Báo giá tổ chức gala dinner gồm những chi phí nào?

Việc tìm hiểu báo giá tổ chức gala dinner luôn là bước đầu tiên được các doanh nghiệp quan tâm. Bởi cần nắm rõ có những hạng mục chi phí nào trong báo giá? Cần chi những gì? Để doanh nghiệp cân đối ngân sách, đưa ra quyết định tiết kiệm nhất. Cùng tìm hiểu tất tần tật về báo giá tổ chức gala dinner trong bài viết dưới đây!

Chi tiết các hạng mục chi phí trong báo giá tổ chức gala dinner

Gala dinner được tổ chức nhằm mục đích khen thưởng, chúc mừng hoặc tri ân đối tác, khách hàng của doanh nghiệp. Với ý nghĩa quan trọng ấy nên thường được đầu tư chi phí tổ chức chuyên nghiệp, hoành tráng. Dưới đây là những hạng mục chi phí cơ bản trong báo giá tổ chức gala dinner!

1. Chi phí địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức gala dinner thường ở các khách sạn, nhà hàng, khu nghỉ dưỡng hoặc trung tâm sang trọng. Khoản phí này thông thường doanh nghiệp sẽ phải đặt cọc để giữ chỗ từ trước và thanh toán phần còn lại khi bữa tiệc kết thúc.

Thông thường chi phí thuê địa điểm tổ chức gala dinner chiếm khoảng 20 – 30% tổng chi phí. Tùy thuộc vào ngân sách, quy mô và số lượng khách mời mà doanh nghiệp lựa chọn địa điểm phù hợp nhất.

2. Chi phí trang thiết bị cần thiết

Trang thiết bị là phần không thể thiếu để mang lại một chương trình gala dinner hoành tráng. Thông thường phí thuê trang thiết bị có thể bằng hoặc nhiều hơn chi phí thuê địa điểm, tùy vào ý tưởng, quy mô và địa điểm tổ chức ngoài trời hay trong nhà. 

Nếu gala dinner được tổ chức ngoài trời, mức phí này sẽ cao hơn vì cần chuẩn bị nhiều trang thiết bị hơn. Nếu tổ chức trong nhà thì có thể tiết kiệm hơn nhờ đã sẵn có, chỉ cần thêm những thiết bị đặc thù nếu cần thiết.

Các trang thiết bị cơ bản để tổ chức gala dinner gồm:

• Thiết bị lắp ráp và dựng sân khấu
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng 
• Màn hình LED hoặc máy chiều, màn hình tivi,… Tùy vào quy mô và ý tưởng tổ chức của mỗi doanh nghiệp.
• Trang thiết bị trang trí: Trang trí là phần không thể thiếu để mang lại không gian tiệc đúng ý tưởng, chủ đề mà doanh nghiệp lựa chọn. Trang thiết bị trang trí gồm có nhà bạt, bàn ghế, phông màn, bong bóng, hashtag hoặc các ấn phẩm khác liên quan đến chủ đề bữa tiệc.

3. Chi phí in ấn và thiết kế

Để bữa tiệc thêm ấn tượng và nổi bật, không thể thiếu các ấn phẩm thiết kế, mang hình ảnh và thể hiện ý tưởng tổ chức của doanh nghiệp. Do vậy, chi phí thiết kế và in cũng là một phần tất yếu trong báo giá tổ chức gala dinner. Bao gồm: 

• Thiết kế sân khấu
• Thiết kế và in backdrop đặt ở khu vực khách mời check-in
• Thiết kế và in standee đặt ở lối ra vào
• Thiết kế và in photobooth, hashtag,… để lan tỏa ý tưởng, chủ đề của chương trình.

4. Chi phí đồ ăn, thức uống

Khách mời đến gala dinner sẽ vừa tham gia chương trình vừa kết hợp ăn tối, do đó chi phí ăn uống cũng là phần không thể thiếu trong báo giá. Chi phí này sẽ tùy thuộc vào số lượng khách mời và set menu có sẵn tại địa điểm tổ chức mà doanh nghiệp lựa chọn. 

Thông thường, tính trên đầu người thì chi phí ăn uống khoảng 250.000 VNĐ/ người. Chi phí đồ ăn, thức uống sẽ chiếm tối đa 40% trong chi phí tổng để tổ chức gala dinner.

