh cực kỳ quan tâm. Một sự kiện khai trương thành công thể hiện cho một khởi đầu thuận lợi, kinh doanh khởi sắc. 

Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách tổ chức sự kiện khai trương đúng quy trình và đầy đủ các bước. Nếu bạn cũng là một trong số đó, đừng bỏ qua bài viết này!

Ý nghĩa quan trọng của việc tổ chức sự kiện khai trương

Sự kiện khai trương mang nhiều ý nghĩa đặc biệt, chính vì vậy rất được các doanh nghiệp chú trọng ở khâu tổ chức. Cụ thể:

• Là bước bước đánh dấu sự khởi đầu của một công việc hay hoạt động kinh doanh.
• Là nghi lễ để mong cầu mọi việc được suôn sẻ, thuận lợi.
• Là dịp để truyền thông, quảng bá thương hiệu, thu hút sự quan tâm của nhiều người dân quanh khu vực khai trương. 
• Là dịp để thắt chặt, mở rộng mối quan hệ với các đối tác, khách hàng tiềm năng.
• Giúp gắn kết và tiếp thêm động lực cố gắng cho nội bộ nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp

Cách tổ chức sự kiện khai trương chi tiết

Dưới đây là chi tiết các bước để tổ chức sự kiện khai trương đúng quy trình, cùng tham khảo nhé!

Bước 1:  Xác định quy mô và thời gian, địa điểm tổ chức

Quy mô sự kiện là điều đầu tiên cần xác định, quy mô lớn hay nhỏ phụ thuộc vào danh sách khách mời nhiều hay ít. Từ quy mô sẽ quyết định về thời gian và địa điểm tổ chức, thông thường địa điểm tổ chức là ngay tại cửa hàng khai trương.

Bước 2: Lên ý tưởng concept, chủ đề cho sự kiện khai trương

Ý tưởng concept và chủ đề của sự kiện là yếu tố không thể thiếu, quyết định ấn tượng của khách mời về ngày khai trương của bạn. Cần thận trọng và kỹ lưỡng trong khâu lựa chọn ý tưởng để mang lại hiệu ứng truyền thông tích cực và thu hút sự quan tâm, tham dự của khách mời. Concept sự kiện khai trương nên phù hợp và bám sát hình ảnh thương hiệu, lĩnh vực hoạt động kinh doanh.

Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức tổng thể

Kế hoạch tổng thể là điều không thể thiếu để sự kiện khai trương được diễn ra đúng như ý tưởng ban đầu. Tùy vào quy mô, địa điểm, ý tưởng concept mà thiết kế chương trình phù hợp. Trong kế hoạch nên thể hiện rõ chi tiết các hạng mục cần thiết, phân công nhân sự phụ trách để dễ theo dõi và đánh giá.

Bước 4: Làm việc với các bên đối tác và đơn vị tổ chức sự kiện

Thông thường doanh nghiệp không tự tổ chức khai trương mà sẽ thuê dịch vụ tổ chức sự kiện từ bên ngoài để tiết kiệm nguồn lực, chi phí và hạn chế rủi ro. Các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ thay bạn làm việc với nhà cung cấp dịch vụ sự kiện. 

Tuy nhiên, với sự kiện quy mô nhỏ, doanh nghiệp cũng có thể trực tiếp đi thuê dịch vụ lẻ, chủ động làm việc với nhà cung cấp dịch vụ sự kiện để tự tổ chức. Tùy thuộc vào ngân sách và quy mô mà bạn quyết định phương án tổ chức tối ưu nhất.

 

Bước 5: Viết kịch bản chương trình sự kiện khai trương

Kịch bản chương trình bao gồm tất cả nội dung sẽ diễn ra trong sự kiện khai trương, cần được lên chi tiết dựa vào kế hoạch tổng thể đã lập ở bước 3. Kịch bản chương trình khai trương thông thường gồm:

• Chào đón khách mời
• Tuyên bố lý do chương trình
• Giới thiệu những khách mời, đại biểu
• Lãnh đạo phát biểu
• Giới thiệu và hướng dẫn các hoạt động trải nghiệm trong sự kiện khai trương
• Kết thúc chương trình.

Bước 6: Thực hiện các công tác quảng bá, truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện được nhiều người biết đến và thu hút sự quan tâm tham dự của nhiều khách hàng tiềm năng thì khâu truyền thông, quảng bá cực kỳ quan trọng. Có thể thực hiện các hình thức truyền thông qua kênh online và cả offline tùy vào mục tiêu, ngân sách, nhân lực của mỗi doanh nghiệp.

Bước 7: Chuẩn bị quà tặng và các hạng mục cần thiết trong sự kiện

Quà tặng, ưu đãi về sản phẩm, dịch vụ sẽ mang đến sự thích thú và để lại ấn tượng tốt trong lòng khách mời. Cũng là cơ hội để khách hàng trải nghiệm, mua sản phẩm, dịch vụ sau sự kiện. Vì vậy khâu chuẩn bị quà tặng cũng không thể thiếu để có một sự kiện khai trương thành công.

Bước 8: Tổng kết và đánh giá

Sau mỗi sự kiện nói chung và sự kiện khai trương nói riêng luôn cần phải có bước tổng kết thông tin, hình ảnh cũng như đánh giá hiệu quả mang lại. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những quyết định trong hoạt động truyền thông, kinh doanh của mình.

Những lưu ý quan trọng cần nhớ khi tổ chức sự kiện khai trương

Dưới đây là những lưu ý nhất định phải nhớ để tổ chức được sự kiện khai trương thành công như ý:

• Luôn chọn ngày đẹp và giờ tốt để tổ chức sự kiện khai trương, điều này giúp mang đến nhiều may mắn, khởi đầu thuận lợi.
• Chuẩn bị mâm cúng tươm tất và đầy đủ, tránh trường hợp thiếu dụng cụ hay lễ vật cơ bản.
• Cân nhắc kỹ lưỡng và lựa chọn công ty tổ chức sự kiện khai trương uy tín. 

Như vậy, bài viết trên đã điểm qua tầm quan trọng của sự kiện khai trương và cách tổ chức sự kiện khai trương đầy đủ, chi tiết. Bên cạnh quy trình chuẩn xác, để có được chương trình khai trương thành công, một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, tận tâm là điều không thể thiếu. 

Bạch Phong Event – Công ty Tổ chức Sự kiện chuyên nghiệp, uy tín và tận tâm, là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Với đội ngũ nhân sự chất lượng, nhiệt huyết, nhiều kinh nghiệm trong nghề sự kiện. Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên chọn đơn vị đồng hành nào cho sự kiện khai trương của mình, đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]