Tổng quan kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là sự kiện trọng đại, là cột mốc đánh dấu chặng đường hình thành và phát triển đầy ý nghĩa của doanh nghiệp. Bởi vậy, cần chuẩn bị một kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty thật chu toàn để mang đến chương trình ấn tượng, khó quên. Vậy kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty gồm những gì? Kịch bản chương trình ra sao? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!  

Kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty gồm những gì?

Dưới đây là những hạng mục cần thực hiện trong kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty. Nếu không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, doanh nghiệp hãy bám sát kế hoạch dưới đây để biết cần làm gì và bắt đầu chuẩn bị từ đâu nhé!

1. Lựa chọn chủ đề cho lễ kỷ niệm

Một chương trình kỷ niệm đặc biệt, thu hút được sự quan tâm chú ý của mọi người là một chương trình có chủ đề độc đáo, ấn tượng. Việc lựa chọn chủ đề tốt nhất nên dựa vào đặc thù kinh doanh, đặc thù sản phẩm, dịch vụ và cột mốc kỷ niệm của doanh nghiệp. 

Khi lựa chọn được chủ đề, các hạng mục tiếp theo bao gồm thiết kế, trang trí hay xây dựng kịch bản, nội dung chương trình sẽ thống nhất rõ ràng và dễ dàng hơn.

2. Xác định số lượng và đối tượng khách mời

Xác định chính xác đối tượng và số lượng khách mời giúp công ty có sự chuẩn bị đón tiếp chu đáo và chuyên nghiệp, ghi điểm với khách mời tham dự. Đây là khâu quan trọng trong kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty. Thông thường, khách mời là nhân viên, khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.

3. Quyết định thời gian và địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm

Trong kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty nhất định không thể thiếu thời gian và địa điểm. Cần chú ý lựa chọn thời gian, thời điểm tổ chức phù hợp đảm bảo khách mời có thể sắp xếp tham dự. Về địa điểm tổ chức cũng cần được lựa chọn kỹ lưỡng, đáp ứng những yêu cầu về không gian, ngân sách và vị trí thuận tiện, dễ tìm.

4. Dự trù kinh phí tổ chức kỷ niệm thành lập công ty

Trước khi bắt đầu chuẩn bị, kinh phí tổ chức là cần dự trù từ trước dựa vào quy mô chương trình. Từ việc tính toán chi phí cho những hạng mục cần chuẩn bị, sẽ có mức dự trù chi phí chi tiết cho từng phần để đảm bảo tối ngân sách, tránh lãng phí.

5. Thiết kế, in ấn và chuẩn bị các hạng mục trang trí

Từ chủ đề đã được lựa chọn ban đầu, ban tổ chức tiến hành lên ý tưởng thiết kế trang trí không gian lễ kỷ niệm chi tiết và chỉnh chu nhất. Cần đảm bảo bám sát chủ đề để làm nổi bật được nét riêng của doanh nghiệp. Xây dựng hình ảnh đẹp mắt trước khách mời cũng như cơ quan truyền thông báo chí.

6. Xây dựng kịch bản tổ chức kỷ niệm thành lập công ty

Kịch bản là bản mô tả tất cả nội dung, hoạt động sẽ diễn ra trong bữa tiệc. Xây dựng kịch bản cũng là hạng mục chính trong kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty cần được đầu tư. Một chương trình thành không không thể thiếu kịch bản ấn tượng, diễn tả rõ ràng, chi tiết nhất.

7. Phân bổ thiết bị và phân công nhân sự tổ chức

Thiết bị và nhân sự cũng là hai hạng mục quan trọng trong kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty cần có sự phân bổ rõ ràng, phù hợp. Trong đó:

• Một chương trình thành công nhất định cần đến sự góp mặt của nhiều vị trí nhân sự khác nhau gồm lễ tân, hậu cần trang trí, đạo diễn âm thanh, ánh sáng, phục vụ, cameraman, ca sĩ, diễn viên,…
• Những thiết bị đáp ứng nhu cầu âm thanh, ánh sáng trong chương trình cũng cần được setup theo vị trí phù hợp. Bao gồm: Máy chiếu, màn hình LED, loa, đèn chiếu sáng, micro,…

8. Chuẩn bị quà tặng kỷ niệm và khen thưởng

Chương trình kỷ niệm thành lập công ty chắc chắn không thể thiếu nội dung khen thưởng vinh danh. Do vậy, trong kế hoạch tổ chức cũng không thể thiếu phần chuẩn bị quà tặng cho các cá nhân, tập thể xuất sắc. Bên cạnh đó, tùy vào quy mô lớn hay nhỏ mà doanh nghiệp có thể chuẩn bị thêm những phần quà lưu niệm nhỏ cho tất cả khách mời đến tham dự sự kiện.

9. Tổng duyệt và chạy thử chương trình

Sau tất cả các khâu chuẩn bị, để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch từ trước cần có một buổi tổng duyệt và chạy thử. Điều này giúp dự trù và kịp thời xử lý những rủi ro có thể xảy đến bất ngờ trong ngày tổ chức kỷ niệm thành lập công ty.

Tóm tắt kịch bản chương trình kỷ niệm thành lập công ty

Như đã chia sẻ ở trên, kịch bản là phần cần chú trọng khi xây dựng kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty. Kịch bản chương trình phải sáng tạo, khác biệt và bán sát những yếu tố văn hóa công ty, đặc thù kinh doanh để mang đến sắc màu riêng, tạo ấn tượng cho khách mời. 

Dưới đây là tóm tắt nội dung cơ bản của kịch bản tổ chức kỷ niệm thành lập công ty bạn có thể tham khảo:

• Đón khách, hướng dẫn check-in và dẫn vào chỗ ngồi.
• Văn nghệ đầu giờ (nếu có).
• MC tuyên bố lý do.
• Đại diện công ty phát biểu khai mạc, giới thiệu lịch sử hình thành phát triển và tổng kết chặng đường phát triển vừa qua.
• Nghi thức cắt bánh và rót rượu nâng ly chúc mừng kỷ niệm
• Khai tiệc.
• Đại diện khách hàng, đối tác phát biểu chúc mừng.
• Vinh danh, trao thưởng cho những cá nhân, tập thể đã có nhiều cống hiến, thành tựu xuất sắc.
• Các chương trình văn nghệ giao lưu/ Bốc thăm may mắn/ Trò chơi gắn kết tập thể trên sân khấu.
• Bế mạc chương trình, cảm ơn khách mời.
• Chụp hình lưu niệm và hướng dẫn khách mời ra về.

Trên đây là tất tần tật các hạng mục cơ bản phải có trong kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty. Ngoài ra còn có mẫu tóm tắt kịch bản chương trình cho bạn tham khảo. Hy vọng với những chia sẻ này sẽ giúp doanh nghiệp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện của mình. 

Nếu cần tư vấn thêm thông tin liên quan đến kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty hay cần thuê đơn vị tổ chức sự kiện. Đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event nhé! Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]