5. Chi phí nhân sự tổ chức

Chi phí nhân sự chiếm 2 – 3% trong chi phí tổng để tổ chức, là khoản phí chi trả cho các nhân sự phụ trách điều khiển chương trình theo kịch bản chuyên nghiệp. Dưới đây là những vị trí nhân sự chủ chốt không thể thiếu để mang đến bữa tiệc gala dinner thành công:

• Người dẫn chương trình – MC: Là người kết nối, dẫn dắt cảm xúc của toàn bộ khách mời, từ đầu đến cuối chương trình. 
• Nhân sự hỗ trợ: Là đội ngũ phụ trách công việc setup, trang trí, điều khiển âm thanh, ánh sáng theo kịch bản và thu dọn khi chương trình kết thúc.
• Nhân sự điều hành: Là người nắm bắt, triển khai kế hoạch và phân bổ công việc. Cũng là người đưa ra quyết định xử lý những vấn đề, rủi ro phát sinh đột xuất trong suốt bữa tiệc.
• PG, PB, DJ, ca sĩ, vũ đoàn: Là những người phục vụ văn nghệ, mang đến không khí chuyên nghiệp, sôi động và vui vẻ cho toàn bữa tiệc.

6. Chi phí vận chuyển

Phí vận chuyển trong báo giá tổ chức gala dinner thường chiếm 2% so với tổng chi phí, gồm: 

• Vận chuyển đưa đón khách mời đến nơi tổ chức nếu khách mời có nhu cầu.
• Vận chuyển trang thiết bị, bàn ghế, đạo cụ, dụng cụ trang trí và nhân sự tổ chức.

7. Chi phí giải thưởng, quà tặng

Quà tặng là hạng mục không thể thiếu trong đêm gala dinner, để trao thưởng cho những cá nhân, tập thể hoạt động xuất sắc, cho khách hàng, đối tác quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, cần thêm khoản phí để chuẩn bị. Phí này nhiều hay ít là tùy thuộc vào ngân sách, số lượng cá nhân, tập thể được vinh danh và tùy vào chế độ đãi ngộ của từng doanh nghiệp.

8. Chi phí truyền thông

Gala dinner không chỉ là bữa tiệc thân mật mà còn mang ý nghĩa để quảng bá, truyền thông cho hình ảnh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, đội ngũ media để quay phim, chụp hình lại những khoảnh khắc tuyệt vời trong bữa tiệc cũng là phần thiết yếu. Cũng tùy thuộc vào quy mô, ngân sách và mức độ “chịu chơi” của mỗi doanh nghiệp mà khoản phí này sẽ có nhiều mức khác nhau.

9. Chi phí dự trù phát sinh

Bất cứ sự kiện nào cũng sẽ có những rủi ro đột xuất bất cứ lúc nào, hoặc những trường hợp phát sinh chi phí không lường trước được. Do vậy, khi tính toán chi phí trong báo giá tổ chức gala dinner đều phải có mục chi phí dự phòng. Điều này giúp bữa tiệc được diễn ra suôn sẻ, trọn vẹn nhất.

Bí quyết tiết kiệm chi phí tổ chức gala dinner 

Mọi doanh nghiệp đều mong muốn có một chương trình gala dinner hoành tráng, chuyên nghiệp với mức chi phí thấp nhất. Muốn vậy, cần biết cách cân nhắc, lựa chọn phương án tổ chức phù hợp nhất.

Thông thường, nếu doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức sẽ tiết kiệm được phần chi phí thuê nhân sự ngoài, vì tận dụng được nguồn nhân sự có sẵn. Tuy nhiên, nếu đội ngũ nhân viên không có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện có thể dẫn đến phát sinh nhiều chi phí hơn. Do vậy, đa số doanh nghiệp hiện nay đều chọn phương án thuê đơn vị tổ chức gala dinner trọn gói thay vì tự tổ chức. 

Có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Quan trọng doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về chất lượng dịch vụ, báo giá và những ưu đãi để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất, tiết kiệm chi phí nhất.

Như vậy, bài viết trên đã điểm qua tất tần tật các hạng mục chi phí trong báo giá tổ chức gala dinner. Đồng thời chia sẻ phương án giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí. Nếu có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức gala dinner trọn gói, chuyên nghiệp và giá rẻ, đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event bạn nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

• Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
• Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
• Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
• Website: www.bachphongevent.vn
• Email: [email protected]