7 Lưu Ý Cần Nhớ Để Tránh Rủi Ro Khi Tổ Chức Tất Niên Công Ty

Một bữa tiệc tất niên công ty thành công được quyết định bởi nhiều yếu tố. Hơn cả những thiết bị sự kiện hiện đại hay đội ngũ chạy chương trình chuyên nghiệp. Chính là sự chuẩn bị kỹ lưỡng và có biện pháp phòng tránh rủi ro không mong muốn xảy ra. Hãy ghi nhớ 7 điều dưới đây để có bữa tiệc tất niên công ty hoàn hảo!

7 lưu ý cần nhớ khi tổ chức tiệc tất niên công ty

1. Phải có sự đầu tư về ý tưởng tổ chức tất niên công ty

Lưu ý đầu tiên cần nhớ để bữa tiệc tất niên của bạn không trở nên nhàm chán. Để không khiến khách mời “bỏ về” giữa tiệc chính là phải có sự đầu tư kỹ lưỡng về ý tưởng tổ chức. Lựa chọn ý tưởng, chủ đề độc đáo, hấp dẫn để tạo ấn tượng và hút khách mời.

tat-nien-cong-ty-1
Ý tưởng tổ chức tất niên là “chìa khóa” để giữ chân khách mời đến cuối tiệc

Thực tế cho thấy, một số doanh nghiệp tổ chức tất niên nhưng không có một chủ đề rõ ràng. Hoặc một vài doanh nghiệp lựa chọn được chủ đề độc đáo nhưng “làm chưa tới”. Nội dung chương trình nhàm chán, thiếu thú vị sẽ không “giữ chân” được khách mời đến cuối tiệc.

Gợi ý nhỏ nếu doanh nghiệp bạn không có đủ nhân sự để lên ý tưởng, chủ đề. Hãy liên hệ với đơn vị tổ chức tất niên uy tín và chất lượng để được hỗ trợ nhé!

2. Tìm hiểu kỹ lưỡng về các hạng mục tổ chức tiệc tất niên

Không khó để liệt kê đầy đủ các thiết bị, hạng mục cần chuẩn bị cho tất niên công ty. Tuy nhiên công suất hoạt động như thế nào và số lượng bao nhiêu là đủ? Tiêu chí nào để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp? Muốn biết bạn cần tìm hiểu thật kỹ lưỡng.

tat-nien-cong-ty-2
Nên hiểu rõ thông số thiết bị và hạng mục cần cho sự kiện

Điều này giúp doanh nghiệp quản lý tốt ngân sách tổ chức tất niên một cách tốt nhất. Tránh được rủi ro sự cố về thiết bị âm thanh, ánh sáng. Hay những đề bù phải phát sinh chỉ vì không tìm hiểu, trao đổi rõ ràng từ trước. Hoặc tệ hơn có thể là phải hủy bữa tiệc vì thiếu hạng mục, thiếu thiết bị.

3. Thuê dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói thay vì riêng lẻ

Nếu bạn đang có ý định thuê dịch vụ tổ chức tất niên công ty. Hãy cân nhắc dịch vụ trọn gói thay vì chỉ thuê riêng lẻ từng hạng mục. Thoạt nghĩ trọn gói sẽ tốn kém hơn, nhưng nếu xem xét kỹ lưỡng thì ngược lại. Bởi lẽ:

  • Dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói giúp giảm thiểu rủi ro. Hạn chế những trục trặc kỹ thuật trong quá trình tổ chức vì đã có đơn vị tổ chức đảm bảo.
  • Dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và nhân lực. Khi không phải làm việc cùng lúc với nhiều nhà cung cấp.
  • Chi phí thuê dịch vụ lẽ chắc chắc không thể rẻ hơn chi phí tổ chức trọn gói.
tat-nien-cong-ty-3
Lựa chọn dịch vụ trọn gói để được đội ngũ chuyên nghiệp hỗ trợ tổ chức

4. Luôn chú trọng về thông tin trong hợp đồng thuê dịch vụ

Khi lựa chọn thuê dịch vụ tổ chức tất niên công ty. Bạn phải thật cẩn trọng cân nhắc các điều khoản trong hợp đồng. Tất niên không phải mọi hợp đồng đều xảy ra tranh chấp. Tuy nhiên cẩn thận để bảo vệ quyền lợi của mình.

