Bí quyết tổ chức sự kiện lễ khai trương thành công và ấn tượng

Tổ chức sự kiện lễ khai trương ấn tượng sẽ mang lại nhiều lợi ích và ý nghĩa cho doanh nghiệp trong chặng đường phát triển kinh doanh tương lai. Bởi ấn tượng đầu tiên luôn là điều tốt nhất để khách hàng, đối tác có cái nhìn khách quan về doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để tổ chức sự kiện lễ khai trương thành công như ý? Bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn, cùng theo dõi nhé!

Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện lễ khai trương

Tổ chức sự kiện lễ khai trương mang nhiều ý nghĩa đối với doanh nghiệp, tiêu biểu như: 

• Là sự kiện đánh dấu một cột mốc khởi đầu mới cho hoạt động, kinh doanh.
• Là nghi lễ để cầu mong mọi điều suôn sẻ, may mắn, thuận lợi.
• Là dịp để giới thiệu, quảng bá thương hiệu, doanh nghiệp đến với công chúng, khách hàng, tạo tiếng vang trong truyền thông.
• Là cơ hội để thắt chặt mối quan hệ với khách hàng, đối tác thân thiết và tiềm năng.
• Là sự kiện giúp tạo động lực, khuyến khích nhân viên cố gắng nỗ lực và cống hiến cho công việc, cùng nhau cố gắng đưa doanh nghiệp phát triển trong tương lai.

Lễ khai trương cũng là dịp để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp

Các hạng mục cần chuẩn bị để tổ chức sự kiện lễ khai trương

Để tổ chức sự kiện lễ khai trương thành công cần chuẩn bị đầy đủ các hạng mục cần thiết như dưới đây!

Ấn phẩm thiết kế 2D, 3D

Hình ảnh đẹp mắt và ấn tượng là điểm thu hút sự tò mò, hứng thú hàng đầu đối với khách mời tham dự sự kiện lễ khai trương. Do đó các ấn phẩm thiết kế 2D, 3D cần có sự đầu tư chuẩn bị kỹ lưỡng, hình ảnh xoáy quanh chủ đề của sự kiện. Qua đó cũng mang lại sự chuyên nghiệp cho chương trình.

Danh sách khách mời và thiệp mời

Cần xác định đối tượng khách mời từ đó lên danh sách khách mời tham dự lễ khai trương gồm những ai. Qua đó thiết kế và gửi thiệp phù hợp với đối tượng đã xác định. Mặt khác, số lượng khách mời cũng quyết định đến quy mô tổ chức sự kiện lễ khai trương, giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị đón tiếp chu toàn nhất.

Danh sách khách mời ảnh hưởng đến quy mô và cách setup sự kiện

Các thiết bị, vật tư cần dùng trong sự kiện lễ khai trương

Một sự kiện khai trương thành công không thể thiếu các thiết bị, vật dụng cần thiết cho khâu trang trí, tổ chức bao gồm:

• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Ấn phẩm backdrop, banner, standee,…
• Hoa tươi, hoa nhựa, bong bóng hay các vật dụng trang trí khác
• Bộ cắt băng khai trương gồm kéo, khay, hoa cài và băng đỏ
• Thùng đựng phiếu bốc thăm (nếu cần)
• Bàn ghế cơ bản
• Quà tặng cho khách mời tham dự sự kiện lễ khai trương
• Những thiết bị, vật tư cần thiết khác theo nhu cầu tổ chức.

Thi công và trang trí không gian sự kiện

Trang trí, setup trong sự kiện cũng là hạng mục cần đầu tư chuẩn bị kỹ lưỡng. Một số hình thức trang trí và setup phổ biến bao gồm:

• Khu vực lối vào: Treo băng rôn, dựng backdrop, đặt standee xung quanh khu vực sự kiện và dọc lối đi của khách mời.
• Khu vực sân khấu: Dựng backdrop hoặc chiếu màn hình LED, trang trí hoa tươi, bong bóng hoặc pháo nếu có.
• Khu vực đón khách: Setup bàn lễ tân, bàn teabreak và đồ uống cho khách mời tham dự sự kiện.
• Khu vực tổ chức sự kiện lễ khai trương: Sắp xếp bàn ghế với số lượng và vị trí phù hợp, đẹp mắt.
• Khu vực trưng bày sản phẩm: Trang trí và làm nổi bật khu vực trưng bày sản phẩm để thu hút sự chú ý, tham quan của khách mời.

Sự kiện lễ khai trương thường sẽ có bàn teabreak cho khách mời ăn nhẹ

Lựa chọn và phân bổ nhân sự tổ chức sự kiện lễ khai trương

Nhân sự là cốt lõi khi tổ chức bất cứ một sự kiện gì, mỗi vị trí nhân sự đều có tầm quan trọng riêng và cần có sự sắp xếp, phân công rõ ràng. Những vị trí nhân sự cơ bản khi tổ chức sự kiện lễ khai trương gồm:

• Người dẫn chương trình – MC: Đây là người điều phối và dẫn dắt toàn bộ sự kiện do đó đòi hỏi sự nhạy bén, linh hoạt và có khả năng tương tác tốt.
• Ca sĩ, vũ đoàn: Tùy thuộc vào ngân sách và quy mô tổ chức sự kiện lễ khai trương mà lựa chọn mời ca sĩ phù hợp.
• PG, PB: Là những đại diện đón khách nên cần lựa chọn người có ngoại hình ưa nhìn, linh động.
• Lân sư rồng: Lân sư rồng là bắt buộc phải có khi tổ chức sự kiện lễ khai trương, nên lựa chọn đội múa lân nhiệt tình và biểu diễn thu hút.
• Quay phim, chụp hình: Nên là những người có kinh nghiệm quay chụp vì sự kiện khai trương cũng là dịp để quảng bá doanh nghiệp, sẽ sử dụng những hình ảnh, video sau sự kiện để truyền thông.

Làm thế nào để tổ chức sự kiện lễ khai trương chuyên nghiệp?

Nếu không phải là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì sẽ không dễ để tổ chức được một chương trình khai trương chuyên nghiệp và thành công như ý. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay đều chọn thuê dịch vụ tổ chức sự kiện từ những đơn vị uy tín như Bạch Phong Event.

Bạch Phong Event – Đơn vị tổ chức sự kiện lễ khai trương uy tín hàng đầu

Bạch Phong Event may mắn được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn với những điểm nổi bật trong dịch vụ tổ chức sự kiện lễ khai trương và nhiều sự kiện khác như:

• Tư vấn nhiệt tình mọi lúc mọi nơi
• Dịch vụ tổ chức trọn gói cho khách hàng tiết kiệm tối đa chi phí
• Trang thiết bị chất lượng và hiện đại
• Đội ngũ nhân sự tâm huyết, tận tâm và sẵn sàng phục vụ theo nhu cầu, mong muốn của khách hàng.
• Luôn có phương án dự phòng và đưa ra hướng xử lý kịp thời cho những rủi ro đột xuất.
• Báo giá uy tín.

Như vậy, trên đây là tất tần tật những chia sẻ về bí quyết tổ chức sự kiện lễ khai trương mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Hy vọng có thể giúp bạn hiểu được những hạng mục cần thiết, từ đó có sự chuẩn bị chu đáo cho sự kiện khai trương. Ngoài ra, nếu cần tư vấn thêm hay cần tìm đơn vị tổ chức sự kiện lễ khai trương chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Bạch Phong Event nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]