Tất cả các dịch vụ, thiết bị hay hạng mục được thuê trong hợp đồng. Phải liệt kê đầy đủ thông tin số lượng, chủng loại, thông số kỹ thuật và chi phí, thời gian cụ thể. Quy định rõ ràng, thống nhất hình thức giải quyết khi xảy ra hư hại.

tat-nien-cong-ty-4
Xem xét kỹ các điều khoản trước khi ký kết hợp đồng thuê dịch vụ

5. Phải có kế hoạch dự phòng cho bữa tiệc tất niên công ty

Nếu rủi ro không thể tránh khỏi, vậy rất cần thiết phải có kế hoạch dự phòng. Những rủi ro đột xuất trong bữa tiệc nếu không có phương án giải quyết kịp thời. Sẽ khiến bữa tiệc tất niên của bạn trở nên “thất bại thê thảm”.

Tổng duyệt chương trình trước ngày diễn ra chính thức cũng là một phương án tốt. Để nắm bắt tình hình tại địa điểm tổ chức, kiểm tra trước về âm thanh, ánh sáng. Để lường trước mọi tình huống, đưa ra những biện pháp, kế hoạch dự phòng phù hợp.

tat-nien-cong-ty-5
Chạy thử chương trình trước khi diễn ra để lường trước rủi ro

6. Xây dựng kế hoạch truyền thông kỹ lưỡng

Đừng nghĩ rằng chỉ cần chuẩn bị thật tốt, có kế hoạch dự phòng an toàn là tất niên công ty sẽ diễn ra tốt đẹp. Sẽ rất thất bại nếu sau bao nhiêu công sức và thời gian. Bữa tiệc lại không thu hút được nhiều sự quan tâm tham dự của khách mời.

Đây là lý do bạn cần đầu tư kế hoạch truyền thông nội bộ cho bữa tiệc của mình. Hãy cho nhân viên công ty biết ý tưởng độc lạ sẽ xuất hiện trong bữa tiệc. Hãy chuẩn bị những phần quà hấp dẫn hay những tiết mục ấn tượng. Để khách mời cảm thấy chương trình thú vị, cảm thấy sự góp mặt của họ là rất quan trọng.

tat-nien-cong-ty-6
Kế hoạch truyền thông quyết định số lượng khác

7. Cân nhắc bảng giá trước khi chọn đơn vị tổ chức tất niên công ty

Bảng giá là hạng mục được quan tâm nhiều nhất khi chọn thuê dịch vụ tổ chức tất niên. Đừng vội quyết định khi thấy giá dịch vụ rẻ. Hãy cân nhắc thật kỹ, so sánh giá với chất lượng giữa các đơn vị. Cân nhắc những quyền lợi và hiệu quả dịch vụ mang lại. Để có cho mình lựa chọn thông minh nhất, góp phần làm cho bữa tiệc được trọn vẹn.

Như vậy, bài viết trên đây đã điểm qua 7 lưu ý tuyệt đối không được quên khi tổ chức tất niên công ty. Để chương trình diễn ra thành công tốt đẹp, tránh phát sinh rủi ro không mong muốn. Hy vọng những chia sẻ trên thực sự hữu ích đối với bạn. Hy vọng sẽ giúp bạn chuẩn bị thật tốt cho bữa tiệc tất niên của mình.

Ngoài ra, nếu bạn cần một đơn vị tổ chức tất niên chuyên nghiệp hỗ trợ. Bạch Phong Event chính là gợi ý lý tưởng cho bạn. Liên hệ với Bạch Phong để được giải đáp thắc mắc và tư vấn tổ chức tất niên công ty “chất lượng” nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

Tin Tức Khác

1
Bạn cần hỗ trợ?